MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.

OBJETIVO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

VENTAJAS

1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.

4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido

9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

10. Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.

12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

DESVENTAJAS

1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.

2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.

3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.

4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.

5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

IMPORTANCIA

Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.

Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los empleados de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:

La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización

Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas.

PROCESO PARA LA ELABORACION DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:

1. Planificación del Trabajo: En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante

...