Departamentalización.

Departamentalización.

La departamentalización consiste en la agrupación de actividades o funciones bajo una lógica que puede estar dada por la especialización, por la finalidad del trabajo mismo, por un producto, por un proyecto, por un orden geográfico. Cualquier criterio que se utilice, debe permitir la realización del trabajo y no complicarlo.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Un aspecto de la organización es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas. Un departamento, en el sentido más común del término, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la zona sur, la sección de investigación de mercados o la unidad de cobranzas. En algunas empresas, esta terminología se utiliza en forma libre; en otras, especialmente en las grandes, una terminología más estricta indica relaciones jerárquicas. De esta forma, un vicepresidente puede estar al frente de una división; un director, de un departamento; un gerente, de una sucursal, y un jefe, de una sección.

Contemplar la organización como un proceso requiere que se consideren varios factores fundamentales. En primer lugar, la estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque de ellos se derivan actividades. En segundo lugar, debe reflejar la autoridad de que dispone la administración de una empresa. La autoridad en una organización es el derecho socialmente determinado para ejercer el juicio; como tal, esta sujeta a cambios. En tercer lugar, la estructura de una organización, al igual que cualquier plan, debe reflejar su ambiente. Así como las premisas de un plan pueden ser económicas, tecnológicas, políticas, sociales o éticas, también lo pueden ser las de la estructura de una organización, la cual debe estar diseñada para funcionar, para permitir los aportes de los miembros de un grupo y para ayudar a las personas a lograr los objetivos con eficiencia en un futuro incierto. En este sentido, una estructura organizacional viable nunca puede ser estática. No existe una estructura de organización única que funcione mejor en toda clase de situaciones. La estructura organizacional eficiente depende de la situación. En cuarto lugar, puesto que la organización se integra de personas, los de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional deben considerar las limitaciones y las costumbres de las personas. Esto no quiere decir que la estructura se diseñe de acuerdo con las personas en lugar de hacerlo de acuerdo con las metas y las actividades correspondientes. Sin embargo, una consideración importante es la clase de personas con las que se va a formar.

Existe una lógica fundamental en la organización, consistente en los siguientes seis pasos:

1.- Establecer los objetivos de la empresa

2.- Formular objetivos, políticas y planes de apoyo

3.- Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos

4.- Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias

5.- Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades

6.- Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información

Las limitaciones del número de subordinados que se pueden manejar directamente restringirían el tamaño de las empresas sino fuera por la técnica de la departamentalización. El agrupamiento de actividades y personas en departamentos permite ampliar las organizaciones (al menos en teoría) hasta un grado indefinido. Sin embargo, los departamentos difieren en lo tocante a los patrones básicos utilizados para agrupar las actividades.

Para empezar, se debe insistir en que no existe una forma perfecta de departamentalización aplicable a todas las organizaciones o a todas las situaciones.

El patrón utilizado dependerá de las situaciones en particular y de lo que los administradores crean que producirá los mejores resultados ante la situación que enfrentan.

Departamentalización por números simples En un tiempo fue un método importante en la organización de las tribus, clanes y ejércitos. Aunque esta cayendo rápidamente en desuso, puede tener ciertas aplicaciones en la sociedad moderna.

El método consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente. El hecho esencial no es lo que hacen estas personas, donde trabajan o con que trabajan; el éxito dependerá solo del número de personas que participan en el. Aunque un examen rápido pueda impresionar a un investigador con el número de personas agrupadas en departamentos sobre la base de los recursos humanos, la utilidad de este dispositivo organizacional ha disminuido con cada siglo que pasa. Por una parte, la tecnología ha avanzado y exige habilidades más especializadas y diferentes. En Chile, esta modalidad se sigue utilizando en la agricultura, especialmente en las actividades de recolección, siendo el caso de las cuadrillas de temporeros; y en la construcción, con las cuadrillas de obreros. Una segunda razón para la declinación de la departa mentalización por números, es que con frecuencia los grupos integrados por personal especializado son más eficientes que aquellos basados simplemente en números. La reorganización de las fuerzas de la defensa de Estados Unidos sobre esta base es un ejemplo. Las personas capacitadas para el uso de diferentes tipos de armas han sido integradas en unidades individuales. Por ejemplo, la incorporación de la artillería y el respaldo aéreo táctico a la división de infantería tradicional convierte a esta en una unidad de combate mucho más importante de lo que seria si cada una se organiza por separado.

Una tercera y antigua razón para la declinación de la departamentalización por números es que solo es útil al nivel mas bajo de la estructura de la organización.

Tan pronto como algún otro factor que no sea la fuerza humana pura se hace importante, el método de departa mentalización por números simples deja de producir buenos resultados.

Departa mentalización por tiempo

Es una de las formas más antiguas de departa mentalización, utilizada generalmente en los niveles inferiores de la organización, y consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo. El uso de turnos de tareas es común en muchas empresas donde por razones económicas, tecnológicas u otras, el día normal de trabajo no es suficiente. Se pueden encontrar ejemplos de ella en los

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