VENTAS

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Control interno

La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno en el área de ventas deberá dirigirse principalmente a los siguientes acpectos.

• Segregación adecuada de las funciones de pedidos de clientes, crédito, embarques, facturación, cobranza, recepción de devoluciones y contabilización.

La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción o los registros contables inherentes a sus propias funciones. Ayuda a que una persona o departamento supervise las operaciones realizadas por otros.

• Existencia de informes prenumerados de las mercancías embarcadas y recibidas por devoluciones de lo0s clientes como base de su correcta contabilización.

La existencia de formas prenumeradas permite controlas que todas las ventas realizadas y devoluciones recibidas han sido registradas adecuada y oportunamente y que se están contabilizando toda slas operaciones que da origen una venta.

• Autorización y documentación de las ventas a crédito de los precios de venta y de las bonificaciones y devoluciones.

Las transacciones relativas a ventas deberán realizarse de acuerdo a los criterios establecidos por la gerencia y considerando aspectos tales como:

• Los precios de venta, condiciones de crédito, descuentos y bonificaciones concedidas deberán basarse en listas de precios, plazos de créditos vencidos etc. Las cuales deberán estar autorizadas por funcionario responsable.

• Todas las devoluciones recibidas de los clientes deberán ser autorizadas por funcionario responsable

• Cualquier operación de venta o devolución deberá ser registrada con base a documentos comprobatorios emitidos con la autorización correspondiente.

• Comprobación aritmética de las facturas y notas de crédito

La comprobación aritmética de la corrección de las facturas y notas de crédito permite a la empresa cerciorarse que las acumulaciones de cifras fueron adecuadamente efectuadas y correctamente registradas

• Existencia de información analítica de las ventas y sus deducciones por líneas de productos, zonas, agentes, sucursales de exportación, márgenes de utilidad etc.

La existencia de esta información ayuda a controlar que las transacciones relativas de ventas se efectúen de acuerdo a los criterios establecidos por la gerencia así como obtener la información básica para controlas las operaciones en esa área.

Procedimientos recomendados

• Comprobar que los embarques fueron recibidos por los clientes y facturados oportunamente

El autor deberá cerciorarse que todos los embarques de mercancías hayan sido facturados en el periodo correspondiente

La verificación de la recepción de la mercancía por parte del cliente es un procedimiento indispensable, es conveniente que este procedimiento se aplique al final del ejercicio cuando el auditor se cerciore del adecuado corte de operaciones y su autenticidad.

• Verificar en las facturas y documentos que amparen las ventas y su costo los cálculos aritméticos, precios unitarios, bonifica iones. Progresividad numérica, contabilización etc.

Dependiendo de la naturaleza de los sistemas de control en esta área, el auditor deberá satisfacerse de que los aspectos mecánicos de control de las transacciones relativas a ventas y su costo realizan adecuadamente.

El procedimiento de verificación de cálculos aritméticos precios de venta y costos unitarios estará íntimamente ligado al sistema de control establecido. Los procedimientos en esta área buscan la verificación del registro de las transacciones comprobando que se han realizado de acuerdo a los criterios establecidos.

• En la medida que sea practico, se harán pruebas globales de las ventas y su costo y de los márgenes de utilidad.

La obtención de análisis y cuadros comparativos con años anteriores con cifras de ventas por líneas, zonas de productos en los que se incluyen también los costos y márgenes de utilidad respectivos, que le permitirán al auditor llevara cabo una mejor y mas eficiente investigación e interpretación de la importancia relativa de las operaciones de la entidad y variaciones y tendencias importantes en un ejercicio.

• Revisión del corte de ventas

Para determinar que todos los artículos embarcados en el caso de devoluciones hasta el cierre dele ejercicio quedaron registrados en el periodo auditado y que las operaciones fueron registradas oportunamente, será necesario que en fecha cercana al cierre de operaciones, el auditor nota de los documentos utilizados en los últimos días de periodo auditado y el los primeros del periodo siguiente.

• Verificación de los impuestos causados

Como parte de la revisión de ventas, el auditor deber verificar correctamente las corrección de los impuestos que se determinan tomando como base las ventajas. Este procedimiento se puede llevar acabo en combinación con otros procedimientos mencionados anteriormente como objeto de evitar duplicaciones en el examen de la documentación.

• Comparación de las cifras contra presupuestos y comprobación de las explicaciones respecto a variaciones de importancia

El comparar las cifras reales de las ventas y del costo de ventas contra las cifras de los presupuestos relativos, permite al auditor conocer las variaciones, de tal forma que al investigar las causas que la originan, se pueden detectar transacciones fuera de lo normal o que no correspondan al periodo auditado.

• Es recomendable que estos procedimientos de auditoria se coordinen con aquellos que se utilicen en cuentas por cobrar e inventarios.

Una revisión coordinada con los procedimientos de revisión de las aéreas de cuentas por cobrar, inventarios y pasivos le dará al auditor una mayor eficiencia en el desarrollo de su trabajo.

• Comprobar la adecuada presentación y revelación en los estados financieros

El auditor deber cerciorarse que en los estados financieros y sus notas, las ventas y su costo representen de conformidad con los principios de contabilidad y que se efectúen las revelaciones q1ue señalan los mismos. En virtud de que los ingresos obtenidos y los costos incurridos constituyen un factor relevante en la determinación de los resultados, el auditor deberá cerciorase que en los estados financieros las modificación de los activos y pasivos hayan sido valuados correctamente y registrados oportunamente

COMPRAS

Control interno

La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno deberá dirigirse principalmente a los siguientes aspectos.

• Segregación adecuada de las funciones

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