SEMANA 5 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

PARTICIPACION EN EL FORO SEMANA 5 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION (SIG).

Para: Msc. Luz de los Angela Avalos.

De: Juan Cristobal Barrera Bermudez.

1. Explique el diagnóstico y los métodos de integración propuestos por la ISO 66177 Norma para la Integración de Sistemas.

Por ello el proceso de integración está estructurado en las siguientes tres grandes etapas, que se reflejan en el diagrama de flujo del proceso de integración de la figura 2 y que se desarrollan en los siguientes capítulos:

En el capítulo 5: Desarrollo del plan de integración, que facilita las directrices para responder básicamente a las siguientes preguntas: ¿qué beneficios puedo esperar?, ¿qué voy a hacer?, ¿cuánto me va a costar?.

En el capítulo 6: Implantación del plan de integración, que responde a la pregunta ¿cómo lo voy a hacer?.

En el capítulo 7: Revisión y mejora, que responde a las preguntas ¿es eficaz y rentable la integración adoptada? ¿Necesita mejoras?

Además, esta norma contempla los elementos identificados como críticos para el éxito en el proceso de integración, como son los siguientes:

En el apartado 5.1: Identificación de los beneficios a conseguir.

En el apartado 5.2: Análisis del contexto de la organización (riesgos, limitaciones, nivel de madurez en el uso de sistemas).

En el apartado 5.3: Selección del nivel de integración adecuado a las posibilidades de la organización.

En el apartado 5.5: Involucración en el proyecto de la alta dirección y asignación de los recursos necesarios.

En el capítulo 6: Actualización de la estructura funcional, coordinación, comunicación, involucración del personal afectado, formación, redefinición de los procesos y documentación asociada.

Beneficios esperados de la integración

Este apartado responde a las preguntas: ¿qué beneficios podemos obtener de esta inversión? ¿Qué dificultades deberemos superar en el proceso de integración?

La integración de sistemas alcanza normalmente a varias áreas de la organización, consume recursos, puede conllevar cambios funcionales y, en función de su complejidad, durar un considerable periodo. Por ello, teniendo en cuenta que las organizaciones poseen limitados recursos y gran cantidad de áreas de mejora potenciales, es necesario conocer el balance existente entre los beneficios esperados y los recursos necesarios, con objeto de asignar a este proyecto (integración), la prioridad adecuada y el apoyo de la alta dirección.

Por tanto en primer lugar, la organización debe identificar claramente cuáles son los beneficios que espera alcanzar.

Ejemplos de posibles beneficios son:

- Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas y en la consecución de los objetivos y las metas.

- Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas.

- Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas.

− Simplificación y reducción de la documentación y los registros.

− Reducción de recursos y del tiempo empleado en la realización de los procesos integrados.

− Reducción de costes del mantenimiento del sistema y de evaluación externa (simplificación del proceso de auditoría).

− Mejora de la percepción y de la involucración del personal en los sistemas de gestión, favoreciendo que toda la organización hable un único lenguaje de gestión.

− Mejora tanto de la comunicación interna como de la imagen externa, alcanzando mayor confianza de clientes y proveedores.

Asimismo la organización puede intentar definir las posibles dificultades con las que se puede encontrar, al objeto de planificar medidas que reduzcan su impacto.

Ejemplos de posibles dificultades:

− Dificultades derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta dirección y del personal de la organización.

−Necesidad de recursos adicionales específicos para planificar y ejecutar el plan de integración.

− Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización.

− Mayor necesidad de formación del personal implicado en el sistema integrado de gestión.

Este inventario de beneficios esperados y dificultades potenciales, junto a los resultados del análisis del contexto (apartado 5.2) y método de integración (apartado 5.3), servirán para elaborar un balance que justifique la inversión que supone el proyecto de integración.

Análisis del contexto

Este apartado sirve para responder a las siguientes preguntas: ¿qué capacidad y experiencia posee mi organización para abordar el proceso de integración? ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de mis clientes y otras partes interesadas a las que debe satisfacer mi sistema integrado? ¿Qué sistemas de gestión posee mi organización para dar respuesta a esas necesidades? ¿Qué riesgos tiene la integración en mi organización?

La organización debería realizar un análisis del contexto, que sirva para identificar el mejor método de integración posible y los recursos necesarios para su ejecución.

El contenido de este análisis debe contemplar al menos, los aspectos siguientes:

a) MADUREZ: Nivel de madurez o capacidad para la gestión por procesos.

Para determinar el nivel de madurez puede utilizarse el método de evaluación facilitado en el anexo C.

Experiencia y eficacia en el uso de los sistemas de gestión y en el uso de herramientas de gestión.

Estructura organizativa y funcional de la organización.

-Nivel de competencias del personal de la organización.

b) COMPLEJIDAD: Nivel de las necesidades y expectativas de clientes y otras partes interesadas (en el momento actual y en el medio plazo).

Requisitos de clientes, de la sociedad y del personal de la organización. Requisitos de accionistas, propietarios o miembros societarios.

Otros requisitos sectoriales o sociales que suscriba la organización. Estrategias de la propia organización.

c) ALCANCE: Extensión de los sistemas de gestión

Inventario de los sistemas y normas de gestión implantados. Productos/servicios afectados por los sistemas de gestión actuales y futuros. Procesos involucrados en los sistemas de gestión y su documentación (mapa de procesos) para todos los sistemas.

d) RIESGO: Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociados al proceso de integración

Grado de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, asociados a los productos y servicios, a los aspectos

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