Manuales Administrativos

Los manuales administrativos

Son documentos guías eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.

Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa

Ventajas de los manuales administrativos

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes ventajas:

1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3.- Facilita el estudio de los problemas de la organización.

4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

7.- Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

8.- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

9.- Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

10.- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Desventajas de los manuales administrativos

1.- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.

3.- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

4.- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.

5.- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización.

Clasificación por su contenido

Duhalt Krauss y Rodríguez y Valencia proponen la siguiente clasificación de manuales administrativos, por contenido y por función.

A continuación describiremos la clasificación por contenido.

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Existen diversos tipos de manuales administrativos por contenido:

A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.

B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.

C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

D. Manual de Procedimientos:

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