MAPEO DE PROCESOS

INTRODUCCIÓN 3

UTILIDAD 3

DISEÑO DEL PROYECTO. 8

RESPONSABLES 8

DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO 9

ESTUDIO PRELIMINAR 9

FUENTES DE INFORMACIÓN 9

PREPARACIÓN DEL PROYECTO 10

PROGRAMA DE TRABAJO 11

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES 12

PARTICIPANTES 12

RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN 12

CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN 12

Capacitación del personal 12

Levantamiento de la información 13

Investigación documental: 14

Consulta a sistemas de información 14

Encuesta: 14

Observación directa 16

Integración de la información 17

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN 18

TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÀLISIS 19

Organizacionales. 20

Cuantitativas. 20

PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL 21

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES 22

TIPOS DE RECOMENDACIONES 22

ELABORACIÓN DEL INFORME 23

PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN 23

A OTROS NIVELES JERÀRQUICOS 25

REPRODUCCIÓN DEL MANUAL 25

IMPLANTACIÓN DEL MANUAL 26

MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN 26

ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL MANUAL 28

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN 29

INTRODUCCIÓN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal, que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

a) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.

b) ÍNDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

c) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

d) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

e) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a

sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.

f) RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

g) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

1. Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté

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