POLITICAS EMPRESA.

Políticas de crédito

Este  procedimiento  inicia  con  la  negociación  y  cierre  por  parte  del  personal  de Santiago Papelería, para luego continuar con la evaluación de la solicitud de crédito, calificación y aprobación de la línea  de crédito, aceptación de los términos del crédito por parte del cliente, para la posterior entrega de    productos, finalizando con la recuperación del crédito en el tiempo y plazo establecidos

Para que este proceso culmine con éxito, se planteará  este modelo de gestión con todas las  posibilidades  y  planes  respectivos  para  su  ejecución,  tratando  de  enfatizar  en  la creación  de  fórmulas  técnicas  que  faciliten  y  agilicen  el  proceso  de  calificación crediticia  para  los  clientes,  tanto  como  personas  naturales,  jurídicas  o  clientes corporativos.

Dentro  de  este  proceso  está  involucrado  el  personal  de  comercialización  de  los diferentes  canales  de  ventas:  Mayorista,  en almacén y  la Gerencia General.

Para  mejorar  el  trabajo  del  departamento  de  crédito  y  cobranzas  y  a  su  vez  que  el modelo a ser diseñado pueda reflejar su objetivo principal que es la correcta asignación de montos y mantener un control eficaz de la línea de crédito; es indispensable sumar a este rol 2 asistentes, las mismas que estarían bajo la autoridad de la jefatura y cumplirían funciones  distintas,  teniendo  así  una  asistente  para  calificación  de  créditos  y  otra asistente para la recuperación de cartera.

Canal de Ventas al por mayor

Conformado por la fuerza de ventas  también llamados asesores de negocios,    quienes realizan  la  venta  de  productos,  y  actualmente  también  se  encargan  de  administrar  y recuperar la cartera.

Uno de los objetivos del modelo a ser propuesto es evitar por completo la injerencia del departamento comercial sobre el análisis de clientes y asignación de cupos, ya que ellos están interviniendo como juez y parte en este tema y de esta manera no se puede trabajar objetivamente sobre el propósito del departamento de crédito, que es entregar montos de crédito  adecuadamente  analizados  y  con  los  respaldos  necesarios  para  de  esta  manera tener una recuperación sana de la cartera.

El  trabajo  de  los  asesores  de  comercialización  es  parte  fundamental  para  el cumplimiento de presupuestos de ventas del canal al por mayor de Santiago Papelería, y con este modelo no se pretende obstaculizar su labor, por lo contrario la intensión es crear una  cultura  de  trabajo  ordenado  y  eficiente,  ya  que  si  el  agente  vendedor  entrega  la documentación  de  un  cliente,  en  el  análisis  para  la  asignación  de  un  cupo  se  podrá detectar  si  éste  es  un  comprador  adecuado  para  trabajar  con  Santiago Papelería  y  así  evitar cartera vencida e inclusive cuentas difíciles de cobrar.

Las responsabilidades y deberes específicos son:

-  Ofrecer la alternativa de compras a crédito a clientes que en su primera impresión demuestren seriedad y seas conocidos en el mercado.

-  Solicitar la documentación completa al cliente

-  Apertura  con  el  departamento  de  crédito  en  el  caso  de  requerir  información adicional tanto en el tema de créditos como cobranzas.

-  No  interferir  en  el  trabajo  del  departamento  de  crédito  al  momento  de asignaciones de cupos.

Además  los  agentes  vendedores  deben  distinguir  adecuadamente  las  características  de sus  clientes  al  momento  de  realizar  una  venta  a  los  distintos  segmentos,  para  de  esta manera solicitar la documentación respectiva  y tratamiento adecuado.

Santiago Papelería ha definido  de  la  siguiente  manera   los  siguientes  segmentos  de  clientes  que  soliciten crédito para el pago de sus facturas:

Corporativos.-  Persona  Jurídica  Pública  o  Privada,   que  destina  la  adquisición  de productos a satisfacer sus necesidades de proveeduría interna.  

Distribuidores.-  Persona  Jurídica,  que  tenga  como  fuente  generadora  de  ingresos  la comercialización  de  material  de  oficina,  útiles  escolares,  textos  escolares,  papelería  y tecnología.  

Persona Natural.-  Cuya actividad es la venta de materiales de oficina, útiles de oficina, papelería y tecnología.

Entidad Pública.-  Persona jurídica perteneciente al estado, que adquiere productos para satisfacer necesidades de proveeduría.

Comité de Crédito y Cobranzas

Es  un  nivel  para  la  aprobación  de  créditos  en  general.  Se  realiza  para  los  casos  de solicitudes  de  créditos  que  no  pueden  ser  aprobadas  por  la  Asistente  de  Crédito  y Cobranzas.

Se ha establecido un Comité de Crédito y Cobranzas, en el cual se exponen los posibles clientes,  nuevas  operaciones,  nuevas  garantías  presentadas  y  se  toma  la  decisión  de otorgar  el  nuevo  Cupo  de  Riesgo,  mismo  que  puede  modificarse  con  las  respectivas justificaciones.

Existe una base para los diversos rangos de aprobación para todas aquellas personas que conforman parte del Comité, la cual se detalla a continuación la misma que se denomina

Matriz de Crédito:

Montos desde 100 a 500

Montos de 501 a 1000

Montos de 1001 a 3000

Montos de 3000 y más   REALIZAR MATRIZ

Es  responsabilidad  de  los  miembros  de  la  Matriz  de  Crédito,  aprobar,  rechazar  u observar solicitudes de crédito correspondientes a su nivel de aprobación.

El  Asistente  de  Crédito  y  Cobranzas  deberá  en  todos  los  casos  realizar  el  proceso  de suscripción, antes de presentar la solicitud de crédito al Jefe del departamento y este a su vez a los miembros del Comité de Crédito y Cobranzas.

Se debe mencionar que todo cupo aprobado sobre  $1000  debe tener la firma de por lo menos dos miembros del comité.

Calificación de crédito

El estudio de la solicitud de crédito  se la realiza con la investigación del solicitante,  la misma  que  consiste  en  verificar  los  datos  consignados  en  la  solicitud  de  crédito,  e investigar las cinco Cs. Para lo cual se solicitara diferentes tipos de documentación que, dependiendo del segmento al cual pertenezca el cliente, será de diferente tipo.

...