Capítulo 1-Automatización De Procesos Administrativos

EJERCICIO 1

Capítulo 1-Automatización de procesos administrativos

Instrucciones y enunciado del ejercicio

Analice el siguiente organigrama y defina cuales son los mandos altos, mandos medios y

Mandos bajos. Asimismo determine cuáles son las líneas de mando y de comunicación.

Desarrollo:

• Los mandos altos están compuestos por, el Director General, Director Técnico, Director de Producción y Director de Admón. y Finanzas.

• Los mandos medios están compuestos por, los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logística y Almacenes, Administración y Finanzas.

• Los mandos bajos se componen por, la Oficina Técnica y Métodos y Tiempos.

Las líneas de mando y comunicación son las siguientes:

• La Oficina Técnica y Métodos y Tiempos le comunican al Director Técnico todo lo relacionado con el área ya que el actúa como Jefe y este a su vez se lo comunica al Director General.

• Los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logística y Almacenes se comunican con el Director General a través de su Director de Producción el cual es el encargado de transmitirle todo lo que concierne a su área al Director General.

• El área de Administración y Finanzas tiene como Jefe a su Director Admón. y Finanzas, que este a su vez está en la obligación de comunicarle al Director General todo lo que sucede en su departamento.

Ejercicio 2

Capítulo 1-Automatización de procesos administrativos

Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Incluya además, el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entradas.

1. Renovación de una licencia de conducir.

Para RENOVAR su Licencia de Conducir debe presentar:

•Licencia de conducir a renovar

•Recibo de pago por el monto correspondiente a los años que desee agregar a su Licencia, este pago lo puede realizar en cualquier agencia del Banco Industrial.

•Estar solvente de multas

•Examen de la vista emitido por una Clínica Óptica u Oftalmólogo profesional colegiado activo, que cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Tránsito de la Policía Nacional Civil.

•Factura original del examen de la vista

PARA MAYORES DE EDAD

DOCUMENTO DE IDENTIFICACION (cédula o DPI) Original en buen estado

Fotocopia del documento de identificación (cédula o DPI)

•Boleto de Ornato original

PARA MENORES DE EDAD (TENER 16 AÑOS CUMPLIDOS)

•Certificación de nacimiento en original reciente de un máximo de 6 meses de vigencia. Pídelo en el RENAP.

•Carta de responsabilidad del padre o encargado del menor, autenticada por abogado

•Original y fotocopia del documento de identificación (cédula o DPI) en buen estado del padre o encargado

•Comprobante de pago por un año (Q100.00)

El subsistema en el que está inmerso este proceso es el de seguridad. El insumo es utilizar toda la tecnología y recurso humano para poder verificar que el solicitante cumpla con los requisitos para obtener el permiso de conducir y la entrada que tiene es el costo de renovación que se cobra.

2. Actualización de Datos en la SAT para un pequeño contribuyente.

Persona Individual

•Elaborar carta, autorizando a la persona que hará el trámite para que le entreguen el SAT-FDU.

•Llevar Cédula original del contribuyente

•Adjuntar a la carta de solicitud, fotocopia de Cédula del Contribuyente y de la persona que hará el trámite.

•Verificar datos del SAT-FDU entregado que estén correctos y muy importante NO Olvidarse de Firmar IGUAL QUE EN LA CÉDULA o le rechazan dicho formulario.

•Si existiera algún cambio, deberá llenar el formulario SAT-014 haciendo las modificaciones que correspondan y entregar con el mismo:

•SAT-FDU debidamente firmado y marcado como Actualización

• SAT-014 Lleno y firmado

• Fotocopia de la Cédula del contribuyente

•Cédula original.

•Elaborar carta, autorizando a la persona que entrega el SAT-FDU y solicitar que se haga entrega del RTU debidamente actualizado.

Persona Jurídica (Empresa)

•Elaborar carta, autorizando a la persona que hará el trámite para que le entreguen el SAT-FDU. Firmada por el Representante Legal de la empresa.

•Llevar Fotocopia de Cédula Autenticada del Representante Legal.

•Llevar Fotocopia de la Representación Legal debidamente autenticada.

•Adjuntar a la carta de solicitud, fotocopia de los dos documentos anteriores, y fotocopia de la Cédula de la persona que hará el trámite.

•Verificar datos del SAT-FDU entregado que estén correctos y muy importante NO Olvidarse de Firmar IGUAL QUE EN LA CÉDULA o le rechazan dicho formulario.

•Si existiera algún cambio, deberá llenar el formulario SAT-014 haciendo las modificaciones que correspondan y entregar con el mismo:

i. SAT-FDU debidamente firmado y marcado como Actualización

ii. SAT-014 Lleno y firmado

iii. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal

iv. Fotocopia Representación Legal.

v. Fotocopia Autenticada de Cédula y Representación Legal

•Elaborar carta, autorizando a la persona que entrega el SAT-FDU y solicitar que se haga entrega del RTU debidamente actualizado.

Causas de rechazo para la Actualización del Contribuyente:

1. El contribuyente tiene Omisos (Declaraciones de impuestos pendientes de presentar, no está solvente)

2. Representante Legal NO esta actualizado (O no se ha dado aviso de cambio)

3. Representante Legal NO aparece registrado.

4. Contador NO esta actualizado

5. Contador No es el registrado.

6. Existe más de un representante legal (Y este aún no ha sido cancelado)

7. Las firmas en los formularios y cartas NO son igual que la Cedula.

• El subsistema en el que está inmerso este proceso es el financiero. El insumo son todos los formularios que proporcionan a los contribuyentes con el fin que estén actualizados para poder obtener ingresos en el momento de la declaración fiscal.

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