Ciclos Operativos

DEFINICIONES

• Ciclo Operacional: es un conjunto de funciones con las que cuenta una entidad donde se detalla que y como hacer en los procesos, con el fin de obtener un resultado benéfico para la misma.

• Función: es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso.

• Transacción: es un hecho económico que involucra cambios en la estructura financiera.

CICLO DE OPERACIONES

• Una entidad en marcha es un flujo permanente de operaciones entrelazadas.

• Por que un ciclo?, porque hay un punto de partida, se actúa u opera y se vuelve a llegar al mismo punto de partida.

• Cada ciclo a su vez está constituido por varias funciones y a su vez una función está compuesta por actividades.

AUDITOR OPERACIONAL

Para el desarrollo de su trabajo primero deberá identificar lo siguiente:

• Las actividades que conforman una función

• Las funciones que integran un ciclo de operación

• Y el enlace entre los diversos ciclos para llegar al ciclo global operativo de la entidad.

TAREAS

• En todo proceso se identificaran las transacciones que suceden y en función a ellas se harán cortes operativos para poder identificar las funciones y los ciclos.

Nota: No existe una receta o formula, esto será en base a la experiencia y conocimientos del auditor.

• Se recomienda que la auditoria operacional se aplique a funciones en general y si el tiempo lo permite revisara las funciones que integren un ciclo, por ejemplo:

El ciclo de operación es la Tesorería y las funciones que lo integran son, captación de recursos, su administración y custodia y las erogaciones y pagos.

ESPECIFICACION DE OBJETIVOS CON BASE EN CICLOS DE OPERACIÓN

Se resumirán los objetivos que se perseguirán en cada uno de estos ciclos.

• COMPRAS: Su función básica es proveer de buenos productos y servicios a buen precio, tiempo y lugar, dichos conceptos son a su vez los objetivos de la actividad de compras.

• el interés de compras debe ser en diferentes niveles :

1. Nivel bajo: la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con los procedimientos operacionales que le correspondan.

2. Nivel intermedio: interés en la efectividad con que se cumplan las actividades más importantes como la selección de proveedores y negociación del proceso.

3. Nivel alto: se preocupa por encontrar las oportunidades de lograr mejores compras.

• RECEPCION: Es una continuación del ciclo operacional de las compras, la mercancía es recibida en las cantidades, especificaciones y condiciones pactadas en la orden de compra.

• El objetivo consiste en allegarse de una unión entre la procuración básica y el alojamiento de cada producto, es decir en un lugar que quede disponible para satisfacer la necesidad operacional.

• INVENTARIOS Y ALMACENES: Los materiales recibidos pueden ir directamente a los procesos productivos o pasan a formar parte de un inventario, estos pueden ser de diversos tipos (materias primas, refacciones, partes, subensambles, etc.).

• De igual manera estos pueden ser captados atravez de recepción. Las actividades del almacén están relacionadas con un gran número de operaciones como son recepción, inspección, producción, mantenimiento y ventas.

• Uno de los objetivos es mantener los materiales en buenas condiciones y tener los disponibles.

• Otro objetivos es reducir o proveer servicios que puedan reducir los costos de operación, este es complementario al de mantener un nivel en los inventarios para evitar mayores inversiones innecesarias.

• Este es uno de los más amplios campos de actividades operativas por lo que se requiere dividir en objetivos específicos como sigue:

1. La determinación del tipo de materiales y cantidades.

2. La aceptación de los materiales por los almacenes (mermas, caducidad, defectos, etc.)

3. El almacenamiento de los materiales.

4. La recolección y distribución de materiales específicos.

• PRODUCCION Y MANTENIMIENTO: La producción es donde los materiales son modificados o transformados para generar un bien o servicio. El ciclo de producción tiene un amplio rango de objetivos debido a las clases de manufactura y los diferentes tipos de productos y servicios, combinados con la mano de obra y el uso de las instalaciones y el equipo.

• Son importantes las operaciones en términos de costos incurridos y del número de gente involucrada, por ejemplo:

 Actividades enfocadas a la obtención y proceso de materiales.

 Otras a las instalaciones y equipo que se usaran.

 Otras más al entrenamiento de personal.

 Necesidad de inspecciones y finalmente,

 El

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