Posibles Problemas Y Alternativas De Solución Al Implementar La NTC ISO 9001

Posibles Problemas y Alternativas de Solución al Implementar La NTC ISO 9001

Ejemplo de los posibles problemas al implementarse un sistema de gestión de la calidad

 La empresa no cuenta con la infraestructura adecuada.

 El personal no está capacitado ni calificado, el 90% del personal de planta de proceso y campo, apenas si cuenta con la primaria y algunos incompleta.

 Su maquinaria es obsoleta y poco productiva.

 Los equipos cuentan con más de 20 años.

 El personal no cuenta con variedad de sitios de esparcimiento y los que hay no están en buenas condiciones.

 Las jornadas de trabajo son muy largas y el personal no rinde lo suficiente.

 En la implementación del SGC, la responsabilidad del proceso recae en la dirección y requiere del compromiso de interesados (trabajadores, clientes, propietarios, proveedores, entre otros), sin lo cual no es posible lograrlo.

 En el caso que aquí se trata, a pesar de que hace mucho tiempo se viene hablando de los SGC, los trabajadores no tenían el conocimiento ni estaban sensibilizados sobre el tema, lo que generó algunos problemas que se enuncian a continuación:

 Dificultad para redactar los procedimientos que componen el Sistema de Gestión de Calidad.

 Dificultad para identificar y redactar las no conformidades, acciones correctivas y preventivas.

 Dificultad para identificar los métodos para realizar seguimientos a los procesos y los indicadores de medición.  El exceso de carga laboral dificulta el compromiso adicional de los responsables de proceso y sus integrantes frente a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

 La complejidad de la exigencia del Sistema de Gestión de Calidad al trabajar por procesos, frente al a la adaptación de la cultura organizacional que se venía manejando por dependencia.  Los colaboradores comprometidos en el trabajo de implementación lo hacían sin tener la orientación y experiencia requerida, dado que se perdió ‘know how’ de muchos de los servidores que fueron capacitados por ICONTEC.

 Cambio organizacional, pasar de manejar una estructura funcionalidad a una estructura por procesos.

 Dificulta en la identificación de los clientes y requisitos de los productos y servicios.

 Medición de la satisfacción del cliente debido a la variedad de procesos que maneja la entidad.

 Cultura arraigada hacia el cumplimiento de lo requerido sin que se genere valor agregado.

 La no aplicación de los documentos estandarizados

 No se tenían todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad implementado a través de mapas de procesos, donde estuvieran plenamente identificados los macroprocesos, sus subdivisiones y el personal responsable de cada área.

 Dificultades en el proceso de implementación del SGC por ser una compañía con 16 sucursales a nivel nacional.

 Rechazo y resistencia al cambio.

Allternatiivas de solluciión…

La dirección del proyecto, con el acompañamiento del equipo consultor tomaron medidas para subsanar estas situaciones y Emprendieron las siguientes actividades:

Redacción de procedimientos SGC.

 Trabajo en equipo con el consultor de calidad, para aprovechar los conocimientos y la experiencia que el consultor tiene en estas lides. Aprender a hacer haciendo como se diría popularmente.

 Formación en la metodología PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actual) y realización de ejercicios para la redacción de procedimientos. Se realizaron múltiples talleres prácticos con el consultor de calidad y se dejaron inclusive tareas para la casa con ejercicios de las actividades propias de la Empresa.

Identificación y redacción de no conformidades.

- Formación exhaustiva de lo expuesto sobre el tema en el Numeral 8 de la Norma NTC ISO 9001-2008.

- Realización de prácticas constantes y cotidianas en los procesos, con un acompañamiento adecuado y estricto de nuestro consultor de calidad a los responsables de cada proceso en particular.

Seguimiento a procesos.

- Formación teórica exhaustiva y realización de mesas de trabajo con los responsables de cada proceso.

- Realización de jornadas de calidad formadas por 2 o 3 personas de cada proceso en particular, buscando facilitar la comprensión en la filosofía de los SGC teniendo en cuenta la política y objetivos de la calidad definiendo los aspectos a seguir y medir dentro de cada proceso.

Revisión de la política de calidad documentada orientándola hacia la calidad, los clientes, proveedores y mejoramiento continuo, realizando su ajuste. Así mismo partiendo de esta política de calidad que existía se subdividió para identificar de acuerdo a los objetivos de calidad, con los cuales debían trabajar todos los procesos de la entidad y sus colaboradores. Se realizó la planificación de la reorientación Sistema de Gestión de Calidad a través de un cronograma, en el cual se establecieron las siguientes actividades, que serían la ruta a seguir para la implementación del Sistema de gestión de Calidad, así: Configuración del Sistema: Se validaron los procesos de la Entidad y el mapa de procesos, se realizó las interrelaciones y la caracterización de los procesos.

Estandarización: Se Identificaron los procedimientos instructivos y formatos que generaban valor agregado, con los cuales realizaría las actividades cada uno de los procesos. Equipamiento y recursos: Se definieron los recursos (técnicos, tecnológicos, humanos, financieros, entre otros) necesarios para que el Sistema de Gestión

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