REINGENIERIA Y GESTION DE PROCESOS

INTRODUCCIÓN

En un mundo tan cambiante como en el que actualmente se desenvuelven las gestiones y operaciones comerciales y de manufactura, el cambio es algo intrínseco que existe en todos los ámbitos, por lo que no debe extrañar que se encuentre en el diario vivir de las empresas.

La Reingeniería y la Gestión de Procesos son tan sólo una pequeña parte de esto que es la administración moderna enfrentándose a lo que son los cambios de la actualidad.

En la reingeniería como se podrá ver en lo que a continuación describimos se busca reinventar, cambiar de tal forma los procesos que se acostumbran a realizar para obtener diferentes resultados, normalmente, resultados económicos más eficientes.

En el presente resumen se detallan los puntos más importantes para entender lo que es la reingeniería y la importancia que hoy tiene en la economía mundial.

Se presentan también casos prácticos para ilustrar las definiciones que se presentan en este documento

Finalizamos con un glosario en el que se amplía la definición de los principales términos utilizados a lo largo del documento.

REINGENIERÍA Y GESTIÓN DE PROCESOS

REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOS

El Rediseño de Procesos de Negocios es una práctica creciente en las organizaciones nacionales y centradas en la competitividad de mercados globales. Bajo este enfoque, las empresas se entienden como redes de compromisos entre personas con prácticas de trabajo depuradas que posibiliten una coordinación impecable. Workflow es la herramienta que posibilita el rediseño de procesos y la gestión de éstos.

El Rediseño de Procesos de Negocios requiere un equipo de personas que tengan habilidades en el ámbito del negocio y de las tecnologías de información que más se adapten para la optimización buscada. A partir del diagnóstico efectuado previamente en la identificación de prácticas de trabajo y procedimientos, se puede actuar en la implantación consensuada de nuevas prácticas y flujos de procesos que le den un mayor valor al negocio, asimismo generando niveles crecientes de compromiso en la empresa.

Podemos valorizar en tres aspectos centrales el rediseño de procesos:

Valor Económico: Por lo que implica en mejoría y aseguramiento de ingresos, ahorros al evitar tareas duplicadas y eliminación de cuellos de botellas.

Valor Pragmático: Tiene que ver con el creciente desarrollo de nuevas competencias y habilidades, evidentes mejoras de prácticas de trabajo y la oferta de estándares de impecabilidad en los servicios.

Valor Simbólico: Es la nueva identidad generada que permite a la organización proyectar una capacidad de ejecutar con calidad los servicios ofrecidos. Es un activo de primer nivel.

Herramienta de Workflow

Las herramientas del tipo workflow le dan un soporte sólido al rediseño de procesos, al diseñar, implantar y monitorear soluciones de automatización de los procesos, permitiendo la integración con aplicaciones de software existentes en la organización.

También posibilita simular los procesos actualmente en uso, proyectar el impacto del rediseño, poner en producción nuevas versiones, monitorear procesos y hacer mediciones de flujos de trabajo para múltiples actividades.

Las funcionalidades básicas que debe proveer un workflow son: diseño de formularios electrónicos, diseño de organigrama de la empresa, diseño de flujos de trabajo, identificación de mapas de procesos, monitoreo gráfico de los procesos, simulación gráfica, administración de versiones de procesos, facilidades de Flobots (definir etapas realizadas por una aplicación entrenada para esta labor), arquitectura abierta y escalable y funcionalidad web.

La herramienta de workflow debe, por lo tanto, apoyar la coordinación de acciones dentro de los ciclos de trabajo, identificar los roles, las prácticas y promesas, los estándares de evaluación que permitan monitorear, y evaluar la calidad

Una metodología para el rediseño de procesos de negocios: tópicos y experiencias

Existen diferencias entre quienes se han encargado de realizar el mejoramiento de sus procesos, aunque coinciden en realizar cambios a la manera de realizar los procesos, algunos utilizan una técnica top-down que involucra cambios radicales, para realizar mejoras dramáticas en el rendimiento, conocida como innovación de procesos o Reingeniería de Procesos de Negocios, y otros utilizan una técnica bottom-up, que involucra una menor intervención, generando mejoras incrementales a los procesos existentes, conocida como mejoramiento de procesos de negocios.

El rediseño de procesos de negocios (BPR) se refiere a las iniciativas para realizar mejoras significativas al rendimiento organizacional con base en el aumento de la eficiencia y la efectividad de procesos de negocio claves, sin tomar en cuenta la magnitud o el sentido de estos cambios. La característica más sobresaliente del rediseño de procesos de negocios, es su enfoque en el proceso, a fin de reflejar un cambio de paradigma en el modo en que las organizaciones están concebidas, es decir, del modelo funcional de control jerárquico y distinciones verticales, a una vista donde se enfatiza la integración horizontal entre funciones.

La llave para mejorar el rendimiento de los procesos, es revivificando los procesos operativos y administrativos. Las tecnologías de información (IT, Information Tecnology) han sido vistas como un ingrediente vital, pero si van a procurar beneficios significativos, entonces se debe analizar cuidadosamente y subordinar a una revisión funcional al proceso mismo.

El grupo de procesos informáticos de la Universidad de Manchester, a través de la experiencia obtenida por el diseño de procesos en un amplio rango de compañías, ha desarrollado una estructura metodológica llamada PADM (metodología de análisis y diseño de procesos).

Metodología

PADM puede ser descrito como una estructura de contingencia que provee de herramientas y técnicas para ser utilizadas de acuerdo a las circunstancias de los proyectos individuales de rediseño de procesos. La metodología tiene una influencia particular de:

Metodología de sistemas suaves (SSM).- Es una técnica para resolver problemas complejos no estructurados. Consta de tres fases principales:

 Primera.- Se forma un entendimiento detallado de la situación del problema llamado gráfica rica.

 Segunda.- Liberarse del mundo real y adentrarse al área del pensamiento de sistemas puro.

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