AUDITORIA DE GESTION

AUDITORÍA DE GESTIÓN

Definición

La auditoria de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección.

Gestión

Es la actuación de la dirección y abarca la razonabilidad de las políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los resultados obtenidos.

Eficiencia

El grado de eficiencia viene dado por la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados, por un lado y los recursos utilizados, por otro. Una actuación eficiente es aquella que con unos recursos determinados obtiene un resultado máximo, o que con unos recursos mínimos mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado. El estudio de la eficiencia comprende:

* El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación con su costo.

* La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.

* Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados.

Indicadores de eficiencia

* Costo anual de mantenimiento de una biblioteca / número de lectores.

* Costo de mantenimiento de una piscina pública / número de usuarios.

* Número total de alumnos / Número de alumnos que no aprobaron el curso.

Eficacia

Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados.

La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. La evaluación de la eficacia de una entidad no puede realizarse sin la existencia de un plan, presupuesto o programa, en los que los objetivos aparezcan claramente establecidos y cuantificados.

La eficacia es el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, por lo tanto su medición se expresa en un porcentaje de cumplimiento. Existen dos tipos de medición de eficacia: la que mide los hechos (eficacia parcial de los hechos) y la que mide los resultados (eficacia total de resultados).

Indicadores de eficacia

* Reducción de accidentes laborales a través de un determinado programa.

* Reducción en los incendios de los bosques como consecuencia de una mayor vigilancia.

* Número de vehículos abandonados retirados a las 24 horas de recibir la denuncia.

* Cantidad de personas empleadas después de seguir un curso de formación profesional.

Objetivos

Dentro del campo de acción de la auditoria de gestión se pueden señalar como objetivos principales:

• Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.

• Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.

• Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.

• Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.

• Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.

• Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

Otro enfoque de algunos objetivos de la auditoria de gestión son determinar si:

* La entidad ha conseguido los objetivos propuestos.

* Existen otras formas más económicas de obtener los servicios prestados.

* La gestión de la administración parece acertada.

* La empresa está obteniendo algo que vale lo que se está pagando por ella - VFM (Value Form Money).

* Todos los servicios prestados son necesarios.

* Es necesario desarrollar nuevos servicios.

* El sistema presupuestario da una información adecuada y periódica para conocer la eficacia y eficiencia obtenida.

Alcance y enfoque del trabajo.

La auditoria de gestión examina las prácticas de gestión. Los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose extender a casos similares.

No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión.

Las recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al área examinada, analizando las causas de las ineficacias e ineficiencias y sus consecuencias.

En la auditoria de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad:

a) auditoria de la gestión global de la empresa:

– Evaluación de la posición competitiva.

– Evaluación de la estructura organizativa.

– Balance social.

– Evaluación del proceso de la dirección estratégica.

– Evaluación de los cuadros directivos.

b) auditoria de gestión del sistema comercial:

– Análisis de la estrategia comercial.

– Oferta de bienes y servicios.

– Sistema de distribución física.

– Política de precios.

– Función publicitaria.

– Función de ventas

– Promoción de ventas.

c) auditoria de gestión del sistema financiero:

– Capital de trabajo.

– Inversiones.

– Financiación a largo plazo.

– Planeación financiera.

– Área internacional.

d) auditoria de gestión del sistema de producción:

– Diseño del sistema.

– Programación de la producción.

– Control de calidad.

– Almacén e inventarios.

– Productividad técnica y económica.

– Diseño y desarrollo de productos.

e) auditoria de gestión de los recursos humanos:

– Productividad.

– Clima laboral.

– Políticas de promoción e incentivos.

– Políticas de selección y formación.

– Diseño de tareas y puestos de trabajo.

f) auditoria de gestión de sistemas administrativos:

– Análisis de proyectos y programas.

– auditoria de la función de procesamiento de datos.

– auditoria de procedimientos administrativos y formas de control interno en las

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