EL NUEVO OFICIO DE REMISION DEL MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO AL TITULAR DE LA ENTIDAD

MODELO

OFICIO DE REMISION DEL MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO AL TITULAR DE LA ENTIDAD

OFICIO Nº 01 – CG/                                                                                        Lambayeque, 10 de Junio 2015

Señores

Montalván Garay Luber Tomas

Titular de la empresa  “Producción al máximo”

Lambayeque - Perú

                                                                    ASUNTO:       memorándum de control interno

                                                                       REF       :      articulo 10º ACCION DE CONTROL, LEY Nº 27785

                                                                                            Ley del sistema nacional de control, NAGU Nº 3.10

                                                                                            – estudio y evaluación del control  interno,

                                                                                            Aprobada con R.C nº 162-95-CG

                                                                                    Es grato dirigirme a usted, a fin de alcanzarle adjunto el “memorándum de control interno”, el mismo que fue elaborado después de haberse efectuado el estudio y evaluación del sistema de control interno de las áreas examinadas que incluye algunas observaciones y recomendaciones de carácter administrativo surgidas de dicha evaluación.

                                                                                  Al respecto, durante el transcurso de nuestra permanencia en la entidad, estimaremos nos alcance información referente a la adopción de las respectivas medidas correctivas debidamente sustentadas.

                                                                                 Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra mayor consideración.

                                                                                Atentamente

          AUDITOR ENCARGADO                                                                                      SUPERVISOR

MODELO

ESTRUCTURA DEL MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

EMPRESA  “PRODUCCIÓN AL MÁXIMO”

1. INTRODUCCION

En el marco de las tareas ejecutadas respecto de la revisión del control interno a la empresa “PRODUCCION AL MAXIMO” iniciada el pasado 03 de Junio del 2015 y concluida el 09 de Junio presentamos los resultados encontrados, primeramente se han analizado los principales aspectos del sistema de control interno imperante en cada área que conforman esta empresa, pasando de el área de abastecimientos hasta el departamento de compras. En orden a ello, se describen distintas cuestiones significativas que se han advertido, como así también se ponen a consideración de la Dirección un conjunto de recomendaciones administrativas que podrán ayudar a superar las debilidades de control interno que afectan la gestión de la entidad.

1. OBSERVACIONES

• Encontramos una deficiencia en cuanto a las órdenes a disposición ya que estas se realizan de manera oral debido al supuesto nivel de confianza que existiría entre ellos

• La ubicación de los almacenes en el área de abastecimientos no nos merece aprobación, debido a que son áreas que necesitan de espacios apropiados, debido a que limitaría el ordenamiento de los artículos que se despachan creando problemas en cuanto a su conservación

• Existe una cantidad considerable de personal para una sola actividad, o actividades que merecen de poco personal.

• En lo que respecta a sus registros de control, en el área de almacén se están manejando el kardex valorizado (control de existencias) pero esta manera de control la lleva solamente el área de contabilidad debido al conocimiento que tuvieran de precios.

• Rescatamos nuevamente la falta de formalidad que presenta la empresa “Producción al máximo” en el departamento de compras ya que encontramos que la adquisición de materiales se realizan solamente por teléfono más no por un documento que lo avale.

• En el departamento de compras notamos que no realizan ciertas funciones para la adquisición de materiales como es el caso de la cotización de precios y la búsqueda de nuevos proveedores que aseguren la mejora en los productos que brindan.
• Encontramos una falta de comunicación entre las distintas áreas de la empresa en cuestión, ya que el departamento de compras evita la consulta respectiva con el departamento de tesorería para la cancelación de las facturas prediciendo ellos mismos las fechas de pago.

• No hallamos suficiente personal preparado en cuanto a conocimiento de precios ya que notamos que cuando llegan productos con altos costos y que conllevan características especiales, éstos no son comprobados por el personal debido provocando así una gran deficiencia.

• La falta de emisión de documentos de manera formal sigue siendo una de sus mayores deficiencias, este es el caso que ocurre en los almacenes ya que solo se da ingreso a la mercadería con una guía de proveedor mas no con un documento que especifique las incidencias encontradas

• En los almacenes, en cuanto a su stock notamos que la codificación que se realiza a sido hecha a criterio del personal encargado, en este caso del almacenero, mas no del documento pre-establecido que indica los respectivos códigos que debiera tener cada elemento que lo conforma.

• Tienen una deficiencia en cuanto a su distribución ya que no han establecido hasta la actualidad un método que les permitiera tener una mejor rotación.

• Presentan además una falta de análisis y planificación en cuanto al pedido de materiales por parte de los obreros a los capataces

• No existe una adecuada justificación al uso que se le daría a los materiales que soliciten los obreros.

• Una deficiencia que recalcamos y que encontramos en las áreas que fueron auditadas es que los jefes están descuidando sus labores, y delegando sus funciones a sus asistentes dejando que estos las realicen a su criterio.

• Evidenciamos una gran deficiencia en cuanto a la periodicidad de toma de inventario físico ya que estos se realizan con un lapsus de 3 años aproximadamente.

• Se encontró inconsistencia e incongruencias en el recuento de inventario físico que se tuvo al alcance, ya que los saldos que nos fueron entregados no concuerdan con el bind-card

• Encontramos una falta de conocimiento por parte del personal encuestado en cuanto a sus funciones, debido a que estos no supieran siquiera de un manual de funciones ya que este documento se encuentra guardado y no a vista de los interesados.

• Como presentamos anteriormente una deficiencia por parte de los trabajadores de esta empresa es la falta de comunicación, y esto se evidencia en cuanto al jefe de almacén ya que éste no propicia reuniones en donde diera a conocer necesidades o problemas de su área.

• La falta de distribución de funciones provocaría que en el área de almacén se estuviera dando una duplicidad de funciones en cuanto al puesto de jefe ya que el asistente estaría reemplazándolo.

• Hay una deficiencia en cuanto a la rotación de puestos que se les hace a los trabajadores ni estos recibirían vacaciones

• Existe además una escasa capacitación que se le da al personal

1. RECOMENDACIÓN

           AUDITOR ENCARGADO                                                                                      SUPERVISOR

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