GESTION DE ALCANCE

sE considera que “el alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizará para lograr sus objetivos”. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.

No es posible asumir que no habrá cambios durante la vida del proyecto. Por ejemplo, los cambios pueden venir de parte de los beneficiarios que desean actividades adicionales; entonces las estimaciones iniciales del presupuesto y cronograma pueden no tener mayor validez. Si el cliente está de acuerdo en incluir el nuevo trabajo en el alcance del proyecto, el gerente del proyecto tiene la expectativa de que el presupuesto y los plazos actuales serán modificados (usualmente incrementados) para reflejar este trabajo adicional. Todos los cambios al alcance del proyecto deben ser aprobados por la gerencia y el cliente; este es uno de los requerimientos principales para la gerencia del alcance.

Esto no quiere decir que el objetivo de la gerencia del alcance es evitar cualquier cambio hecho al plan inicial; los proyectos de desarrollo, debido a su naturaleza son iniciados en su mayoría basándose en suposiciones generales. Se espera que mientras el proyecto avanza, información adicional conducirá a nuevas perspectivas que harán que el proyecto cambie su enfoque y sus planes.

El propósito de la gerencia del alcance es establecer un proceso que permita la incorporación de cambios mediante el aseguramiento de que dichos cambios contribuirán alcanzar la meta final del proyecto. La gerencia del alcance consiste en una serie de cuatro (4) acciones para ayudar al gerente del proyecto a manejar los resultados del mismo, estás son:

1. Definir el alcance del proyecto: es identificar todo el trabajo que el proyecto ejecutará para alcanzar su meta final. El trabajo incluye las actividades identificadas en el marco lógico y las actividades que el equipo del proyecto ha identificado como necesarias para apoyar al mismo, algunas de las mismas incluyen desarrollo de las capacidades del equipo, gerencia de los interesados en el proyecto, reuniones y presentaciones del proyecto, y todas las actividades importantes que consumirán los recursos del proyecto. La definición del alcance está conformada por:

 Declaración del alcance del proyecto: se utiliza para desarrollar y confirmar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados. Debe incluir la justificación del proyecto, una breve descripción de los resultados del proyecto y sus beneficios, un breve resumen de las mayores restricciones del proyecto, suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas externas y una declaración de lo que constituye el éxito del proyecto. Es tan importante el definir lo que el proyecto realizará como lo que el proyecto no incluirá, esto ayuda a aclara las percepciones y expectativas de los interesados en el proyecto. La declaración del alcance del proyecto también se la utiliza para comunicar cualquier cambio aprobado del proyecto.

 Estructura de desglose del trabajo: una vez que la declaración del alcance ha sido completada, el siguiente paso para definir el alcance es desglosarla en partes manejables. El propósito es desarrollar una lista completa de todas las tareas requeridas por el proyecto, esta lista será utilizada para determinar los recursos como el tiempo, habilidades y costos estimados. También se utiliza como lineamiento para la medición de la ejecución y monitoreo del proyecto, y apoya una comunicación fluida de las responsabilidades del trabajo.

 Plan de control de cambios del alcance del proyecto: específica el proceso para someter cualquier cambio al alcance del proyecto, identifica las personas con responsabilidad para aprobar los cambios y el rol del gerente para determinar las implicaciones de los cambios solicitados sobre el cronograma y presupuesto. El propósito de este plan es minimizar la desviación del alcance. Los componentes de este plan incluyen: Forma de pedido de cambio del proyecto, análisis de cambio del alcance, aprobación del cambio del alcance, actualización de la declaración del alcance y comunicar los cambios al alcance.

2. Asignar trabajo del alcance: una vez que todo el trabajo necesario para cumplir con el proyecto se ha identificado, el siguiente paso en el proceso de

...