Negociación: Actores Intervinientes

Negociación: Actores Intervinientes

Orlando Antonio Zura Baeza

Comunicación Efectiva

Instituto IACC

31 de Agosto 2014

Instrucciones y Desarrollo

1.- Seleccione en su espacio laboral una situación de conflicto que requiera una negociación y descríbala.

Actualmente estamos en el proceso de negoción por el servicio de Mantenimiento Técnico de equipos, el cual involucra una serie de actividades que serán cubiertas por dicho contrato. El contrato está considerado mantenerse a largo plazo, es decir “cuatro años” con el proveedor adjudicado y tiene los siguientes servicios:

 Servicio de Mesa de Ayuda.

 Servicios de Activos Tecnológicos.

 Servicios de Soporte Remoto, In- Situ o terreno.

 Servicios de Incidentes y Requerimientos.

 Servicios de Soporte de servidores.

Esta negociación cubre todos los edificios centrales y sucursales que tiene la compañía, el cual debe considerar tiempos de respuesta o ANS (Acuerdos de Niveles de Servicio), los cuales definen el tiempo de atención para cada tema que se solicite.

Dicha negociación considera varias partes o secciones en su proceso, las que finalmente dejaran establecido quien será el proveedor adjudicado. En este las etapas consideradas son las siguientes:

 Definir los objetivos y necesidades.

 Generación de las bases de licitación.

 Invitación a los proveedores.

 Negociación con los proveedores.

 Set de preguntas y respuestas.

 Segunda ronda de preguntas y respuestas.

 Revisión de servicios ofertados.

 Adjudicación de proveedor.

 Iniciación del servicio.

Cada una de estas fases cumple un rol en las negociaciones, ya que estas se realizan tanto a nivel externo, es decir con los proveedores participantes; como a nivel interno entre las áreas, en donde es necesario llegar a obtener acuerdos para que el proceso sea transparente, solido y lo menos complicado que se pueda.

En este tipo de negociaciones, los conflictos comienzan desde un inicio en donde en este caso el área técnica levanta todas las necesidades existentes, las cuales necesita cubrir para tener un buen servicios, sin embargo, debe revisar con el área de Compras corporativas si existe el presupuesto suficiente para poder cubrir la demanda de estos servicios. Adicionalmente, tenemos los posibles conflictos que se producen por el no cumplimiento de los tiempos en los entregables, es decir, que se deben cumplir ciertas fechas para obtener la información necesaria de cara a la entrega de las Bases a los proveedores. Después de lo indicado tenemos la negociación propiamente tal, es decir acá se manejan las diferencias directas con cada uno de los proveedores, es decir, que si logran cubrir las expectativas del servicio solicitado o no; ya que normalmente los proveedores tienden a generar ellos bases de lo que pueden cubrir, las cuales no necesariamente responden a los que el cliente necesita. Finalmente tenemos el cierre del trato, el cual también es una negociación interna en donde se ponen en la mesa todos los antecedentes de los proveedores; algunos serán más baratos que otros y también existirán diferencias técnicas entre unos y otros. Por ende en este punto se debe buscar el equilibrio entre costo y beneficio, para obtener un servicio de calidad.

2.- Distinga los actores intervinientes y, de acuerdo al cuadro de Munduate y Martínez revisado en la semana 8, referente a los estilos de gestión de conflicto, identifique las características de cada uno de ellos.

Dentro de la negociación que se está llevando a cabo existen diferentes actores, los cuales son parte integral de una negociación completa y compleja. Cada uno de estos actores tiene un papel preponderante en cada una de las actividades que se desarrollan dentro de una negociación y es por esto que intentare definir cuáles son los actores y las características más representativas que tiene cada uno.

Los actores involucrados en esta negociación son: el área técnica, el área de compras, la Gerencia de Tecnología, los proveedores y el mismo usuario interno que recibirá el servicio de lo que se acuerde en la negociación.

A continuación indicaremos los estilos de gestión y el actor que más lo interpreta para esta negociación en curso:

En el “Estilo Integrativo”, desde mi punto de vista está integrado por la Gerencia de Tecnología, la cual busca integrar de uno u otra forma a las partes en conflicto. Esta persona que representa a la Gerencia de Tecnología tiene la capacidad de generar unión en las personas, logrando una alta colaboración entre las áreas en conflicto, que en este caso son el área técnica y el área de

...