La calidad empieza “por casa”, en nuestro sitio de trabajo

D O C U M E N T O G E N E R I C O

Tomado de: Las 9S (Guía), del Instituto Tecnológico de Monterrey ITESM

Por: Departamento de Aseguramiento de la Calidad

COMFENALCO ANTIOQUIA

LAS NUEVE (9) S

NUEVE ASPECTOS (9) CLAVES PARA UN AMBIENTE DE CALIDAD EN EL TRABAJO

Conceptos Básicos:

El éxito de la empresas más exitosas del mundo, Disneylandia, depende de la calidad del ambiente en el cual se desarrollan sus actividades.

Cuando Walt Disney pensó en su centro de diversiones, lo imaginó mejor que los demás, algo sencillo pero aparentemente difícil de conseguir: limpieza y cordialidad. Los resultados han mostrado que no estaba equivocado. Los aspectos fundamentales que se manejan en Disneylandia y que logran que tanto visitantes como empleados se sientan felices allí son los siguientes:

1. Una atmósfera íntima y amigable

2. Seguridad para todos

3. Limpieza como algo inseparable de la seguridad, y

4. Preparación para lo peor, o sea, prevención

Las anteriores políticas tienen una relación directa con los aspectos técnicos; por ejemplo, cuando se observó que al dañarse un baño de las salas de estar, debían cerrarse todos los demás pues tenían un desaguadero común, con la consiguiente incomodidad para los visitantes, se diseñó un sistema de dasaguaderos en serie para evitar este problema. El mantenimiento preventivo es muy importante y por ello la Dirección está personalmente involucrada en él; además, cualquier persona puede reportar un posible daño y puede participar en actividades que favorezcan el medio ambiente

A la inversa, numerosos ejemplos también señalan como los ambientes en los que reina el desorden, la suciedad, las condiciones físicas y psicológicas adversas, son terrenos propicios para los accidentes, la lentitud, la improvisación y la calidad deficiente en el trabajo. ¡Cuántos accidentes en talleres, cuántas pérdidas de equipo y de materiales por falta de limpieza y por desorden en las instalaciones; Cuántos clientes perdidos por falta de amabilidad, cuántos conflictos por falta de compromiso con el ambiente en el cual se trabaja!.

La metodología de las 9S, como respuesta a la necesidad de desarrollar planes de mejoramiento del ambiente de trabajo, integra nueve conceptos fundamentales, en torno a los cuales, trabajadores y empresa pueden lograr las condiciones adecuadas para producir con calidad bienes y servicios.

CON LAS COSAS

Clasificación SEIRI

Organización SEITON

Limpieza SEISO

CON USTED MISMO

Bienestar personal SEIKETSU

Disciplina SHITSUKE

Constancia SHIKARI

Compromiso SHITSUKOKU

EN LA EMPRESA

Coordinación SEISHOO

Estandarización SEIDO

La calidad empieza “por casa”, en nuestro sitio de trabajo

Una de las necesidades de los seres humanos es disponer de espacios y entornos adecuados para el desarrollo de las diferentes actividades de su vida, una de las cuales es el trabajo; la carencia de estos espacios produce insatisfacción o “pobreza de ambiente”. Por eso, hay sitios para comer, para dormir, para divertirse, para estudiar y los hay para realizar diferentes trabajos.

En consecuencia, es responsabilidad de la empresa y de los trabajadores, organizar, mantener y mejorar permanentemente los lugares de trabajo, como una forma de dar a cada persona un sitio adecuado para su labor y para su desarrollo y para lograr, por este medio, los índices de calidad y productividad que se requieren para sobrevivir en un medio de alta competitividad como el actual.

1. CLASIFICACION

Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños o categorías.

Para efectos de la metodología, clasificar consiste en separar, en el área de trabajo, las cosas que sirven de las que no son útiles, lo necesario de lo innecesario, lo suficiente de lo excesivo, y eliminar lo que no sirve, lo innecesario y lo excesivo, con autorización para aquellas cosas que la requieran.

