Contratación y afiliación a Seguridad Social en el entorno laboral

Informe Del Proceso De Vinculación Laboral Según El Caso de Estudio

Mariela Cecilia Arias Roa

Ficha 2879981

SENA

Contratación Y Afiliación A Seguridad Social En El Entorno Laboral

Instructora Paola Andrea Fernández Rodríguez

Bogotá, Colombia

21 de noviembre 2023

Resumen

El proceso de contratación en Colombia sigue varios pasos y está regulado por normativas laborales. A continuación, se nombrarán dichos pasos con una descripción breve de cada uno, teniendo en cuenta el proceso desde que se inicia hasta que se culmina con procedimiento para la vinculación del nuevo colaborador:

• Reclutamiento: La empresa identifica la necesidad de contratar a un nuevo empleado y comienza el proceso de reclutamiento, que puede incluir la publicación de ofertas de trabajo en diferentes medios, revisión de hojas de vida y entrevistas iniciales.
• Selección: Los candidatos son evaluados en etapas de selección, que pueden incluir entrevistas, pruebas de habilidades y evaluaciones psicométricas. La selección final se realiza calculando las capacidades del candidato para el puesto.
• Oferta de laboral: Una vez seleccionado el candidato, se le presenta nuevamente la oferta de empleo formal que incluye los detalles completos como salario, horarios, perfil del cargo y actividades a desempeñar, así como los requisitos mínimos para la contratación.
• Exámenes médicos: Antes de la contratación, el candidato debe ser sometido a exámenes médicos para asegurar que está en condiciones de desempeñar las actividades del puesto.
• Contrato de trabajo: Una vez aceptada la oferta, se procede a la firma del contrato de trabajo. Este documento debe contener información detallada sobre las condiciones laborales, derechos y obligaciones tanto del empleador como del empleado.
• Afiliación a seguridad social: El empleador está obligado a afiliar al nuevo empleado a los sistemas de seguridad social, que incluyen salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar.
• Registro ante entidades gubernamentales: El empleador debe registrar el contrato de trabajo ante entidades gubernamentales como el Ministerio del Trabajo, para asegurar que esté en conformidad con las leyes laborales vigentes.
• Periodo de prueba: Algunos contratos incluyen un periodo de prueba durante el cual tanto el empleador como el empleado pueden evaluar si la relación laboral es adecuada. Durante este tiempo, ambas partes pueden terminar el contrato sin mayores complicaciones, que en la mayoría de los contratos no puede exceder los dos meses de prueba.

Es importante tener en cuenta que las normativas laborales en Colombia pueden cambiar, por lo que es recomendable consultar fuentes actualizadas o asesorarse legalmente para asegurarse de cumplir con todas las regulaciones vigentes.

1. Introducción

A continuación, se estará realizando un informe detallado en el caso propuesto para el proceso de vinculación de un nuevo colaborador profesional en medicina laboral, el cual estará apoyando en diferentes actividades, entre las cuales están ejecutar el contrato de toma de exámenes de ingreso, periódicos y retiro durante la vigencia 2023 (Enero – Diciembre).

Se debe tener en cuenta cada uno de los paso mencionados anteriormente al momento de sentir que se debe contratar o suplir un cargo junto con la actividades que estás con llevan, se estará detallando en cuanto al candidato al cual se le va a dar la oportunidad de laborar en la organización cuál será su proceso de vinculación detallando el tipo de contrato más conveniente, el proceso de afiliación a la seguridad social, describiendo las acciones que deben realizar la empresa XYZ y la persona a contratar (Tramites en cada una de las entidades, documentos requeridos para la afiliación, soportes, etc.).

1. Cuerpo del trabajo

Para poder realizar el proceso de vinculación de un nuevo empleado después de la publicación de la oferta y la selección final del mismo se debe seguir los siguientes parámetros cada uno paso a paso, esto para lograr la vinculación correcta y con todos los protocolos correspondientes los cuales mencionaremos a continuación:

• Examen de ingreso: El cual debe incluir medico general, audición, vista y motriz.
• Solicitud de documentación dentro de los cuales nombraremos los más importantes y dentro de los que se incluyen los de afiliación a parafiscales:

• Antecedentes judiciales (Policía, Contraloría y Procuraduría).

