Control De Gestion

CONTROL

La etapa del control busca la optimización en el uso de los recursos, por medio de un seguimiento permanente el la evolución, tanto de los resultados producidos como de los disponibles en cada momento histórico de la empresa. Si no existiera control, la Organización dejaría los resultados a la “suerte”, ya que las tareas se estarían ejecutando bien o mal, pero sin un conocimiento de quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones, ya que al final del ejercicio económico se generaría un elevado grado de incertidumbre respecto a los verdaderos resultados.

El proceso de control puede visualizarse desde tres grandes puntos de vista: el Organizacional Formal, el Grupo Informal y el Individual. Estas perspectivas son analizadas considerando una serie de parámetros.

N° Parámetros Perspectivas de Control

Organización Formal Grupo Informal Individual

1 Dirección de los controles que derivan de: Planes y Estrategias Organizacionales, respuestas a las demandas competitivas Compromisos mutuos, ideales de grupo Metas y aspiraciones individuales

2 Medición del desempeño y del comportamiento Presupuesto, costos estándares, objetivos de venta Normas de Grupo Autoespectativas, objetivos intermedios

3 Señal para emprender una acción correctiva Variación Desviación Inminente falla percibida, objetivos no alcanzados

4 Reforzamiento o recompensas para el cumplimiento, Recomendación de la Administración, incentivos monetarios, promociones Aprobación de los compañeros, membrecía, liderazgo Satisfacción por “estar en control” Elección

5 Sanciones o castigos para el incumplimiento Solicitud de explicación, despido Bromas, ostracismo, hostilidad Sensación de incomodidad, sentimiento de fracaso

NATURALEZA Y PROPOSITO DEL CONTROL

En el desarrollo de las diversas actividades que asumen las Organizaciones, sean estas simples, complejas e hipercomplejas, siempre van a surgir imperfecciones que obstaculizan y afectan negativamente el logro de los propósitos organizacionales. Desde esta perspectiva, es posible afirmar que es prácticamente imposible que los hechos o acontecimientos respondan de forma permanente y ajustada a las expectativas que las Organizaciones se propusieron en la etapa de Planificación.

Lo anterior implica reconocer lo constante de las situaciones imprevistas, actividades mal ejecutadas, duplicación de esfuerzos, retrocesos, funciones mal asumidas, incapacidad para resolver determinados acontecimientos, comunicaciones inadecuadas o incompletas, etc. Todos estos elementos son piedras que impiden caminar con agilidad y eficiencia en la consecución de objetivos.

Considerando la realidad descrita previamente, surge la necesidad en las Organizaciones de analizar exhaustivamente la situación gestada a partir de las disfunciones, para poder corregir las causas que dieron lugar a esos resultados no deseados y además enmendar, dentro de lo verdaderamente factible, los efectos de esas imperfecciones. Solo de esta manera las Organizaciones pueden mantener el control de la situación y las condiciones más favorables para que el proceso de toma de decisiones se materialice oportunamente ante cada eventualidad. Es por esta razón que la etapa de control cobra tanta importancia.

En una primera aproximación al concepto de control, esta etapa del proceso administrativo, puede ser asociado a sinónimos como verificación, comparación, inspección, regulación, restricción, entre otros conceptos.

Todos los significados anteriores son validos cuando se trata de reflejar la concordancia o coincidencia que debe darse entre lo que se está haciendo o se ha hecho, con las condiciones o estándares requeridos para el logro de un determinado fin.

La cuarta y última etapa del proceso administrativo se refiere a la identificación, análisis y evaluación del grado de alcance o logro de lo presupuesto como objetivo en la etapa de planificación. Implica elaborar un proceso de verificación para determinar si se hacen o se desarrollan las actividades de acuerdo a lo previsto, pero además, se preocupa de valorar y aplicar las medidas correctivas que sean pertinentes para asegurar el cumplimiento de los propósitos organizacionales.

Así el control, apunta a desarrollar “La función de regular la acción en relación con el plan. Implica la fijación de un criterio o estimación, comparar los resultados reales con este criterio y practicar las necesarias correcciones” (Hicks y Place 1967).

Otro autor sostiene que la etapa de control “supervisa el logro de las metas y compara los resultados reales con los que se proyectaron en la planeación y con el desempeño real en periodos pasados. Se relaciona de forma directa con los planes o estándares de desempeño establecidos por otras funciones administrativas” (Lerner; 1990)

Por otra parte, Renau (1985) complementa las definiciones anteriores señalando que esta etapa del proceso administrativo se refiere al “hecho de determinar si los planes establecidos se han cumplido o no, lo que implica que dentro del control se incluirán aquellas acciones tendientes a medir y corregir, en su caso, las actividades de las personas que actúan en una Organización con el fin de asegurar que dichas actividades contribuyan al logro de los objetivos planificados”.

Si se pone atención a las definiciones presentadas, se entiende que la Etapa de control necesariamente debe interrelacionarse y vincularse con la planificación, pues si no existieran planes definidos previamente, la etapa del Control no tendrá razón de ser, porque no podrían controlarse los hechos o acontecimientos con ningún parámetro o estándar.

El control es una etapa de extremada importancia en las organizaciones, de hecho, si se ejerce con racionalidad puede levantar a una empresa de poca trascendencia y conducirla a posiciones de Liderazgo en una industria determinada.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

Para que la etapa de control sea efectiva y exitosa, se requiere observar una serie de princiíos o fundamentos; estos se enuncian a continuación:

PRINCIPIO DE LA EXCEPCION

Este principio señala que la etapa del Control se hace más eficiente y optima, obteniendo por lo tanto mejores resultados, cuando el análisis se prioriza, considerando los esfuerzos en corregir

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