IMPORTAMCIA DE LOS ARCHIVOS

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

Objetivos.

El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los documentos.

Constituye el centro de información disponible en todo momento, la documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.

Asegurar una perfecta conservación de los documentos, toda documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire y evitar su pérdida.

Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información, si los documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.

Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.

Características del Archivo.

Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe adaptarse a sus objetivos o fines. Por ejemplo si la actividad principal de una empresa es la construcción, la parte más importante será lo relacionado con planos, contratos, si la empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a las posibilidades económicas de ésta.

La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible, el sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite su consulta inmediata y agilice el trabajo.

Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar eficazmente.

El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja, los documentos deben guardarse en forma técnica, de manera que puedan ser encontrados por toda persona autorizada. Las normas establecidas para el archivo deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo, ya que la organización del archivo no debe ser de exclusivo conocimiento del archivista.

Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y de quipo sencillo.

Importancia.

Cada una de las dependencias de la empresa requiere conservar sus respectivos documentos en forma ordenada.

Ejemplo el Departamento de Contabilidad, los documentos que tramita deben ser archivados técnicamente para facilitar su consulta.

Principio de la Organización de Archivos.

Los principios de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.

1. Principio de Procedencia.

Esta dado por el autor del documento que puede ser una persona natural o jurídica.

El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.

Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para lo administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series.

El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.

1.1. Aplicación del Principio de Procedencia.

Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

- Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia.

- El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las agrupaciones

documentales: fondos, secciones, series.

- Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de

acuerdo a la actividad o función que lo genera.

- Este principio se aplica a todos las tareas relacionadas con el quehacer archivístico

2. Orden Original.

Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respetase el orden natural de los documentos ya que son producidos en

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