PROPUESTA DE INTERVENCIÓN DE DIAGNÓSTICO

CANOPO, S.A. de C.V.

Juan Pérez y Pérez

[PROPUESTA DE INTERVENCIÓN DE DIAGNÓSTICO]

Propuesta de intervención diagnóstico para el área de logística de las sucursales ubicadas en Puebla y Oaxaca.

Objetivo.

Establecer las normas y/o lineamientos generales a observar para validar que se cumple con:

• La recepción de la mercancía en los almacenes de Puebla y Oaxaca.

• El correcto control del almacén en ambas ciudades.

• El correcto manejo y cuidado de mercancía dentro de la bodega de Puebla.

• El registro correcto tanto de entradas como de salidas de la mercancía a piso de venta, así como de las enviadas al estado de Oaxaca.

• El buen trazo de rutas de entrega de la mercancía del almacén de Puebla al de Oaxaca.

• El control interno establecido en la empresa para las áreas de almacén, distribución y equipo de reparto en ambas sucursales.

Fuentes.

Las Fuentes internas a las que recurriremos en primer punto, son a los manuales de organización que debe de tener la organización para su correcto funcionamiento, así como la obtención de información del propio personal de la entidad, en específico, del área del almacén y reparto de las sucursal de Puebla, para así, combinando ambas fuentes de información, poder obtener la información mas cierta con respecto al funcionamiento de las respectivas áreas mencionadas.

Así mismo, habrá que reconocer cuales son las políticas del control interno y, su grado de cumplimiento, dentro de las áreas que examinaremos.

Por su parte, se recurrirá también a fuentes externas de información, como son la opinión de expertos con respecto al manejo de mercancías en situaciones y organizaciones similares, además de la opinión de expertos en cuestión de construcción y mejoras, para que den la opinión que consideren pertinente sobre el estado actual de las instalaciones donde se resguardan las mercancías.

De igual forma, habrá que tomar en cuenta las opiniones del propio personal de éste despacho, al realizar los viajes de entrega del estado de Puebla a Oaxaca, para conocer cual es el estado real de las rutas definidas para realizar este trayecto.

Por otro lado, habrá que hacer entrevistas a los proveedores para conocer el porque existen los errores dentro de las entregas a la organización.

Investigación preliminar.

Dentro de la investigación preliminar efectuada por nuestro personal, consideramos que existe un vacio de control interno dentro de las áreas examinadas pues por las entrevistas realizadas al personal pudimos detectar y la revisión rápida de documentación, hemos determinado que:

1. Nadie en el almacén sabe quiénes son los responsables de los diferentes procesos del almacén. (El gerente de logística lleva incapacitado 6 meses y el 25% de la plantilla de almacenes de Puebla es nueva y no han recibido ninguna capacitación).

2. Se revuelve la mercancía de Puebla con la de Oaxaca. No hay zonas de almacenamiento por estado.

3. Las rutas de entrega de mercancía no son adecuadas, se gasta mucho dinero en viáticos, se dan muchas vueltas y la mercancía llega en mal estado.

4. Los camiones de trasporte de la compañía han sido asaltadas 7 veces en el último año. (Se sospecha que 2 choferes están confabulados con los asaltantes).

5. Se le ha pagado a los proveedores mercancía que fue devuelta y también se detectaron facturas pagadas 2 veces.

6. El programa de SW del almacén es muy lento, por lo que registran todo en una libreta y luego lo capturan en la noche; pero no les da tiempo y lo dejan para otro día. La información del sistema no es confiable.

7. El techo de la bodega 1 tiene una gotera y ya se echó a perder un lote completo de ropa de niñas que asciende a $650,000.00.

8. 3 de los proveedores más fuertes están entregando mercancía no pedida (en tallas y colores).

9. No han hecho inventario de mercancía en los últimos 10 meses pues no tienen tiempo para hacerlo.

Preparación del proyecto de auditoría.

Para poder llevar a cabo la auditoría, proponemos que para la primera etapa se disponga de diez elementos del despacho, de los cuales cinco estarán dedicados a las entrevistas con el personal de las áreas a revisar, además de la revisión y cotejo de la documentación que se considere necesaria como son los manuales de organización y métodos de la empresa, los controles de almacén tanto impresos como los referentes a sistemas electrónicos que tuviese la entidad evaluada, la revisión, mediante pruebas físicas, tanto del control del inventario como del estado que tienen las instalaciones y el espacio físico destinado a la separación y buen resguardo de la mercancía.

Por su parte, otros dos elementos, harán el trabajo de comprobación de rutas del estado de Puebla al estado de Oaxaca, observando en todo momento que se cumpla lo establecido en la empresa así como el comportamiento del personal que se dedica al traslado de la mercancía, además de corroborar el estado físico de las unidades que conforman el equipo de transporte y comprobar el rendimiento establecido que éstas deben de tener.

Dentro de la etapa de operación de la intervención de diagnóstico, se dispondrán de tres elementos para la elaboración de cédulas y trabajo de revisión.

Dentro de la etapa de estudio de la situación actual de la empresa y elaboración de la propuesta de mejora se tendrá a cuatro personas calificadas dentro del área.

Todo lo anterior se verá reflejado dentro del documento que se entregará al final de dichas pruebas donde daremos nuestra opinión sobre el manejo actual así como las recomendaciones que consideremos pertinentes para la mejora y solución de los problemas que se presentan en las mencionadas áreas de la empresa.

El programa de trabajo, estará comprendido por un periodo de tres meses, distribuyendo el tiempo de la siguiente manera:

Concepto Mes 1 Mes 2 Mes 3

Entrevistas al personal.

Revisión de manuales de organización y métodos.

Revisión y cotejo de documentos.

Revisión y cotejo de información contable impresa y dentro del sistema de la empresa referente al área de logística.

Revisión física del almacén.

Revisión de las instalaciones y manejo de mercancía

Viajes en las diversas rutas que se tienen para la entrega de mercancía.

Elaboración de cédulas.

Concepto Mes 1 Mes 2 Mes 3

Estudio de la situación actual de la empresa.

Elaboración de la propuesta

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