Guia De Auditoria Interna 9

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9

CUENTAS POR PAGAR

INDICE

INTRODUCCION

PROPOSITO DE LA GUIA

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LA CUENTA POR PAGAR

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CUENTAS POR PAGAR

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR

LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR

FAMILIARIZACION

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS

ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA

EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME

INFORME

SEGUIMIENTO

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9

CUENTAS POR PAGAR

INTRODUCCION

La Comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA), desarrolla la presente guía relacionada a las Cuentas por pagar, considerando la importancia que conlleva, su origen, control, administración y evaluación, dentro de la estructura contable y sus efectos en los estados financieros en una entidad.

Este rubro tiene una significación importante dentro de los análisis financieros, derivado de que el grado de endeudamiento tiene que estar soportado con documentación suficiente y competente, para considerar el compromiso contraído con terceras personas, por lo consiguiente constituye un compromiso para las personas que administran y fiscalizan su existencia.

Al Auditor Interno le corresponde conocer plenamente los procedimientos y políticas inherentes a las obligaciones contraidas, y que han sido dictadas por la administración de la empresa, como responsable de velar por el fiel cumplimiento de las mismas.

PROPOSITOS DE LA GUIA

Los propósitos determinados son los siguientes:

Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman las cuentas por pagar.

Definir los objetivos de Auditoría Interna.

Determinar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna, a través de técnicas y procedimientos aplicables.

Establecer la correcta comunicación del resultado de la auditoría.

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE

Son las cuentas contables que registran saldos acreedores, originados por compromisos contraídos en la adquisición de un bien o gasto, y que son registrados apropiadamente en la sección de pasivo de un estado de situación financiera.

La naturaleza del pasivo corresponde a deudas y compromisos contratados con acreedores y proveedores de bienes y servicios, especificando un tiempo específico para la extinción de la obligación.

Los rubros que se relacionan comunmente en las cuentas por pagar son:

Sueldos

Proveedores

Intereses

Primas de seguros

Fletes

Cuotas patronales

Retenciones sobre sueldos

Acreedores

Préstamos

Comisiones

etc.

Los registros contables de los rubros que conforman las cuentas por pagar, tienen como objetivo que se presenten en el estado de situación financiera, reflejando su integración y mostrando el grado de endeudamiento a un plazo definido, que sirva de base en la toma de decisiones administrativas y financieras.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA

Los objetivos básicos que se persiguen son:

Garantizar que los saldos que se muestran representen adecuadamente los rubros que integran la cuenta.

Promover la eficiencia operativa y la optimización de crédito obtenido como confianza en la transacción

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES

El Auditor Interno debe verificar la existencia de políticas y procedimientos contables y administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administración y sirven de base en la toma de decisiones administrativos-financieras y para los programas de desarrollo de auditorías.

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION

Dentro del programa de auditoría, se debe contemplar periódicamente la realización de pruebas de cumplimiento, en cuanto a la correcta aplicación de los procedimientos y políticas administrativas, al registro correcto de las obligaciones, registros y extinción.

Se debe observar como mínimo lo siguiente:

Que exista un funcionario responsable de la administración autorizado para contraer obligaciones en nombre de la empresa, así como definición de tiempos de pago y montos autorizados.

Verificar el correcto registro en el ingreso de la compra o servicio recibido que origina la deuda.

Revisar los informes presentados por la administración.

Comprobar que las transacciones han sido autorizadas previamente por el órgano superior de la administración.

Analizar los grados de riesgo en que se incurra, por incumplimiento en el pago oportuno.

Verificar que se manejen adecuadamente las obligaciones y las fuentes de financiamiento.

Establecer si existen contratos que formalicen compromisos.

Determinar si se cuenta con programas automatizados de control que tienden a dar seguridad en el manejo oportuno de las transacciones e información confiable.

LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

Los sistemas de informática, actualmente son una herramienta valiosa para la administración, en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, proporcionando seguridad en el control interno, por lo tanto si la entidad cuenta con automatización se debe conocer la lógica operativa tanto por su utilización, eficiencia y la seguridad que la información muestra.

Para obtener lo anterior se debe realizar lo siguiente:

a. Evaluación administrativa del procesamiento electrónico de datos.

Objetivos de la dirección o gerencia.

Metas, planes, políticas y procedimientos electrónicos.

Organización del departamento.

Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad.

Integración de los recursos materiales y técnicos.

Costos y controles presupuestales.

Controles administrativos del área de procesos.

b. Evaluación de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la información.

Evaluación y análisis

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