COMUNICACION DE HALLAZGOS- MEJORES PRACTICAS

MEJORES PRÁCTICAS EN LA COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA

INTRODUCCIÓN

La Norma 2400, regula la comunicación de resultados como un proceso de información entre el auditor y el auditado. El éxito de una auditoría muchas veces puede depender de la calidad de sus comunicaciones escritas, por eso debemos asegurar que los documentos generen resultados con valor agregado.

A diferencia de un informe de auditoría de estados financieros, el informe de auditoría interna no se utiliza un formato estandarizado. Cada informe es diferente en estructura y contenido, dependiendo de la naturaleza, los resultados del trabajo, la información que necesita ser comunicada, y hacia quienes está dirigida la información. Por esto, para que sea efectivo, el informe debe comunicar los resultados de forma exacta y concisa.

El comité de auditoría y la gerencia deben ser capaces de definir y entender los riesgos y deficiencias de control de forma que puedan tomar las acciones apropiadas oportunamente. En consecuencia, la elección del leguaje utilizado y el tono o estilo del informe, son tan importantes como la información presentada.

Para asegurar que sus informes son convincentes y conllevan resultados positivos, los auditores deben mantenerlos específicos, significativos, realizables, y orientados a obtener resultados oportunos.

La comunicación de inicio de una auditoría, depende del tipo de empresa, su complejidad y política interna, pero siempre, el inicio de una auditoría debe ser documentada, ya sea en memorándum de inicio o en controles implementados en formatos específicos para ello y en donde debe quedar constancia de lo informado.

La comunicación intermedia, es para comunicar situaciones especificas que sean necesarias informar y que no pueden esperar a que finalice la auditoria, dependiendo de su importancia, hay que determinar a quienes se debe informar y también se usa para otorgar al auditado la oportunidad de explicar y corregir situaciones existentes, antes de que sean plasmados de manera definitiva en el informe final.

El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido. Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen los clientes, independientemente del tipo de Auditoria que se realice, de ahí la importancia concedida al mismo y a los requerimientos que debe cumplir. En este trabajo se establecen criterios para la presentación de los mismos.

Es importante informar a la alta gerencia, al comité, a los ejecutivos, y a los dueños de los procesos de la verificación constante sobre el cumplimiento de los sistemas de control interno vigentes, es parte de la responsabilidad del auditor, la obtención de evidencias suficientes y competentes que le permitan dictaminar, sobre la exactitud de la situación económico- financiera que presenta la entidad y cuyos resultados muestran los estados financieros que periódicamente se emiten.

MEJORES PRÁCTICAS EN LA COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA

A._NORMA 2400: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

1.-PRINCIPIOS GENERALES

Dice la Norma que “Los auditores internos deben comunicar los resultados del trabajo”.

La Auditoría Interna agrega valor a las organizaciones a través de su análisis de riesgo, control y operaciones. El detalle específico de estos procesos involucra:

1) Identificar, reconocer y analizar los riesgos operacionales de la industria, del negocio, y los métodos para administrarlos;

2) Evaluar los controles para asegurar la eficiencia y efectividad de las operaciones;

3) Asegurar el cumplimiento de las directivas de la gerencia; y

4) Comunicar los resultados a la gerencia y al comité de auditoría a través de los informes.

Aunque todas estas acciones son aspectos importantes de la función de auditoría interna, el informe de auditoría es crítico porque actúa como un catalizador para el cambio. Los auditores comunican los resultados de la auditoria en sus informes. Esos informes no deben ser susceptibles de malos entendidos

Ya que el objetivo del reporte de auditoría es asegurar que el usuario pueda interpretar los resultados con exactitud y de acuerdo a las intenciones del auditor, el tono ó estilo y la estructura del informe son de gran importancia.

El informe debe comenzar por alinear las observaciones y recomendaciones con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (Normas Standard), y culminar con resultados que estén claramente redactados y oportunamente presentados. Para asegurar calidad y exactitud.

El auditor debe considerar específicamente que debe comunicar en el informe, incluyendo las condiciones, causa, efecto y el “porque” de cada debilidad de control y el factor de riesgo. Los auditores deben identificar y colocar las debilidades en un contexto específico, en vez de utilizar uno amplio o términos generales.

Lo primero es determinar qué queremos comunicar, para esto nos referiremos a nuestro estudio y evaluación sobre el trabajo de auditoría interna que hemos realizado.

B._ CONSIDERACIONES LEGALES EN LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS (NORMA 2401)

LOS CONSEJOS PARA LA PRÁCTICA: Especifican que los auditores internos deben buscar consejo legal en todos los asuntos con implicaciones legales, dado que los requerimientos pueden variar significativamente en las distintas jurisdicciones.

Los auditores internos deben ser precavidos cuando incluyan resultados y emitan opiniones en las comunicaciones de auditoría y en los papeles de trabajo sobre violaciones de leyes y reglamentaciones y otras cuestiones legales.

Se deben establecer políticas y procedimientos respecto del tratamiento a dar a estos asuntos y a mantener una relación cercana con las áreas apropiadas (consejero legal, cumplimiento, etc.).

OBTENCIÓN DE EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE: A los auditores internos se les requiere obtener evidencia, emitir juicios analíticos, informar sus resultados, y asegurar que se tome acción correctiva. Los requerimientos de documentar los registros del trabajo de los auditores internos pueden entrar en conflicto con el deseo del consejero legal de no dejar descubierta evidencia alguna que pudiera perjudicar a una defensa.

Por ejemplo, aún cuando un auditor realiza una investigación adecuadamente, los hechos revelados pueden perjudicar

...