Administración Del Tiempo

Índice

Objetivos 4

Objetivo general 4

Objetivos específicos 4

Introducción 5

Contenido y análisis 7

Administración del tiempo 7

Definición 7

Premisas y limitaciones 7

Eficiencia: 7

Control: 7

Chronos: 8

Kairos: 8

Valores: 8

Administración: 9

Métodos: 9

Matriz de administración del tiempo 9

Importante (urgente) 9

Importante (no urgente) 9

No importante (urgente) 9

No importante (no urgente) 9

Pasos para el aprovechamiento del tiempo 10

Planificación. 10

Organización. 10

Personal. 10

Dirección. 11

Control. 11

Técnicas para aprovechar el tiempo 11

Actividades de inventario 11

Objetivos fijos 12

Estrategias de planificación 12

Programa de actividades 12

Decir no 13

Uso de los periodos de transición 14

Aprendizaje acelerado 14

Mejora de la lectura 14

Mejora de la memoria 15

Pensamiento crítico 15

Burocracia racionalizada 16

Uso de ordenadores para la gestión tiempo 16

Uso de las llamadas telefónicas 16

Programa de visitas 16

Control del tiempo de visita 17

Uso efectivo de reuniones 17

Delegación 17

Retrasos 18

Causas de los retrasos 18

Razones emocionales. 18

Razones no emocionales. 18

Delegación 18

Razones para delegar: 19

Aspectos de la delegación: 20

Condiciones que facilitan la delegación 20

Razones para la no delegación: 21

Razones para no aceptar la delegación: 21

Principios para la administración del tiempo 22

Problemas para la administración del tiempo 23

Características de los directivos que administran eficientemente el tiempo 24

Conclusiones y recomendaciones 25

Bibliografía 26

Anexos 27

Anexo #1. Matriz de la administarcion del tiempo. 27

Anexo #2. Pérdidas de tiempo 28

Anexo #3. Técnicas de memoria 29

Anexo #4. Causas más comunes de los retrasos 30

Anexo #5. Actividad para el grupo 31

Objetivos

Objetivo general

• Investigar la importancia de administrar el tiempo, para lograr nuestros objetivos y metas de manera eficaz.

Objetivos específicos

• Identificar los elementos básicos del manejo del tiempo, para emplearlo en el trabajo y en la vida cotidiana.

• Explicar la forma idónea de priorizar y controlar las actividades diarias.

• Describir los pasos y estrategias que se pueden aplicar, para el aprovechamiento del tiempo.

• Analizar las causas y los principales factores que nos hacen perder el tiempo.

• Enumerar los principios de la administración del tiempo y las características de quienes administran bien el tiempo.

Introducción

Actualmente, las personas sienten que nunca tienen suficiente tiempo para satisfacer por completo sus necesidades laborales. La única área específica sobre la cual tienen control y a la que pueden cambiar es a sí mismos. La tecnología casi nunca es el factor determinante en los resultados laborales para los profesionales de enfermería. Los individuos creen que sus únicas habilidades y límites están en el tiempo. Aunque cada persona tenga el mismo recurso del tiempo por día o por semana, la forma en que lo utilizan hace la diferencia.

Las demandas de tiempo excesivas que se perciben junto con la imposibilidad de satisfacer las necesidades crean una situación de tensión. El tiempo es un recurso valioso. Cuando se demanda más de lo que se puede satisfacer se requiere de un razonamiento. El primer paso es tratar el tiempo como el único recurso que se debe controlar cuidadosamente. El segundo paso es identificar la realidad de la situación alrededor de las demandas de tiempo y hacer un análisis de la situación y de las respuestas y los patrones de los individuos. Hoy, en la mayoría de los hospitales, no hay suficientes recursos de enfermería para la carga de trabajo existente. Los sistemas de dirección para enfermería no tienen bajo su control la carga o latitud en las decisiones de control de los recursos (Huber, 2000, p. 87).

El tiempo debe controlarse y su demanda identificarse mediante análisis. Primero se elabora una lista de todas las actividades y de tiempo disponible en un periodo determinado. Los objetivos, sean personales o de organización, que deben cumplirse en un margen de tiempo se comparan con el gasto real de tiempo. Las prioridades se establecen con base en los propósitos del trabajo a realizarse. Existen cuatro tareas para controlar el tiempo de manera efectiva: internalizar la necesidad de cambio, identificar el tiempo que se consume, organizar las tareas y reducir al mínimo las distracciones. La organización de las tareas es un proceso de modificación de las actividades que les da forma con objeto de generar un sistema para llevar a cabo las actividades deseadas. Un método es elaborar una lista de “lo que debe hacerse” para mantener una precisa carga de las tareas necesarias.

No controlar el tiempo mediante la identificación, revisión y el análisis, y por lo tanto elaborar un orden de importancia, conduce a pérdida de tiempo y crisis constante. La crisis rutinaria crea tensión. La prevención mediante la planeación y administración del tiempo evita tensión en la crisis rutinaria. Los individuos pueden cambiar, establecer prioridades, delegar y eliminar elementos que generan pérdida de tiempo. Esto preserva tiempo y energía para enfrentar el cambio y constituirse en individuos más productivos (Huber, 2000, p. 90).

Contenido y análisis

Administración del tiempo

Definición

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Premisas y limitaciones

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar el tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en las culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Los métodos terminan provocando los males y desequilibrios que se pretende evitar. Algunas de sus principales premisas y limitaciones son:

Eficiencia: consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que, hacer más velozmente las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis, si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".

Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo las personas se relacionan con otras a quienes no se puede controlar. A poco de andar se cae en la cuenta de que lo único que se tenía era la "ilusión de tener el control" y que lo único que se logró fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente los individuos se necesitan para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.

Chronos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj maneja la vida. Pero la clave está en el tiempo.

Kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo Chronos invertido. La idea de tiempo kairos, también deriva de la antigua Grecia. Con este vocablo los griegos definían al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor en las competencias de carros tirados por caballos. Por lo que, reconocer las oportunidades que se presentan para la superación personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición secuencial del tiempo Chronos.

Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que también nos rodean. Los valores guían nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la valoración de algo no garantiza mejoras en la calidad de vida, si los valores no se ajustan a los principios. Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces se

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