Organigramas

CONTENIDO

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica. Son la representación gráfica de la estructura de una organización, en donde se pone de manifiesto la relación existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa a cada cargo.

Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, sirviéndole de análisis teórico y práctico de la organización. A través de ellos se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio

REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:

• Un elemento (figuras).

• La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre las unidades organizativas).

• Los aspectos más importantes de la organización.

• Las funciones.

• Las relaciones entre las unidades estructurales.

• Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.

• Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las comunicaciones).

• Las vías de supervisión.

• Los niveles y los estratos jerárquicos.

• Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.

• Las unidades de categoría especial.

TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:

• Las casillas deben ser rectangulares.

• Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

• Las líneas de nivel son siempre horizontales.

• A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.

• Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

• Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.

• Señalar de la forma más completa las relaciones existentes.

• Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.

• Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:

•

o Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer verticalmente.

o Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal.

o Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación.

o Línea Quebrada: Representa discontinuidades.

• Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.

• Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

• Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.

FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS:

• Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

• Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

1.

2. Los cargos existentes en la compañía.

3. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

4. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS:

Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

• Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

• Comunicar la estructura organizativa.

• Reflejar los cambios organizativos.

VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

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