Procedimiento normalizado de almacenaje en farmacias.

Objetivo:

Establecer los lineamientos que debe cumplir el personal encargado de Farmacia del CIMMS y Farmacia Externa del HRU.

Lineamientos generales:

Condiciones de almacenaje para medicamentos e insumos para la salud:

• Particulares: Las condiciones específicas y diferentes a las condiciones normales de almacenamiento, las cuales se indican en el marbete del medicamento.
• Normales: La conservación de los medicamentos en locales secos (no más de 65 % de humedad relativa), bien ventilados a temperatura ambiente     (entre 15 °C y 30  °C), protegidos de la luz intensa y de olores extraños u otras formas de contaminación.
• Refrigerado:  Limpio y ordenado, exclusivo para insumos, con termómetro calibrado, solo para insumos que necesitan conservarse, a una temperatura entre 2 y 8 °C,  debe tener un registro de mantenimiento, efectuar registro de temperatura mínimo tres veces al día.

Alcance:

Esta guía deberá ser aplicada por el Auxiliar de Farmacia, Encargado del CIMMS y el Responsable Sanitario.

Responsabilidad:

El Auxiliar de Farmacia debe:

1. Llevar a cabo el acomodo de los medicamentos e insumos para la salud de acuerdo a las áreas determinadas
2. El almacenamiento en caso de medicamento e insumos para la salud que tengan fecha de caducidad será de acuerdo a PEPS (primeras entradas, primeras salidas) y Primeras Entradas, Primeras Caducidades. Así como un orden posterior que clasifique medicamentos e insumos para la salud por  orden alfabético, por presentación y por gramaje.
3. Resguardar los medicamentos e insumos para la salud que requieran refrigeración (2 ˚C a  8˚C).
4. Almacenar los medicamentos e insumos para la salud caducados en el lugar destinado para este fin.
5. Resguardar el Medicamento Psicotrópico del grupo I, II y III en el área designada para Medicamento Controlado.
6. Almacenar medicamentos e insumos para la salud de acuerdo a lo establecido en su etiqueta.

El Responsable Sanitario debe:

1. Revisar que los medicamentos cumplan con la normatividad para su almacenamiento (FEUM).
2. Supervisar que los medicamentos que tengan la caducidad más próxima, sean colocados al alcance para su surtimiento inmediato.

1. Revisar que el medicamento Psicotrópico del grupo II y III sea resguardado en el área designada para Medicamento Controlado.
2. Revisar, en el caso de Medicamentos del Grupo I, II y III, que el mismo se almacene según la Legislación Sanitaria vigente.
3. Verificar que los Sistemas PEPS y PCPS se lleve a cabo.
4. Designar un lugar en la Farmacia para almacenar el medicamento caducado, deteriorado o asegurado.
5. Supervisar que se realicen los registros de temperatura donde se almacena medicamento, por lo menos 3 veces al día.
6. Verificar que los medicamentos de los grupos I, II y III se encuentren debidamente resguardados bajo llave.
7. Revisar que se lleve a cabo el sistema de Primeras Caducidades, Primeras Salidas, con respecto a su fecha de caducidad.
8. Verifica que los medicamentos se almacenen según lo establecido en el Cuarto Suplemento de la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos.
9. En el caso de un medicamento que se encuentre en rastreabilidad, se debe mantener almacenado en el área designada e identificada para ello, en confinamiento hasta determinar su situación legal. En caso de ser necesario, se notifica  a la Comisión Federal Para Riesgos Sanitarios para su destrucción.

El Encargado del CIMMS y Responsable Sanitario supervisa al personal para:

1. Almacenar:

1. Los medicamentos e insumos para la salud en función de las áreas designadas.
2. El medicamento del cuadro básico de primer nivel, segundo nivel, controlado grupo II y III (en el área restringida de Medicamentos Controlados), ordenar por orden alfabético, presentación y gramaje (respetando PCPS) en lugares previamente establecidos.
3. Los medicamentos e insumos para la salud de izquierda a derecha, por anaquel, de arriba hacia abajo, considerando la fecha de caducidad. Al acomodar los medicamentos e insumos para la salud se rotan hacia el frente los que ya se encuentran en anaquel, es decir, los que entraron primero son los primeros que salen (Sistema PCPS primeras caducidades, primeras salidas).

