Informe De La Auditoria

A. PAPELES DE TRABAJO

Toda auditoria de mercadeo es diferente, por lo tanto los papeles de trabajo que diseñe el auditor serán diferentes en cada caso, los cuales se ajustaran a las necesidades.

Los papeles de trabajo del auditor, sirven de eslabón para unir el informe de auditoría a los registros y datos del cliente, pues se constituyen en:

• una prueba de validez de ambos.

• Indica el grado de confianza o la falta de ella, en los sistemas de mercadeo según se exprese en las conclusiones y recomendaciones del reporte.

• Constituyen fuente de referencia, ya que en años subsiguientes, los papeles de trabajo ayudaran al auditor a solucionar los asuntos que se presentan en diversas funciones o actividades propias de la empresa, tales como ventas, distribución y publicidad.

• Sirven como base al auditor para revisar la ejecución del trabajo de su personal.

• Sirven como guía para auditorias posteriores al mismo cliente.

• Probaran la validez en la reconstrucción del reporte de auditoría, en caso que los registros del cliente sean robados, extraviados, quemados o alterados.

Papeles de trabajo en una auditoria de mercadeo.

1. Balance dictaminado. (es la opinión profesional, si el balance refleja de manea razonable la situación financiera de la empresa, conforme a los Principios de Contabilidad Gral. Aceptado -PCGA)

2. Algunos balances mensuales.

3. Uno o varios estados de resultado.

4. Memorandos, notas, recados.

5. Registros de vetas.

6. Reportes de vendedores.

7. Presupuestos de ventas, publicidad, producción.

8. Reportes de investigación de mercado.

9. Contratos entre la empresa y diversas agencias encargadas de manejar campañas de publicidad, promoción de ventas, investigaciones de mercados, que se juzguen convenientes y necesarias

10. Otros que estime convenientes o pertinentes el auditor.

NOTA

 El tiempo que dure la auditoria, los papeles de trabajo deberán ser protegidos, controlados y conservados.

 Debe señalarse a cada miembro dedicado a la auditoria, la responsabilidad en la preparación de cada papel de trabajo, el cual debe ir fechado y firmado por el responsable. Cuando un supervisor o socio revise los papeles de trabajo, deberá firmar en señal de enterado.

 El primer papel de trabajo en toda auditoria es LA CEDULA INDIVIDUAL DEL CLIENTE

B. EL INFORME DE LA AUDITORÍA.

La elaboración del informe de auditoría operativa es el punto final del proceso de captación y

tratamiento de la información obtenida de la organización auditada. Esta información ha de ser suficiente para que el auditor, con su experiencia y conocimiento, sea capaz de realizar un diagnóstico y realizar unas recomendaciones

La captación de la información de auditoría.

La información es la materia prima con la que trabaja el auditor, esto da origen a pregunto-se: ¿Qué información hay que buscar?, ¿Dónde se encuentra?, ¿Cómo darle una coherencia? y otras más.

El auditor operativo, antes de iniciar la recopilación de información necesita:

1. Saber que información es significativa y cual no lo es.

2. Tener un esquema conceptual con el que ordenarla y clasificarla.

3. Saber cuáles son los medios para obtenerla.

4. Saber cómo se puede obtener al menor coste posible.

Obtención de Información

Explotación de la información propia de la unidad de auditoría. Análisis documental.

La información necesaria se puede obtener accediendo a las bases de datos corporativas, o a la memoria de actividades de la organización, sin necesidad de requerir información a la unidad auditada. Por ejemplo información relativa al personal o la ejecución del presupuesto. Básicamente se trata de realizar un análisis documental que nos permita hacemos una composición del lugar de la organización a auditar. Recogeremos información diversa, en cantidad y calidad, la analizaremos y la clasificaremos para su uso posterior.

Dos recomendaciones:

1. No recopilar información indiscriminadamente (costo tiempo y esfuerzo intelectual).

2. Un estricto orden en la clasificación de la información (tratamiento efectivo).

Cuestionario de Chequeo.

Este cuestionario es útil cuando la información propia es escasa y / o la unidad auditada se encuentra en una ubicación lejana. La información obtenida a través de él nos permite adelantar un pre diagnóstico, de la situación de la unidad y orienta el trabajo de campo. Este cuestionario ha de tener un diseño estándar, idéntico para todas las unidades a auditar, permitiendo así la comparación del estado de una unidad con otras o de esta misma unidad en diferentes instantes de tiempo.

Observación directa.

-Es una técnica que nos permite captar con todos nuestro sentido la realidad de la organización y puede ser de dos tipos. No participante es aquella en que el auditor observa externamente el proceso sin interferir en ellos. Y participante es aquella en la que el auditor participa en los procesos de la unidad auditada, sea integrándose en el grupo y sus actividades. En cualquier caso hay que definir el objetivo de la observación (cuál es el motivo de su realización), las variables de la observación (que queremos observar, planificación de la observación (que haremos durante la observación y trascripción de la observación (como se expresara la observación, por escrito, visualmente, etc)

Entrevista.

Es una técnica útil y arriesgada, ésta representa la inversión del territorio laboral de una persona, es lógico por lo tanto reacciones defensivas e incluso hostiles. Una forma de 'rebajar" tensión está en adoptar una postura amigable y de colaboración. El rendimiento de la entrevista depende de los siguientes factores (repartidos por igual entre el auditor y el entrevistado); la experiencia y los conocimientos del auditor y la predisposición y los conocimientos del entrevistado.

Cuestionarios Específicos.

Tienen como finalidad obtener información más especifica derivada de la entrevista y la observación directa realizada con anterioridad Estos cuestionarios pueden ser de índole diversa por su forma y contenido: cuestionarios cuantitativos o cualitativos, cuestionario sobre clima de organizativo, sobre liderato, sobre dedicación a actividades, carga de trabajo, etc. Loa cuestionarios pueden dirigirse genéricamente a la organización o a las personas, individualmente. El cuestionario es una técnica barata pero presenta inconvenientes: hay una falta de feedback entre el auditor y encuestado; es posible que se produzca engaño en las respuestas;

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