Tarea GLC 03 Proveedores

Nuestro objetivo será negociar con los proveedores las mejores condiciones de aprovisionamiento para nuestra empresa.

Medios o información necesaria.

Tras seleccionar al proveedor más adecuado para nuestra empresa, y de acuerdo con el departamento financiero pasamos a ponernos en contacto con él e iniciar la negociación que fije las condiciones definitivas de la compra. Nuestro objetivo es disminuir el precio en un 5%, que el descuento comercial suba al 2% y mejorar las demás condiciones de la oferta.

El proveedor seleccionado es: S.C.A. LA ACEITUNERA, este proveedor, aunque no es monopolio, porque podemos buscar un aceite que sustituya al que el nos puede ofrecer, tenemos mucho interés en conseguir que sea nuestro proveedor, por la calidad del aceite y porque es un proveedor con mucho prestigio en el sector.

Realiza un informe de todo el proceso de negociación que vamos a realizar, desde como ponernos en contacto con el proveedor, documentos que tenemos que enviarles cuando aceptemos las condiciones, y todo aquello que creas de interés. La extensión máxima de este informe es de tres páginas.

INFORME DE NEGOCIACIÓN.

Nuestro proveedor seleccionado es S.C.A. La Aceitunera, para la puesta en contacto con este proveedor hemos hecho uso del correo electrónico, que es una de las herramientas más utilizadas para la comunicación telemática entre empresas, por su rapidez y porque da igual donde este situada geográficamente ambas empresas.

Para la preparación de la negociación identificamos al proveedor y recopilamos la información necesaria como puede ser la razón social, CIF, dirección, teléfono, fax, página web, email.

Además solicitamos una lista de información a la empresa en la primera toma de contacto, en la que te especifique por todo lo que estemos interesado sobre el proveedor, para no dejar ningún cabo suelto, como puede:

• Lista de productos y fichas técnicas.
• Condiciones comerciales.
• Precios, pagos y descuentos.
• Asesoría técnica.
• Calidad y sistema de producción.
• Sistema de gestión y certificaciones.
• Condiciones de devolución.
• Portes.
• Plazos de entrega.
• Informes comerciales y financieros.

Una vez comenzada la negociación se intenta recopilar toda la información del proveedor, poniéndonos en contacto, ya sea por teléfono o por correo electrónico, con el director comercial o jefe de ventas para presentar nuestra empresa y mostrarle nuestro interés en sus productos.

Ningún otro departamento ni responsable debe contactar con un proveedor a no ser que pase antes por la aprobación del departamento de compras. Esto es así porque nadie más que este departamento conoce las condiciones, los días de entrega y los precios que se han acordado con ese proveedor.

Nuestro objetivo principal será concertar una cita para confirmar y profundizar en los siguientes puntos:

• Capacidad de suministro.
• Comportamiento histórico en suministros anteriores
• Fiabilidad de las entregas.
• Plazos de entrega.
• Continuidad.
• Flexibilidad.
• Calidad.
• Nivel tecnológico.
• Capacidad de reacción.
• Condiciones económico -financieras: precios, forma de pago, descuentos, etc.

El intercambio de información con nuestros proveedor es continuo con lo que se produce un flujo de información en ambos sentidos, desde que pedimos información sobre los productos que estamos interesados en adquirir, hasta que se realiza el pago de la compra hay un flujo de información que de ser constante.

Tendríamos en cuenta las órdenes de compra en esta negociación, porque ya estaríamos plasmando una negociación con el proveedor y se hace en una orden de compra, donde el proveedor normalmente responde confirmando el pedido o realizando alguna modificación al mismo, como es el aviso de envío o recepción, que como su nombre predispone es cuando las mercancías está lista, el proveedor nos manda un aviso de envío, en el que nos informa de que el pedido esta de camino.

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