Cuentas Por Cobrar

Administración de cuentas por cobrar para la estabilidad financiera de una empresa

Concepto de cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar son los derechos obtenidos por la entidad frente a terceros por la transferencia de bienes o la prestación de servicios al crédito. Algunos autores afirman que las cuentas por cobrar son inversiones a corto plazo que las empresas poseen para que se conviertan en flujos de efectivo en lapsos de tiempo muy cortos, generalmente de 30 a 60 días plazo; según las políticas de créditos de la entidad.

Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y Finanzas.

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: corto plazo y a largo plazo.

Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.

Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden sub-clasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:

1. A cargo de clientes

2. A cargo de otros deudores

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de las ventas de las mercancías o prestación de servicios

El segundo grupo deberá mostrarse las cuantas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

• Provenientes de ventas de bienes o servicios

• No provenientes de venta de bienes o servicios.

Provenientes de ventas de bienes o servicios: Formado por aquellas cuyo orígenes la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente están respaldadas por la aceptación de una "factura" por parte del cliente.

No provenientes de venta de bienes o servicios: Derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicio a crédito. Entre ellas están las siguientes:

1. Cuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su propio consumo.

2. Intereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de haber prestado dinero a terceros.

3. Alquileres por cobrar: Estas cuentas por cobrar aparecen cuando la empresa arrienda un inmueble o parte de él y el canon de arrendamiento se recibe por lapsos vencidos.

Cuando va a ser elaborado un Balance General y se observa que, para esa fecha, la empresa tiene ya devengado algún monto por ese concepto, deberá ser registrado como alquileres por cobrar y presentada la cuenta en el balance dentro del activo circulante.

Sin embargo, cuando el objetivo natural de la empresa sea el de alquilar Inmuebles, los montos que recibe por ese concepto constituyen sus Ingresos normales provenientes de la venta de un servicio. En este caso, se registrarán en cuentas por cobrar comerciales los alquileres ya devengados pero no cobrados.

4. Reclamaciones por cobrar a compañías de seguro: Será registrados en esta cuenta aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a las compañías de seguros.

5. Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en que la empresa compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es devuelta al proveedor por cualquier razón. Si se ha convenido en que el proveedor devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancías en forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta "reclamaciones por cobrar a proveedores".

6. Reclamaciones judiciales por cobrar: Cualquier reclamación que se esté litigando y que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia será favorable, debe ser registrada en esta cuenta y presentada como activo circulante si se espera que se cobrara en un lapso de doce meses.

7. Depósitos en garantías de cumplimientos de contrato: Cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizando que el objetivo de tal contrato será cumplido, el monto depositado será registrado en la cuenta mencionada y presentada dentro del activo circulante, siempre que esté contemplado que la obra será terminada o que el servicio será prestado dentro de los próximos doce meses.

8. Regalías por cobrar: Cualquier tipo de regalía que la empresa haya devengado pero que aún no ha cobrado, deberá ser registrada en esta cuenta.

9. Cuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

10. Dividendos pasivos por cobrar: Aunque esta cuenta será comentada detenidamente cuando se estudie el tema de "Sociedades Anónimas" en el módulo de contabilidad superior, es conveniente que desde ahora se conozca su origen y cómo debe ser presentada en el balance general.

11. Dividendos por cobrar sobre inversiones: Cuando la empresa tiene inversiones en acciones en otras compañías, con frecuencia éstas deciden distribuir parte de las utilidades obtenidas entre sus accionistas. Cuando ello ha sucedido, a la empresa inversora le surge el derecho a cobrar la parte de esas utilidades que le corresponda, lo cual deberá ser registrado en la cuenta "dividendos por cobrar".

12. Cuentas por cobrar a compañías subsidiarias: Se dice que una compañía es subsidiaria de otra, cuando ésta es propietaria de más del 50% del capital de aquélla. A la compañía "dominante" se le denomina "compañía matriz". La compañía matriz debe

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