Es muy común encontrar en las empresas o en las casas, exceso de ciertos artículos de consumo como papelería que podría ponerse amarilla, alimentos que pueden sobrepasar los límites de caducidad, exceso de inventarios de materias primas o de productos en proceso, exceso que implica un costo muy alto, ya sea por almacenamiento o por pérdida del material.

Clasificar los elementos con los que trabaja conlleva beneficios como los siguientes:

• Se pueden utilizar los lugares que se despejan, para propósitos diversos

• Se elimina el exceso de herramientas, gavetas, estantes y similares

• Se descartan los elementos obsoletos, controlándose así su tiempo de vida útil

• Se descartan partes de repuesto de modelos viejos

• Se pueden usar componentes a tiempo

• Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios

• Se evitan el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal

• Se elimina el despilfarro

Sin embargo, seleccionar y clasificar no es tan sencillo como parece. Es necesario tener criterios de selección y clasificación, los cuales pueden establecer en términos de categorías en las que el artículo en cuestión pueda estar, por ejemplo:

• Deteriorados

• Poco funcionales o innecesarios

• Obsoletos

• Caducos

• Descompuestos, fraccionados, rotos

• Mohosos

• Peligrosos (tóxicos, contaminantes)

Con base en criterios como estos, se procede a la eliminación de los que no sean útiles o necesarios para el trabajo.

Si por alguna razón válida no es posible deshacerse de algunos de ellos (falta de presupuesto para reemplazarlos, como el caso de equipo obsoleto), es conveniente establecer grados y decidir con respecto a ellos.

Otro criterio toma como punto de partida el tiempo; por ejemplo:

• Se puede eliminar la documentación que tenga más de 5 años, salvo la que pueda servir para estadísticas, gráficas, teniendo la precaución de conservar la información de la manera más sintetizada posible, ya sea en diskette o en otra forma de almacenamiento condensado.

• Es posible deshacerse de elementos que no se han utilizado en 2 años o de lo que se tenga seguridad que no se va a utilizar en los siguientes 3 años; quizás el costo o la incomodidad de tener algo almacenado sea más alto que volverlo a adquirir en el momento en que se necesite. Inclusive, pueden existir artículos de uso en buenas condiciones, pero innecesarios, por lo que sería conveniente salir de ellos.

También es importante determinar el destino final de todas las cosas que se retiren del entorno laboral.

2. ORGANIZACION

Organizar es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos, dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o con cualquier arreglo metódico de partes.

Para esta metodología, organizar es tener una disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté limpio para que cualquiera lo pueda usar en el momento en que lo necesite.

No siempre ello es así. Quizás las cosas estén, pero no sabe dónde ni como encontrarlas. Por ejemplo, se sabe que cierto tipo de información existe en alguna parte de la empresa, pero…¿cómo encontrarla de manera rápida?; se tiene la certeza de que una parte necesaria para una reparación está en el almacén, pero…¿debajo de qué estará?, ¿junto a qué?, ¿dentro de qué conjunto de partes?

Por eso, después de haber clasificado las cosas, es necesario organizar o sistematizar.

Muchos elementos se pueden utilizar mejor si se ordenan: papeles, maquinaria, herramienta, planos, ilustraciones o guías de trabajo, materia prima o partes componentes.

También usted puede sistematizar u organizar elementos en su casa.

Un sencillo procedimiento para organizar es el siguiente:

• Defina una nomenclatura para cada clase de elementos

• Decida sitios de ubicación: cada cosa en su lugar

• Decida cómo va a guardar, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Fácil de guardar

• Fácil de identificar dónde está

• Fácil de sacar

• Lo que está primero es lo que primero sale

• Fácil de reponer

• Fácil de volver a su ubicación original

Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente: Sistematizar no es sólo el acto de establecer estándares: es necesario actuar permanentemente de conformidad con ello y de esta manera, hacer de los cambios positivos, una realidad constante.

Si se establecen lugares de ubicación de algunos elementos, cada usuario deberá colocar en su justo lugar el artículo que tomó al terminar de utilizarlo.

3. LIMPIEZA

Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo.

En las 9S, este concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios o bancos de trabajo, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas y demás elementos del sitio de trabajo y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.

Una interpretación más ambiciosa se refiere no sólo a eliminar polvo

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