Diseño Organizacional

MANEJO DE FORMAS EN LA ORGANIZACIÓN

Es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que contiene información fija y espacio para incluir información variable.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Objeto de su utilización: Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.

Propósito del análisis, diseño y control de formas

• Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.

• Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.

• Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

• Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.

• Contar con un catálogo de formas acorde con las necesidades de la organización.

• Mantener un control de calidad de su producción o compra.

• Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización

Importancia de las formas impresas

Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja.

Dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja.

Se debe evitar lo siguiente:

• Duplicación de formas para un mismo fin.

• Exceso de formas de poco uso.

• Formas con un número de copias innecesario.

• Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.

• Formas para trámites en los que no son necesarias, o sin la forma y el contenido requeridos.

Fuentes de Información

Las fuentes que emplea una organización suele ser diversa, entre las más comunes están:

• De uso interno.

• Diseñadas para la presentación de resultados.

• Producto de un consultor externo.

• De uso comercial común.

• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones.

Requerimientos para su uso

Internos:

• El instrumento jurídico que las crea.

• La determinación de objetivos y programas.

• La definición de procesos.

• El proceso de toma de dediciones.

Externos:

• Por cambios en las condiciones del entorno.

• Por decisiones tendentes a la globalización.

• Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

• En atención a demandas de clientes o proveedores.

DISTRIBUCIÓN DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO

La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.

•Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.

•Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

•Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo.

Consideraciones generales para la realización de un

estudio de distribución del espacio

Factores que lo originan

El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan:

a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Cambios en la estructura de la organización.

c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.

e) Incremento del volumen de trabajo.

f) Aumento o disminución de personal.

g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.

h) Renovación del mobiliario y equipo.

i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente.

j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos.

k) Por reformas al marco legal ambiental.

l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.

m) Por disposiciones oficiales en materia económica.

Aspectos organizacionales

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:

1. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.

2. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.

3. Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.

4. Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.

5. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.

6. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.

Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.

•Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica, así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina.

•Prever zonas de estacionamiento para los

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