PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

JULIANA ALVAREZ ZAPATA

GESTION LOGISTICA

FICHA: 2104768

SENA

2020

Propuesta “Caso pio pio y más pio”

En el caso “pio, pio y más pio” se logra identificar unas áreas y procesos que se están desarrollando de manera inadecuada los cuales son los responsables de general caos en la logística de producción. Las cuales son:

• Área de logística
• En los procesos de toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte.
• En el proceso de facturación
• En el proceso de distribución del producto
• En el servicio al cliente
• En el almacenamiento e inventario de productos

FALLAS:

• Área de logística:

En el departamento de logística: no hay distinción jerárquica que facilite la visualizar la subordinación de la persona, lo cual no nos facilita ver los responsables lo cual se evidencia en la lectura (cuando nadie se hace responsable de los errores cometidos, lo cual lleva a culparse uno a otros).

• Para solucionar esta falla es la construcción de un organigrama y un manual de procesos y procedimientos, el cual nos permita establecer de forma clara responsabilidades, además de dejar claro la subordinación de los empleados de acuerdo con sus áreas.

Falta de liderazgo: ya que es evidente que no hay una persona que este al cargo del área de logística.

• Para solucionar se tendrá reestructurar el área de logística para poder tener un líder; adicionalmente tener líderes de cada área que ayuden con el flujo de información, además de reformar los procesos de contratación para encontrar los perfiles adecuados para las áreas.

• En los procesos de toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte.

Toma de pedidos: ya que en la mayoría de los casos los pedidos no están completos, el pedido lega tarde, no se tiene en cuanta el stock, incumplimiento en los horarios de entrega, dos entregas el mismo día al mismo sitio.

• Para solucionar la empresa tiene que adquirir un software que permita integrar la información para que los vendedores puedan realizar de forma correcta su labor. Además de contar con nuevas alternativas como catálogos digitales, páginas web, en donde tanto vendedor como cliente negocien de forma adecuada los plazos y tiempos de entrega.  Y también contar con categorías para los clientes mayoristas, minoristas, antiguos y nuevos.

Alistamiento: en esta área el personal está cometiendo errores por esta razón los pedidos están llegando incompletos, por partes o trocados, esto causa el retraso para las demás entregas. Lo que causa la pérdida de clientes importantes.

• Para solucionar primero se tiene que dar capacitaciones al personal donde se les explique cómo realizar de manera adecuada el alistamiento de los pedidos con la remisión u orden de producción, esto permite que los que todo salga bien según el pedido estipulado, también es muy importante contar con software en donde estén registrados los pedidos en donde si sucede un cambio el sistema de una haga la actualización para que no valla a ver fallas en el alistamiento.

Despacho: en consecuencias de todas las fallas ya expuestas, esta área no está exento de cometer errores y despachar los pedidos incompletos, trocados o en el horario no estipulado por el cliente.

• Para solucionar se debe otorga a esta área  la responsabilidad de confirmar que los productos sean previamente alistados por el personal encargado del proceso de alistamiento, con esto se logra que no halla marguen de error y los productos vallan acorde con lo que solicito el cliente. Y sobre todo ofrecer capacitaciones constantes para que no se salten ninguno de los procedimientos.

Transporte: hay fallas en cuanto a la planeación de ruta ya que se realiza sin tener en cuenta los horarios o los clientes demorados, le falta capacitación al personal en el proceso. También se logra identificar que se visita dos veces el mismo cliente, pero en diferentes rutas todo esto ocasiona perdida de plata y de tiempo en la empresa.

• Para solucionarlo se tiene que replantear el sistema de transporte, crear estrategias para la red de distribución, en donde se identifiquen cada una de las rutas y las características de los clientes para poder lograr diseñar rutas específicas, con el fin de llegar a tiempo.

• En el proceso de facturación:

Facturación: este proceso no se está ejecutando de manera adecuada, esto se puede dar por los errores a la hora de tomar pedidos, enviando por ende las remisiones de alistamiento con errores.

• Para solucionarlo es importante que la empresa empiece a desarrollar sus procesos mediantes software diseños para esto. También se puede trabajar con remisiones y u órdenes de compra.

• En el proceso de distribución del producto:

No hay una planeación que evite las demoras que se realiza en la entrega de los productos, no hay seguimiento real de las rutas ni un proceso definido para contingencias.

• Para solucionar se debe plantear nuevas estrategias en el proceso de distribución teniendo en cuenta programas y software para los camiones y para toda la red, hacer un estudio detallado de las rutas para poder lograr a tiempo a cada cliente, además crear rutas especiales según las características como prioritarios, especiales, demorados o cliente varios etc.

• En el servicio al cliente:

Hay inconvenientes en la hora de dar respuesta de pedidos solicitados, las llegadas tardes, la falta de documentos que acompaña el pedido. El cliente desea una pronta solución de la empresa y los tiempos de respuesta es son muy demorados ya que hay mal flujo de la información en cada área.

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