1. Ubicar el medicamento caducado, deteriorado o de dudosa procedencia, en el área designada por el Responsable Sanitario; ésta debe estar claramente identificada.
2. Realizar registros de temperatura de las cámaras de refrigeración que almacenan  medicamento, por lo menos 3 veces al día.

Desarrollo del proceso

Criterios a considerar:

A. Organización de los medicamentos e insumos para la salud.

1. Ubicación:

• El establecimiento debe contar con espacio físico suficiente para la movilidad del personal entre los anaqueles. Así como también espacio entre los productos, de tal manera que se permita la limpieza diaria y una adecuada visibilidad.
• Mantener el establecimiento limpio, ordenado para facilitar el manejo de insumos para la salud y evitar la fauna nociva.

1. Orden de los insumos para la salud:

• Cada insumo para la salud debe ubicarse en el anaquel destinado a su almacenaje y evitar que los productos se coloquen directamente sobre el piso a fin de impedir que éstos se mojen o se deterioren.
• Utilizar el sistema PCPS, acomodar los medicamentos e insumos para la salud de manera que los que caducan primero, estén en primera fila para surtirlos. Cuando se reciben en el establecimiento, revisar siempre la fecha de caducidad. Emplear este criterio como el de máxima prioridad, previo al acomodo por orden alfabético, presentación, gramaje.
• Revisar en el momento que se reciben del proveedor, las condiciones de almacenaje o conservación especificados en el marbete de cada insumo para la salud.

1. Refrigerador:

• Debe mantenerse limpio y ordenado
• Debe utilizarse sólo en insumos para la salud
• Debe contar con un termómetro calibrado
• Se colocan en el refrigerador los insumos para la salud que necesitan conservarse a una temperatura entre los 2° C y 8°C
• El establecimiento debe contar con el certificado de calibración del termómetro del refrigerador, emitido por un establecimiento autorizado por el Centro Nacional de Metrología (CENAM)
• Efectuar un registro de temperatura (de cuerdo al formato A1-PNO 002. Registro de temperatura del refrigerador), cuando menos tres veces al día, indicando la hora y la temperatura.
• Anotar fecha y persona que realiza la lectura, vigilando que la temperatura esté entre los límites  de 2° C y 8°C.
• Mantener los registros de temperatura.
• Abrir el refrigerador lo menos posible.

B. Conservación de la calidad de los insumos para la salud:

• Los medicamentos deben conservarse en un espacio con no más de 65% de humedad relativa, bien ventilados a temperatura ambiente (no mayor a 30°C), al resguardo de la luz y fuentes de contaminación.
• Para comprobar las condiciones de almacenamiento indicadas por el fabricante, se debe contar con un sistema de registro (manual o automatizado)  de las condiciones de temperatura y humedad, que utilice instrumentos de medición calibrados (termo higrómetro), así como un sistema de control de temperatura que proporcionen dichas condiciones, como puede ser un sistema de ventilación adecuada o de aire acondicionado.

1. Temperatura y humedad

• El lugar debe mantenerse ventilado
• Los envases de los medicamentos y demás insumos para la salud  no se deben abrir.
• Evitar la exposición al calor
• Registrar diariamente las condiciones ambientales con un termo higrómetro calibrado (formato anexo A1-PNO 002. Registro de temperatura y humedad relativa del medio ambiente)

1. Luz        

• Considerar la orientación del sol y la luz artificial debido a que pueden dañar los medicamentos y demás insumos para la salud, siendo la luz solar la más nociva.
• Las ventanas se deben proteger utilizando cortinas y/o toldos.
• Conservar los insumos para la salud en sus envases secundarios (cuando lo tengan)
• No exponer los medicamentos y demás insumos para la salud directamente al sol  y a la luz artificial.

Referencias bibliográficas

• Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos. (2014). Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos para la salud. 4ta Edición.

Anexos

A1-PNO 002. Registro de Temperaturas y Humedad.

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