CASO PRACTICO QUALA S.A.

CASO PRACTICO QUALA S.A.

NATALIA RICAURTE GARCIA

Profesora

SANDRA JANNETH MEDINA

FUNDACION UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

“DOCUMENTACION Y MANEJO DE LA INFORMACION”

BOGOTA D.C.

2.018

TABLA DE CONTENIDO

Introduccion ……………………………………...………………………………….           3

Objetivos …………………………………………………………………………….       4

Actividad (Lectura Caso Practico Quala) ……………………………………….        5

Preguntas y Respuestas ....……………………………………………………....     6-8

Cuadro Comparativo ……...…………………………………………………….         9

Conclusiones ……….……...…………………………………………………….        10

INTRODUCCION

En la actualidad conocer el debido manejo que se debe dar a los documentos es un factor importante en las empresas, ya que de esto depende que se conserven los documentos que tiene cada empresa. En este trabajo se resalta el manejo que se da a los documentos, y el control que se debe tener con estos bien sea en el archivo, en donde se debe vigilar rigurosamente para preservar la información de manera adecuada.

La gestión documental consiste en la ejecución de dichos documentos mediante tecnología y diferentes operaciones que permiten que la gestión y el acceso agrupado, de información previamente elaborado en cada organización, se pueda ubicar con mayor facilidad, cabe resaltar que los documentos se pueden dividir en:

• Al Personal que labora y conforma la organización y/o empresa.

• A Clientes y Proveedores. (Terceros que tiene la empresa)

Teniendo en cuenta que a medida que pasan los años la gestión documental ha venido evolucionando y es de gran importancia que todas las empresas cuenten con un sistema de gestión documental, ya que con él se puede almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar seguimiento en las organizaciones.

En otros casos es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento de documentos, lo cual se ve evidencia en los avances tecnológicos que dia tras dia van creciendo y facilitando los procesos.

OBJETIVOS

• Identificar la importancia de adquirir e implementar un Sistema de Gestión documental en cualquier Organización y/o empresa.
• Lograr comprender que los documentos son verdaderas herramientas de la información, en donde de manera ordenada y responsable hacen en una empresa que cada proceso este evidenciado, lo cual conlleva a un buen manejo.
• Identificar la importancia de que las empresas cuenten con un sistema de gestión documental, para que de este modo dichos documentos se almacenen, recuperen, gestionen, actualicen, localicen y siendo así más útil cada seguimiento en la empresa.

CASO PRACTICO QUALA S.A.

Quala es una Compañía Internacional dedicada a la producción y comercialización de alimentos no perecederos, empezó en el año 1980, con una visión clara: ser una de las empresas líderes y de mayor crecimiento. En el día de hoy cuenta con 17 marcas líderes de excelente calidad, que están a la cabeza del mercado y que se han convertido en las preferidas de los colombianos. Quala es una compañía que factura más de 240 mil millones de pesos en el año, ocupando el puesto número 10 en la producción de alimentos industrializados. En la actualidad cuenta con 2500 empleados directos y 1.200 empleados indirectos. El cubrimiento se hace en el territorio nacional con una fuerte distribución y sedes en las principales ciudades; Bogotá, Cali, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla y Medellín. La empresa Quala atiende 120.000 clientes directos en más de 600 municipios, la empresa se destaca entre las cinco primeras empresas más grandes de distribución de todo el país. Quala es una compañía líder en el mercado, sólida, creativa, alegre, con ideas frescas e innovadoras, dispuesta a contribuir al desarrollo de Colombia y de América Latina. Actualmente Quala S.A vigila sus documentos operativos mediante la Gestión Documental que se encarga de controlar y supervisar constantemente los estándares vigentes de manufactura, pero presenta oportunidades de mejora ya que se maneja un gran volumen de documentos lo que dificulta las inspecciones en las plantas de producción, complejiza la estructura documental, dificulta la consulta de la documentación en la red y en el terreno y adicionalmente se tienen procedimientos de creación y actualización de documentos que debido a su complejidad no son atractivos a la hora de levantar un documento. Además, se ha detectado que el problema más grande que existe en las plantas producción, es la falta de un plan de entrenamiento y capacitación efectivo que permita que los operarios puedan laborar con la mínima cantidad de información que garantice la seguridad de la persona, la calidad del producto y completar el programa de producción sin mayores dificultades. Por lo anterior, es indispensable para la compañía realizar una reestructuración en cuanto al manejo de los documentos pertenecientes a los Procesos Operativos de Manufactura (POM) y que el resultado permita una expansión del conocimiento adquirido a nivel de Quala Inc. (Colombia y filiales). Para garantizar el resultado deseado se realizó un plan piloto en la planta número 2 de la compañía (que es donde se fabrican productos como Instacrem, Gelatina Frutiño, Quipitos, Batilado, Baticrema, Light Ya y Activade), que buscaba generar en las personas mayor sentido de pertenencia por su operación, crear un plan de entrenamiento y capacitación efectivo, mejorar la información del terreno para generar el hábito de la consulta por parte de los operarios, alivianar la estructura documental, crear una mejor forma de visualizar los documentos en la red, agilizar los procesos de creación y actualización de documentos, y crear mecanismos de control efectivos que permitan mantener bajo supervisión constante los documentos POM.

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