Administracion Documental

FUNDAMENTOS BASICOS PARA LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ACTIVIDAD No. 1

Tema: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

Por: ORKIN ROMERO

Docente Formador Virtual: YASMIN DIAZ CHACON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA VIRTUAL

Septiembre 22 de 2012

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

1.

a. Establece los objetivos que debe perseguir la administración documental

b. Elabora un ensayo máximo de 2 páginas, sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras

2. Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema Funciones de la Administración Documental

RESPUESTAS:

a.

La administración documental debe ser tomada como una herramienta que nos ayude a utilizar la información correcta y en el momento oportuno. Además debe ser de vital importancia llevar a cabo las normas establecidas para su uso.

1- Conservar la memoria corporativa.

De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

2- Contribuir a la toma de decisiones.

Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

3- Incrementar la eficiencia organizacional

La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

4- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.

Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL.

Es vital el cargo del administrador porque de él depende utilizar la información dela empresa en los términos correctos, una información de esta clasificación debe ser manipulada bajo unas normas que el administrador debe hacer cumplir. Debe ser posible utilizar en cualquier momento que se requiera los documentos sin afectar la calidad de los mismos en su manipulación de esto se encarga el administrador. Se realiza toda una operación logística para hacer entrega de los documentos en los diferentes departamentos de la compañía para que no se la oportunidad de refundir la información.

2. VOCABULARIO ARCHIVISTICO

Expurgo: Operación técnica de evaluación crítica con vistas a la retirada de parte de una colección bibliotecaria. Supresión de determinados fondos de la biblioteca, ya sea momentánea o definitivamente, con el fin de dar mayor operatividad y eficacia a la gestión de la colección, ajustándola a las necesidades reales de los usuarios.

Marbete: Trozo de papel, cartón u otro material parecido que se pega a un objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio de este.

Minuta: Proyecto o borrador de un escrito o documento, que sirve de base para elaborarlo posteriormente.

Legajo: Atado de papeles,

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