ANALISIS DEL MANUAL DE COMPRAS

ANALISIS DEL MANUAL DE COMPRAS

También llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales mas importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones de la misma.

INTRODUCCION

En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de organización y operación de compras.

OBJETIVOS

Metas u objetivos que impone la empresa los cuales se tienen que llevar a cabo y deben cumplir y alcanzar en cada una de las compras

ESTRUCTURA DEL MANUAL

Se describe en puntos o pasos fáciles de entender para el personal la forma en la que está dividido el manual. Para un óptimo uso y aprovechamiento.

También son breves instrucciones de su uso.

MANTENIMIENTO DEL MANUAL

Apartado el cual se encarga de las innovaciones y cambios que sufre el manual.

POLITICAS DE COMPRAS

Principios y procedimientos elegidos por cada empresa para lograr el objetivo propuesto, y no solo para eso sino también para mantener los valores y la ética entre el personal capacitado.

a) Compras de artículos bienes y servicios.- cumplan con los requerimientos

b) Cotizaciones.- Establecen formularios que deben ser ejecutados para el proceso de compra

c) Órdenes de compra.- Serie de requisitos y llenado de formularios que contengan los datos especificados. Posibles acontecimientos y catástrofes con su respectiva solución.

d) Límites discrecionales.- limitaciones o reglas a seguir en dado caso de algún déficit. Al igual que aprobaciones de cotizaciones y por último el objetivo final, la orden de compra en cuanto al punto se refiere.

e) Recepción de mercancías.- Este punto nos describe el proceso a seguir para la recepción de lo adquirido en el almacén siendo este el caso.

f) Disposiciones generales.- restricciones para las personas que podrían estar involucradas en el proceso.

CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

Se divide en cuatro controles cada uno especificando pasos a seguir y cumpliento con ciertas especificaciones incluyendo formularios.

1.- Solicitudes de compra

2.- Cotizaciones

3.- Orden de compra

4.- Registro de compra

SECCIONES

a) Para compras hasta el monto de 4,000.00

Descripción de los requisitos y puntos a seguir

b) Compras desde 4,000.00 hasta 7,000.00

Descripción de los requisitos y puntos a seguir

c) Compras desde 7,000.00 hasta 30,000.00

Descripción de los requisitos y puntos a seguir

d) Más de 30,000.00

Procedimiento a realizar

SOLICITUDES DE MATERIAL IMPRESO

Para la compra de este se estableció por la empresa un proceso diferente.

COMPRAS DE MATERIALES MOBILIARIOS Y EQUIPOS

De igual manera lleva otro proceso ya reforzado por cada institución o empresa.

SERVICIO DE REFRIGERIOS ALMUERZOS Y USO DE SALÓN.

Conlleva a otro conjunto se pasos a seguir.

FORMULARIOS DEL SISTEMA

Los formularios son instrumentos a utilizar para facilitar la ejecución y verificación de los controles internos establecidos en la institución.

FORMULARIOS DE REQUISICIÓN DE COMPRAS

El Formulario de Requisición de Compras es utilizado por el departamento y/o proyecto solicitante para dar a conocer al área de compras, su necesidad de adquirir un bien o servicio.

FORMULARIOS DE COMPARACION DE COMPRAS

El Formulario de Comparación de Cotizaciones es utilizado como instrumento de análisis para seleccionar la mejor opción recibida referente a precio, calidad del producto, bien o servicio, y de los beneficios que ofrece el proveedor en cuanto a garantía, forma de pago y sobre todo tiempo de entrega.

FORMULARIO ORDENES DE COMPRA

Tomando como base los datos aprobados en el Formulario de Comparación de Cotizaciones, se emite la Orden de Compras, la cual constituye el documento que formaliza el acuerdo entre el Proveedor y la Institución, para esta última realizar su transacción de compras, sobre todo si la misma se realiza bajo las condiciones de ser pagada después de la recepción de la mercancía.

FORMULARIO CONTRATO DE COMPRA

El Contrato de Compras constituye el documento donde la Institución formaliza un acuerdo con el Proveedor, en el cual se especifican las obligaciones que contraen ambas partes. En el mismo el Proveedor se compromete a ejecutar una obra o prestar un servicio a cambio de una remuneración pagada bajo las condiciones acordadas con la Institución.

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