Administracion Y Relacion Con Los Clientes

CURSO VIRTUAL SENA

MILLY SOFIA SANCHEZ TORRES

INSTRUCTOR

FERNANDO BLANCO RUBIO

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

MAYO 12 DEL 2014

INTRODUCCION

Con este trabajo quiero dar a conocer los conocimientos adquiridos sobre la importancia del archivo de documentos en las empresas, instituciones, organizaciones y vida cotidiana.

Teniendo en cuenta las normas vigentes y políticas institucionales, con el fin de tener una visión más analítica sobre los archivos en general.

Durante mucho tiempo el entorno empresarial en las organizaciones no tenían mucha importancia ya que las organizaciones se basaban en la Teoría Clásica, en la cual se podía controlar de forma directa y su principal interés era la parte financiera. El entorno empresarial se ha convertido de gran importancia para las organizaciones ya que este es de gran factor en cuanto a la producción de una empresa, las condiciones de la demanda, industria de apoyo y la realidad en el mercado.

Hoy en día casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación, con el fin de gestionar los documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes teniendo un sistema de gestión documental pudiendo personalizar también los documentos de salida de la empresa como las facturas, formularios y otros documentos. Integrando el mismo sistema de gestión documental con el que podría configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de la empresa. Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, inteligente y rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda documentación. De esta manera se convierte muy fácil la tarea de obtener los documentos, sin embargo la importancia y los beneficios de la gestión documental no termina aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad, la importancia de un sistema de gestión documental es importante en una empresa ya que con este se evita la perdida de documentos, acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, control de cambios de los documentos y control de revisiones, posibilidad de definir proceso sobre el ciclo de vida de un documento.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los últimos años su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; quizás se pueda decir que la mayoría de las empresas, organizaciones e instituciones, el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y archivo era cualquier empleado, lógicamente el método que utilizaban estos empleados no era el apropiado puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento, lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto a la búsqueda de un archivo, en toda organización ya sea pública o privada para la adecuada organización del archivo debe tener legalmente el personal especializado en el manejo del mismo, el personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la organización del archivo. Sabemos perfectamente, el proceso de archivo es cada vez más importante en una empresa o institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. La importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico, empresarial, social, científico y tecnológico; por lo tanto deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable por lo tanto son estratégicos no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales de un futuro pueda tener problemas. Otro aspecto importante son las nuevas tecnologías en el archivo, actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos; de tal manera que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Este es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística, estos son el de procedencia y el del respeto al orden original; los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismo e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. Los archiveros modernos o tradicionales organizan los documentos en el soporte que se encuentren, con ello contribuyen a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos estén al servicio del Estado, investigadores y ciudadanos. Es necesario darle un buen trato a la documentación que se nos asignan pues es claro saber llevar toda la documentación pues en ellos reposan el éxito, fiabilidad y confiabilidad integral de cada una de las empresas, por ende a través de ella se requiere una información en un tiempo útil y rápida, haciendo posible la preparación de registros e informes, archivo registro y documentos y procesamiento

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