Direccion Y Gestion

Simplificación Administrativa

Es el proceso que consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, así como requisitos y trámites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestación de los servicios públicos o trámites administrativos.

PAUTAS TECNICAS PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

I. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.

1.1 Definición de Procedimiento.

Procedimiento Administrativo es el conjunto de actos y diligencias conducentes a la emisión de un acto administrativo. Es decir el procedimiento administrativo es la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre sí y que ordenamos en forma lógica, permiten alcanzar un objetivo predeterminado.

1.2 Diferencia entre Procedimiento y Servicio.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Implica la emisión de un pronunciamiento formal mediante un acto administrativo una aprobación táctica.

Es factible de impugnar mediante recurso administrativo de reconsideración, apelación o revisión.

Se incluye en el TUPA para conocimiento público.

SERVICIO

Su aplicación es directa y perceptible. No es posible aplicar la aprobación automática ni el silencio administrativo.

No es susceptible a impugnar.

Sólo los servicios que se prestan en exclusividad se incluye en el TUPA.

Ejemplo de Procedimiento

“Aprobación y aceptación de donación de bienes provenientes del exterior destinados al Sector Educación”.

Contrato de Personal.

Reapertura de carrera de Instituto Superior Tecnológico Privado.

1.3 Clasificación.

Procedimiento de aprobación automática.

Procedimiento de evaluación previa con ampliación del silencio administrativo positivo.

Procedimiento de evaluación previa con aplicación del silencio administrativo negativo.

Ejemplo de Servicio:

Expedición de constancia de trabajo.

Autenticación de la copia de un certificado de estudios.

Pautas técnicas para la Simplificación Administrativa. Pág. Nº 3

Supervisión y monitoreo a una Institutción Educativa.

II. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

2.1 Definición.

EL inventario de procedimientos administrativos, es una relación o registro de los procedimientos de línea o internos de las unidades orgánicas de una entidad que permita tener información básica de cada uno de los procedimientos. Es el inicio para la priorización de los procedimientos a simplificar y elaborar los Manuales de Procedimientos.

2.2 Contenido.

El formato para el inventario de procedimientos contiene los siguientes datos:

Número.

En esta columna del formato se consignará la nomenclatura de los procedimientos que tiene a su cargo las unidades orgánicas de la entidad los mismos que están relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando.

Denominación.

En esta parte del formato se consignará la nomenclatura de los procedimientos que tienen a su cargo las unidades orgánicas de la entidad los mismos que están relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando.

Objetivo.

En esta parte del formato se establecerá el objetivo que debe cumplir cada uno de los procedimientos consignados en el inventario, es decir el resultado o resultados que se lograrán con el desarrollo del procedimiento.

Base Legal.

En esta parte del formato deberá consignarse las normas y dispositivos legales vigentes que regulan la existencia y aplicación del procedimiento que responde a cada unidad orgánica. Es decir la ley, Decreto Supremo, Resolución Suprema, Resolución Ministerial, etc.

Requisitos.

En este rubro del formato deberá establecerse los requisitos para cada uno de los procedimientos administrativos de la unidad orgánica, teniendo en cuenta para el efecto las señaladas en los dispositivos legales vigentes sobre el particular o las necesidades y requerimientos específicos para su procesamiento.

Número de solicitudes.

Es esta columna se consignará la cantidad de peticiones o requerimientos formulados por los usuarios de la entidad en un periodo determinado.

Pautas técnicas para la Simplificación Administrativa. Pág. Nº 4

2.3 Levantamiento del Inventario de los Procedimientos Administrativos.

El referido inventario puede levantarse a partir del TUPA vigente e inlcuirá todos los procedimientos administrativos sustnativos (externos) y adjetivos (internos) que tengan las siguientes características:

Que sean solicitados por los propios administrados para satisafcer sus intereses o derechos.

Que nvolucren una exigencia que cuente con respaldo legal, el cual se señalará en el TUPA.

Que requieran de un acto administrativo o pronunciamiento de cualquier órgano de la entidad.

Los porcedimientos se ordenarán en el inventario por órganos.

EL inventario incluirá tmbién a los prestados en exclusividad, precisándose:

Los requisitos.

Los derechos a pagar.

La unidad de recepción documental.

La autoridad competente para resolver; y

Los formularios a emplear.

III. SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA.

3.1. CONCEPTO DE SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA.

La Simplificación Administrativa es un proceso de cambio permanente del servicio público que contribuye a mejorar la calidad del servicio que brindan las entidades del Estado.

3.2. IMPORTANCIA DE LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA.

Permite cumplir con los objetivos básicos y la finalidad de la institución.

Mejora la Imagen de la Institución.

Reduce la cantidad de esfuerzo requerido para cumplir una operación.

Permite economizar tiempo y recursos materiales y económicos.

Trabaja con calidad: busca satisfacer al cliente.

3.3. METODOLOGÍAS PARA SIMPLIFICAR PROCEDIMIENTOS.

A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en el plazo conveniente, se debe simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.

Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases:

Seleccionar el procedimiento a mejorar.

Describir la situación actual del procedimiento.

Analizar el procedimiento.

Proponer el nuevo procedimiento, “procedimiento simplificado”.

Diseño del nuevo procedimiento, aprobación y ejecución

3.1 Seleccionar el procedimiento a mejorar

El proceso de simplificación y/o racionalización de procedimientos empieza con la

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