Guias de proceso de compras

GUIAS DE PROCESO DE COMPRAS

1. PROPÓSITO

Describir la metodología a seguir para la realización de las compras, la recepción, el almacenamiento y el despacho de los insumos, con el fin de asegurar que los productos y servicios comprados cumplen todos los requisitos establecidos por la empresa y que las condiciones de manejo y almacenamiento garantizan la conservación de sus características.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para realizar las compras de los productos y servicios habituales requeridos en el proceso de duplicación, acabados y servicios digitales.

3. DEFINICIONES

3.1 Proveedor

Organización o persona que proporciona un producto o servicio.

3.2 Requisito

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

3.3 Reevaluación de Proveedores

Análisis sistemático del cumplimiento de acuerdos, compromisos y / o negociaciones relacionados con los insumos y servicios adquiridos

3.4 Análisis de Cotizaciones

Confrontación de diferentes alternativas de compra, por parte de proveedores que suministran productos o servicios.

3.5 Producto no conforme en bodega

Productos que no cumplen con las especificaciones de calidad para el proceso productivo.

4 METODOLOGÍA

Actividad Descripción Responsable Registro

Recibir solicitud de insumos

La necesidad de compras o solicitud de insumos la puede manifestar el gerente, Auxiliar de bodega, Coordinadores de punto de venta o persona designada por el coordinador, el personal administrativo y el personal de servicios generales, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Disminución de inventarios

• Mayor volumen de producción (casos especiales)

• Análisis de situación económica.

• Comportamiento del mercado.

Nota 1.

El primer día laborable del mes el Auxiliar de bodega hace un listado de los artículos que requieren ser resurtidos según el stock estimado mensual de la bodega principal a la auxiliar de inventarios y compras.

Nota 2.

La solicitud de insumos que realizan las personas encargadas de los equipos Multifuncionales que se tienen en alquiler, y del personal de la empresa que no cuenta con correo electrónico son realizadas por vía telefónica a la Auxiliar de inventario y Compras que es la encargada de diligenciar la solicitud de insumos y de entregarla al Auxiliar de Bodega para su posterior despacho.

Auxiliar de inventarios y compras Solicitud de insumos

Solicitar cotizaciones Una vez identificada la necesidad de compra se cotizan los productos tanto a proveedores inscritos en el formato ; como a proveedores no inscritos en este formato.

Nota 1: Se solicita cotización solo cuando se va a realizar la compra de papeles de mayor rotación o compra de equipos, repuestos o suministros que no son comprados con frecuencia y que soportan los procesos administrativos, de duplicación y digitalización de la empresa, en estos casos se debe diligenciar el formato 03. La auxiliar de compras determina cuando es necesario realizar cotización para la compra de papel.

La compra de equipos de producción tales como fotocopiadoras, impresoras, computadores, plotter y fotoplano son gestionados directamente por la gerencia.

Para el resto de productos a comprar el Auxiliar

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