Programa De Auditoria Para El Area De Caja

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL ÁREA DE EFECTIVO, CAJA Y BANCOS.

INTRODUCCIÓN:

Este capítulo tiene como objetivo determinar los procesos a implementarse por el departamento de Auditoria Interna para el Control del área de efectivo, Cajas, y bancos.

Además resaltar la Importancia de Auditoria interna en las entidades financieras en la implementación de Controles Internos y de las revisiones pertinentes para aseverar que los procesos están aplicados de acuerdo a la normativa vigente y que los resultados de los balances sean razonables.

NORMATIVA:

Las entidades financieras controladas por la Superintendencia de Bancos y seguros por pertenecer al Sistema Financiero deben tener un Auditor Interno; ya que así lo determina la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero en el Artículo 84 en el cual manifiesta: “Toda Institución del Sistema Financiero, tendrá un Auditor Interno y un Auditor externo, calificado en cuanto a su idoneidad y experiencia por la Superintendencia, respecto al segundo la

Superintendencia llevará un registro correspondiente”.

GENERALIDADES:

Entre las áreas más importantes de las entidades financieras o bancos, está el área de Cajas, ya que entre las funciones más importantes de las entidades está la de recaudar los fondos de los clientes; es así que por el área de cajas el dinero es recibido y entregado a los clientes diariamente, por la importancia que se le da al área antes mencionada el departamento de Auditoria.

El departamento de Auditoria Interna es el encargado de revisar, examinar y analizar el cumplimiento de la normativa vigente, realizar arqueos de caja, recomendar la implementación de controles internos, cotejar datos del sistema con documentos para establecer la razonabilidad de la información, etc.

PROCESOS A EFECTUARSE:

Entre los procesos de auditoría interna a seguir para el Control del área de cajas se encuentran los siguientes:

Arqueo de Cajas:

El arqueo de caja consiste en el análisis de las transacciones de efectivo, durante un lapso determinado de tiempo, con el objetivo de verificar que se haya contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que mantiene la cuenta al momento del arqueo corresponda con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero en efectivo y en cheques. Además sirve para verificar si los controles internos están siendo aplicados de forma adecuada y oportuna.

El proceso a seguir es el siguiente:

• Tener un formato establecido para realizar el arqueo de caja.

• Verificar que los fondos de dinero que manejan los Recibidores Pagadores y los Jefes de agencia sean lo que estipula el Reglamento de Caja.

• Solicitar al Recibidor Pagador los reportes del sistema para verificar valores y saldos.

• Solicitar el dinero que mantengan en cajas; contarlo separando por denominaciones y entre monedas y billetes.

• Solicitar los cheques existentes en caja; verificar datos, fechas y con los datos obtenidos del sistema.

• Revisar los respaldos de transacciones existentes del día como: papeletas de depósitos, retiro, pagos efectuados, cierres de cuenta, etc.

• Cotejar toda la información y la documentación obtenida.

• Establecer la exactitud de valores, si existe sobrante o faltante.

• Llenar el formato de arqueo, el mismo que debe contener firmas del responsable ya sea Recibidor pagador o Jefe de Agencia.

• Constatar la contabilización de los resultados y la aplicación del Manual de Cajas en la parte que competa.

Al finalizar el arqueo, el responsable de Auditoría Interna deberá entregar al custodio todos los valores y documentos en iguales condiciones a las que recibió.

• Deberá realizar el arqueo de todas las cajas de forma individual hasta establecer los resultados de fondo de caja general y presenciara las contabilizaciones de los resultados individuales por cada Recibidor Pagador y del Jefe de Agencia.

Examen Especial a la Cuenta Caja Bancos:

El Auditor Interno y su equipo de auditoria harán constar en el Plan Anual de Auditoria los exámenes especiales a realizarse a las cuentas de caja y bancos en el transcurso del año para verificar la exactitud de los movimientos y la razonabilidad de los estados financieros.

Las herramientas utilizadas por Auditoría Interna para realizar los exámenes especiales quedan a criterio y experiencia del Auditor interno; pero se recomienda que como herramientas básicas deban preparar los siguientes papeles de trabajo:

• Un programa de auditoria para la cuenta Caja - Bancos.

• Un cuestionario de control interno.

• Hojas resumen.

4.4.2.1 Documentos que debe solicitar Auditoria para realizar el examen:

Se recomienda que la documentación básica que deberá solicitar Auditoría Interna para el desarrollo del examen especial es la que se enumera a continuación:

• Flujo de Caja.

• Reporte del Bach de las cajas de los días que se hayan tomado para el examen.

• Confirmaciones bancarias

• Lista de cheques no cobrados

• Lista de cheques investigados

• Informe de Riesgos a los que están expuestos.

• Registros y conciliaciones contables.

• Documentos de respaldo de las transacciones realizadas en cajas en el periodo en análisis.

• Cierres y cuadraturas de cajas del periodo a ser analizado.

• Informes de los Jefes de Agencia y Tesorero en el que conste las novedades reportadas en cajas en el periodo a ser analizado.

• Mayores contables de las cuentas de caja y de bancos.

Procedimientos Básicos a seguir:

Entre los procedimientos básicos que debe seguir Auditoria Interna para desarrollar el Examen especial se recomienda las encuentran los siguientes:

• Examinar el control interno del efectivo.

• Aplicar pruebas sustantivas a las transacciones y a los saldos de efectivo.

• Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos en efectivo con el correspondiente, con los asientos de las cuentas por cobra y con los comprobantes autenticados de depósito.

• Comparar los detalle de una muestra de los desembolsos registrados en diario con los asientos de las cuentas por pagar, con las órdenes de compra, con los informes de recepción, con las facturas y los cheques pagados.

• Obtener un estado bancario de corte, que contenga las transacciones al menos de siete días hábiles posteriores a la fecha del balance general.

• Contar e incluir el efectivo disponible.

• Verificar el corte de ingreso y desembolsos en efectivo del

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