Politica de empresa

POLITICA DE EMPRESA

1. INTRODUCCIÓN

Los regalos de empresa forman parte de la política de comunicación e imagen de la empresa y contribuyen a consolidar las relaciones con otras instituciones y entidades.

A través de estos regalos se pretende: corresponder al obsequio de otras instituciones

A la empresa, favorecer un nivel óptimo de relaciones institucionales, agasajar a personalidades, clientes u otro tipo de invitados, así como promover la imagen de marca del Instituto.

De acuerdo con el objetivo perseguido con su entrega y de su coste, los regalos de empresa se pueden clasifican en dos categorías: institucionales y publicitarios..

En el presente documento se recoge un conjunto de pautas y recomendaciones para asegurar una clara y uniforme distribución de los regalos de empresa. Existen otros regalos (en metálico o en especie) para otros acontecimientos que forman parte de la política o normativa de recursos humanos del Instituto (bodas de empleados, obsequio de Navidad a la plantilla, etc.) y que, por tanto, no son objeto de tratamiento de este texto.

2. REGALOS INSTITUCIONALES

Se trata de obsequios exclusivamente de empresa, en los que lo importante es la representación institucional que se ostenta, más que el cargo del que efectúa la entrega.

Quien efectúa el regalo es la empresa a través de uno de sus directivos o empleados. Por tanto, cualquier empleado que represente al Instituto, independientemente de su categoría, puede solicitar hacer entrega de regalos institucionales, si la ocasión lo aconseja.

De acuerdo con el procedimiento AVANZA, los Subdirectores o Directores responsables tendrán constancia a priori de la entrega de regalos institucionales por el personal no directivo bajo su dependencia.

Motivos del obsequio

Es difícil delimitar todos los motivos y ocasiones que deben originar la entrega de regalos institucionales, debido a las variadas circunstancias que se pueden presentar. Por tanto, se señalan a continuación las ocasiones en las que la entrega de regalo a representantes de otras instituciones es aconsejable:

a) Firmas de convenios de colaboración con instituciones públicas y privadas.

b) Firmas de operaciones financieras de activo y pasivo.

c) Visitas de altos cargos de la administración española o extranjera.

d) Visitas a las instalaciones de representantes de instituciones públicas y privadas con las que existe o se pretende iniciar una relación institucional o comercial.

e) En Navidad, a representantes de instituciones públicas y privadas con las que ya existe una relación institucional o comercial.

f) En viajes y visitas realizadas por personal a otras instituciones públicas o privadas con las que existe o se pretende iniciar una relación institucional o comercial.

g) Por reciprocidad, cuando se ha recibido un regalo de un cliente o institución con la que existe o se pretende iniciar una relación comercial o institucional. A la recepción de un regalo, se debe corresponder con otro en el mismo momento, si se trata de una visita, o con posterioridad de forma personal o mediante envío.

h) En todos los casos deberá valorarse si la naturaleza de la relación con la institución aconseja realizar un regalo, así como la categoría de éste. En caso de duda, si la representación la ostenta personal no directivo, deberá consultarse, preferiblemente a priori, con los correspondientes Subdirectores o Directores.

Tipos de regalos institucionales

Los regalos institucionales deben llevar el logotipo de manera más o menos discreta, ya que no es la publicidad el principal motivo de su entrega.

La naturaleza y coste de los regalos a entregar dependen, básicamente, de la categoría de la persona obsequiada dentro de su institución; del momento en que se ofrece el regalo y, en su caso, del regalo recibido con anterioridad por esa persona. Al igual que sucede con la relación de los motivos para regalar, es muy difícil establecer todos los supuestos que se pueden producir.

Los regalos institucionales destinados a personal externo al Instituto no podrán tener, en ningún caso, un coste unitario superior a 150 euros.

Los regalos encuadrados en el grupo 1, serán destinados a altos directivos de clientes importantes y a las autoridades y altos cargos de la administración pública española o extranjera. Normalmente, estos obsequios serán entregados por el Presidente y los

Directores Generales

Los regalos encuadrados en el grupo 2 se utilizarán para obsequiar al resto de representantes de entidades públicas o privadas, si el motivo así lo aconseja.

A continuación, se describen los regalos más utilizados (ó usuales) en ciertas ocasiones:

• Navidad: Agendas institucionales (sólo hasta fines del mes de enero)

• Firmas de convenios o contratos: plumas o bolígrafos

• Visitas de representantes de instituciones públicas o privadas (excepto a los que proceda entregar un regalo del grupo 1): lotes de películas financiadas, libros de la Fundación.

Protocolo de entrega de los regalos institucionales

Los regalos deben entregarse al finalizar las visitas o el acontecimiento de que se trate. En el caso de venir originados por fechas específicas (por ejemplo, Navidad) se realizará en las fechas más próximas posibles al acontecimiento.

Deberán ir envueltos en el papel de regalo corporativo con el logotipo, excepto en el caso de visitas de Estado que se entregarán sin envolver. Generalmente, con posterioridad a su entrega, los ayudantes de las autoridades se encargarán de recogerlos y guardarlos.

Los regalos deben ser entregados por el representante de mayor rango (o categoría profesional) de los que representen al Instituto en cada circunstancia.

Cuando el representante, o representantes, reciben un regalo entregado en persona, es costumbre abrir el envoltorio en presencia de la persona que lo ofrece y descubrir éste.

Control de entrega de los regalos institucionales

Con objeto de evitar que cualquier representante obsequie a la misma persona, en diferentes ocasiones, el mismo regalo institucional, deberá llevarse un control centralizado de estas entregas. Para ello, se diseñará una aplicación informática sencilla (base de datos) para permitir que, al menos, las secretarías de los Directores Generales y de Presidencia puedan compartir la información de los regalos entregados con anterioridad, fecha de entrega, persona obsequiada (cargo y nombre), nombre de la institución o empresa a la que representa, representante

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