Manuales Administrativos

INDICE

Introducción 2

Manuales administrativos 3

Concepto de manuales administrativos 3

Objetivos de los manuales 4

Ventajas y desventajas de los manuales administrativos 5

Clasificación de los manuales administrativos 7

Procedimiento para elaboración de manuales 9

Diagrama de flujo 9

Elaboración de manuales administrativos 11

Utilidad de un manual de organización y procedimientos 14

Conclusión 16

U

INTRODUCCIÓN

Un Manual es un instrumento normativo que contiene información de manera descriptiva, en forma breve, clara y explícita, referente a sus antecedentes, fundamento legal, objetivos, atribuciones, funciones, políticas, normas de operación, así como la descripción de los procedimientos de una Unidad Administrativa.

Los manuales constituyen una herramienta de trabajo útil, ya que facilita la incorporación del personal a la operación administrativa que le corresponde, delimitan responsabilidades, evitan duplicidad de funciones y optimizan el desempeño.

Por lo anterior, resulta necesario contar con manuales que regulen las funciones encomendadas a las Unidades Administrativas. A continuación presentamos una "Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos", el cual contiene su definición, importancia y los elementos necesarios para la formulación y presentación de dichos manuales. 

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para el desarrollo y crecimiento que las empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la información relacionada con el funcionamiento de un área o proyecto en particular, es necesario que la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la información operativa a través de manuales funcionales que le faciliten:

 La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.

 La toma de decisiones.

 El orden y la mejora administrativa.

 La certificación en la calidad del servicio que se ofrece.

Existen una serie de técnicas organizacionales que se aplican de acuerdo a las necesidades de las empresas, entre ellas destacan los manuales ya que son un medio muy efectivo y actual de comunicación.

Un Manual Es un documento elaborado sistemáticamente que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas ya sea conjunta o separadamente.

CONCEPTO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

i) Interviene en la consulta de todo el personal.

j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

ll) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo

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