• Certificaciones laborales anteriores.
• Hoja de vida actualizada.
• Fotocopia de la libreta militar.
• Fotocopia del documento de identidad al 150%.
• Copia del registro civil tarjeta de identidad del hijo mayor de 7 años
• Fotocopia del documento de identidad conyugue.
• Para hijos adoptados el registro civil o documento legal que lo acredite.
• Acta de matrimonio o extrajuicio autenticado.
• Carné de vacunas del Covid-19.
• Certificado de afiliación a EPS no mayor a 30 días.
• Certificado de fondo de pensión y cesantías no mayor a 30 días.
• Certificados de estudio (Bachillerato, cursos y profesional).
• Dos recomendaciones personales firmadas.
• Dos recomendaciones familiares firmadas.

• Socialización y firma del contrato: Después de realizarse los exámenes médicos, estos son enviados a la empresa contratante para seguir con el proceso de vinculación, para este caso el contrato que se recomienda por la fecha inicial de enero y final diciembre 2023 es uno a término fijo con duración a un año y con un periodo de prueba de dos meses.
• Luego de recopilar la documentación necesaria se procede a realizar el proceso de afiliación a los parafiscales, para los riesgos laborales se debe hacer con un día de anterioridad y no siempre se maneja la misma ARL; primero se ingresa a la plataforma virtual que maneja la organización con un usuario y una clave, luego se va a la opción de ingresar nuevo trabajador, ahí sale para diligenciar la información básica del empleado la cual ya está consignada en la hoja de vida, así como el nivel de riesgo al que va a estar expuesto y en este caso como es un trabajador del sector de la construcción el nivel es 5 ya que por el tipo de actividad económica corresponde al de mayor riesgo, se adjunta el documento de identidad y se envía la solicitud. Inmediatamente debe salir un anuncio si fue o no exitosa la afiliación.
• Afiliación a la EPS: Se ingresa a la pagina virtual correspondiente a la Entidad Promotora Salud a la cual pertenece el nuevo colaborador por la parte de empleador, se va a la opción de afiliación de trabajador y en caso de no tener EPS se le hace la respectiva afiliación a una de las que existen, se diligencia el formulario correspondiente y se adjuntan los documentos para soportar la información, cedula al 150%, documentos de identidad de los beneficiarios y acta de matrimonio o extrajuicio.
•  Afiliación a Fondo de Pensiones obligatorio: Si el colaborador no cuenta con un fondo, se escoge uno y se hace la afiliación como nuevo o si ya cuenta con una afiliación anterior se debe ingresar a la pagina virtual que maneje ese fondo con usuario y clave del empleador, se da en la opción de afiliar nuevo empleado y se debe diligenciar toda la información que solicita en formulario, como datos básicos del empleado, vivienda, lugar de trabaja, entre otro.
• Afiliación a Caja de Compensación Familiar: Para está afiliación cada organización maneja una sola caja de compensación para todos los colaboradores de la empresa, se ingresa a la pagina virtual correspondiente con usuario y clave, se dirige a la opción de afiliar empelado, se debe diligenciar todos los datos que solicita el formulario con respecto al colaborador, en caso de tener beneficiario que puedan recibir un subsidio también se debe llenar la información básica junto con parentesco y acta de matrimonio o extrajuicio si no es soltero y por ultimo adjuntar la documentación correspondiente, para hijos menores de 7 años el registro civil y para mayores de 7 años el registro civil con copia de la tarjeta de identidad. Tener presente que para poder recibir el subsidio se debe adjuntar el certificado o último boletín que soporte que el menor se encuentra estudiando.

Finalizando con todos los pasos de afiliación a parafiscales se procede a la firma del contrato y archivo de todos los documentos en físico o digital, ya depende como lo maneje la empresa internamente.

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