Memorandum De Planificacion

OFICIO Nº 0115-2010-OCI/ECC Ciudad, 30 de Setiembre de 2014

Señor

Pedro Villa Palomares

Presidente del Directorio de La Entidad Benéfica

Jirón Las Amatistas 1298

Ciudad.-

ASUNTO: Remisión de Memorándum de Control Interno

REF. : Auditoría Financiera y Presupuestal - Ejercicio 2013

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Me dirijo a Usted, en relación al asunto de la referencia, con la finalidad de remitir adjunto al presente el Memorándum de Control Interno relacionado con la Auditoría Financiera y Presupuestal, Ejercicio 2013; cuya acción de control se encuentra programada en el Plan Anual de Control para el presente año.

Es de indicar que en el citado documento se consignan las debilidades y deficiencias detectadas en algunos sistemas administrativos vinculados al proceso de auditoría antes señalado; asimismo, se precisan las recomendaciones correspondientes.

Al respecto, solicitamos a vuestro despacho disponer la implementación de las recomendaciones contenidas en el Memorándum de Control Interno mencionado, informándonos de las acciones adoptadas en un plazo de quince (15) días calendarios de recepcionado el citado documento, con la finalidad de dar cumplimiento a las mismas.

Atentamente,

CPC. …………………………………..

Jefe de la Oficina de Control Institucional

La Entidad Benèfica

MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO

Señor

Pedro Villa Palomares

Presidente del Directorio de La Entidad Benéfica

Jirón Las Amatistas 1298

Ciudad.-

De acuerdo a lo programado en el Plan Anual de Control del año 2009, aprobado mediante Resolución de Contraloría N° YYY-2014-CG del 25.Ene.2014, publicado en el Diario Oficial El Peruano el 28.Ene.2014 y registrado en el Sistema de Control Gubernamental con el Código N° 3-ZZZZ-2009-003, la Oficina de Control Institucional de La Entidad Benéfica, viene desarrollando la Auditoría Financiera y Presupuestal, Ejercicio 2013.

La auditoría se ejecuta de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las Normas de Auditoría Gubernamental, aprobadas mediante Resolución de Contraloría N° 162-95-CG de 26.Set.1995, modificada por Resoluciones de Contraloría N°s 141-99-CG, 259-2000-CG, 012-2002-CG y 089-2002-CG de 25.Nov.1999, 07.Dic.2000, 21.Ene.2002 y 09.May.2002, respectivamente.

Tales normas disponen, que al planear y desarrollar nuestra auditoría consideramos evaluar la estructura y sistema de control interno, relacionada con las actividades de la entidad a fin de identificar áreas críticas que requieran un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad y establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría.

Nuestro estudio y evaluación no revela necesariamente todas las debilidades que podrían existir en el manejo de las citadas actividades, en virtud al carácter selectivo de las pruebas de registros y de la información examinada, aspecto que rige el desarrollo de la labor de auditoría.

La proyección de cualquier evaluación de la estructura, a futuros periodos, está sujeta al riesgo de que los procedimientos se vuelvan inadecuados debido a cambios en las condiciones o que la actividad de diseño y funcionamiento de las políticas y procedimientos pueda deteriorarse, aspectos que se deberá tener en cuenta para proceder a una constante revisión y actualización de los controles señalados.

Mediante el presente Memorándum de Control Interno, damos a conocer las debilidades, deficiencias y recomendaciones que deben ser subsanadas por la administración; estas deficiencias comprenden aspectos relacionados con debilidades en el diseño de operación de la estructura de control interno, que podrían afectar significativamente la información financiera y presupuestal de la entidad.

OBSERVACIONES DE CONTROL INTERNO

1. DEFICIENCIAS DE CONTROL EN EL MANEJO DEL FONDO FIJO

Como resultado del arqueo de fondo fijo practicado con fecha 20 agosto .2014, se ha evidenciado lo siguiente:

• La persona responsable del manejo de fondo fijo alcanzó una Resolución de Presidencia Nº 018-2013-P-LEB de 15.FEB.2013, por el cual se aprueba el manejo del Fondo Fijo para Caja Chica por el importe de S/.2,000.00 (dos mil y 00/100 Nuevos Soles) para atender gastos por la fuente de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados de la Entidad y por el ejercicio 2013. Consultado el Gerente General de La Entidad Benéfica, así como la persona responsable del manejo de este fondo, manifestaron existía una directiva respecto al manejo de Fondos; la misma que no ha sido alcanzada a la Comisión de Auditoria, pese a los reiterados pedidos, por tal razón, se desconocen los topes máximos de desembolso, así como las oportunidades de plantear la rendición y reposición de los fondos, así como el monto máximo de desembolso para cada operación; además, de la no existencia de la oportunidad en que se debe rendir cuenta por un vale provisional, entre otros.

• Existencia de documentos que registran fechas, desde el mes de julio 2013 que no han sido rendidos ni regularizados oportunamente. Como ejemplo citamos los siguientes gastos realizados no rendidos oportunamente:

Ticket s/n de 02.07.2013 Tottus por S/. 15.20

Ticket s/n de 06.08.2013 Metro por 13.50

B/V 003456 de 25.08.2013 Creaciones Julianna 17.00

B/V 002790 de 27.08.2013 Inversiones Lubrix SAC 15.00

F/. 000334 de 01.09.2013 Negocios Filios 37.60

F/. 004567 de 06.09.2013 Distribuciones Ortigas 37.80

Ticket s/n de 14.09.2013 Metro 18.50

• Los gastos registrados por conceptos de consumo y artículos comestibles para el Directorio y registrados por algunos funcionarios y/o servidores no se

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