ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN............................................................................................ 3

1. Desarrollo punto 1. .................................................................................... 4

2. Desarrollo punto 2. .................................................................................... 5

3. Desarrollo punto 3. .................................................................................... 6

4. BIBLIGRAFÍA.............................................................................................. 7

INTRODUCCIÓN

Este trabajo es realizado para dar inicio al curso de Administración Documental “Generalidades de la Administración Documental”. La finalidad de este taller es la de conceptualizar la Administración Documental.

El trabajo fue realizado por el estudiante Jairo Gómez Ariza, que a través del material de estudio facilitado por la plataforma del curso virtual, Biblioteca virtual y otras investigaciones que finalmente me dejo llegar a su última etapa.

Desarrollo de las actividades:

1. Desarrollo punto No. 1

ESTABLECER LOS OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

 La gestión documental, facilita la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacios.

 Conservar la memoria corporativa, de esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

 Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

 Incrementar la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

 Apoyar a las investigaciones y procesos legales, los procesos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

 Administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.

 Eliminar la información o documentación no necesaria para la empresa, teniendo en cuenta el medio ambiente.

 Encontrar medios de recuperación de la información cuando se es necesaria.

 Realizar control de documentos que se crean, procesan y archivan.

 Utilizar un lenguaje concreto y especifico púes esto permitirá una rápida interpretación de la información.

 Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace perderá valor como instrumento a la hora de toma de decisiones.

2. Desarrollo punto 2

ESCRIBE MÍNIMO 5 CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.

 Digitalización de todo tipo de documentos que anteriormente eran soportados por el papel.

 Los sistemas utilizan software que son adaptables a casi la totalidad de organizaciones dado el alto nivel de estandarización de los programas.

 La información almacenada puede ser compartida por diferentes grupos de trabajo dentro de

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