ISO 9000

SO 9000 es un término que se utiliza para referirse a una serie de normas internacionales establecidas para sistemas de calidad. Las normas de aseguramiento de la calidad más modernas tienen su origen en las relaciones contractuales entre fabricantes y suministradores de algunos sectores en los que se requería la mayor fiabilidad.

ISO 9000 se centra en los procesos sustantivos, en la forma en que se produce. Las normas ISO 9000 requieren de sistemas documentados que permitan controlar los procesos que se utilizan para desarrollar y fabricar los productos. Estos tipos de normas se fundamentan en la idea de que hay ciertos elementos que todo sistema de calidad debe tener bajo control, con el fin de garantizar que los productos y servicios de calidad se fabriquen en forma consistente y a tiempo.

La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia administración encargada de la valoración independiente de sus actividades.

Constituye por ende una actividad estratégica ya que por medio de su eficaz accionar permite reducir pérdidas, entre las que se encuentran: gastos del auditor, costos e improductividades del auditado. Su producto se ve revelado a través de los informes y recomendaciones.

El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido

Dentro de las propuestas de la Auditoria y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, la auditoria interna recomienda establecer un procedimiento sencillo, directo y claro para la realización de las mismas partiendo de la realización periódica de encuestas de satisfacción puntuales por servicio y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.

• IDENTIFICAR PROBLEMAS O DIFICULTADES EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACION DE UN SGC EN RELACION CON EL DISEÑO Y DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD.

• PLANTEAR ALTERNATIVAS DE SOLUCION A TRES DE LAS DIFICULTADES IDENTIFICADAS.

No Problema o Dificultad Posibles Causas Alternativa de Solución 1 Alternativa de Solución 2

1 DOCUMENTACION MAL ORGANIZADA La responsabilidad del mantenimiento de la documentación ha sido delegada a un auxiliar administrativo por falta de recurso humano calificado Enviar una guía generalizada por parte del auditor al auditado sobre la forma correcta de la organización de la documentación.

• Impulsen el trabajo en equipo, para incrementar la participación de todo el personal que labora en la institución en el logro de las metas Institucionales.

• Sugerir a la Gerencia Administrativa aplicar correctivos tendientes a resolver la deficiencia. • Disminuir el nivel de deserción y retiro de empleados de la empresa.

• Diseñar estrategias para que todo el personal de la empresa conozca los beneficios de la implantación de un sistema de gestión de la calidad.

• Plantear estrategias para conocer que a través de la implantación del sistema de gestión de la calidad la empresa podrá prestar un mejor de calidad.

2 RESISTENCIA AL CAMBIO • La compañía presenta un alto nivel de rotación por ascensos y retiros.

• La dificultad mayor para la implantación del sistema, es que la directivas no se comprometan en la implantación del mismo

• Los efectos del nuevo sistema no son totalmente predecibles y esto genera temor por la falta de confianza en sus resultados.

• Despejar del personal que labora en la empresa todas las dudas y preguntas que existan, para que estas sean examinadas y contestadas.

• El sistema de gestión de la calidad ayudará al mejoramiento continuo de cualquier empresa. Disminuir el nivel de deserción y retiro de empleados de la empresa

• Realizar campañas permanentes de cultura de Gestión de Calidad.

• Incentivar a los directivos a participar personalmente en el proyecto.

3 NO CULTURA DE MEDICION Desconocimiento en la medición de los indicadores y satisfacción de los clientes dentro del SGC. Sugerir a la Gerencia Administrativa aplicar correctivos tendientes a resolver la deficiencia. Obtener datos precisos para poder medir la satisfacción de nuestros clientes y la eficacia de los procesos del SGC.

4 No documentación del Sistema No escribir o registrar las actividades desarrolladas en la institución Trabajar con el personal sobre la importancia de registrar todas las actividades realizadas. Realizar la documentación con la participación de personal de la institución, en donde se identifican los procedimientos, manuales.

5 AUDITORIAS ANUALES • Falta de presupuesto

• Demasiados procesos por área.

• Alta demanda de Auditorias Internas por parte de las diferentes áreas. • Presupuestar y planificar por lo menos una auditoria semestral por proceso.

• Concientizar a la Gerencia de la importancia que tiene la Auditoría Interna.

• Implementar encuestas de satisfacción que evidencien las debilidades de los diferentes

servicios, permitiendo identificar cuales tienen prioridad de Auditoria. • Capacitar funcionarios de las diferentes áreas en la realización de Auditorias Internas.

• Comprometer desde la presidencia de la compañía a todas las áreas para apoyar con un recurso humano un día a la semana los diferentes cronogramas de Auditoria.

• DESARROLLAR EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD A IMPLEMENTAR COMO PARTE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BASADO EN LA NORMA ISO9000.

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR:

Atención de transferencias documentales desde Archivo de Gestión hacia Archivo Central y desde Archivo Central hacia Archivo Inactivo.

De: MANUAL DE ARCHIVO - POLITICAS DE ARCHIVO Gerencia de Calidad.

7.6 Políticas de Transferencia Documental - Aplicación de TRD.

Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, han sido seleccionados y por valoración ameriten su conservación permanente, deberán transferirse al archivo central o inactivo según sea el caso.

El proceso de transferencia documental del Archivo de Gestión al Archivo Central normalmente se realizara una vez al año, por cronograma y dando cumplimiento a la metodología establecida para el proceso.

La documentación se transfiere a archivo central y a archivo inactivo relacionada en el formato único de transferencia, cuyo contenido debe ser reservado por el área con el mayor celo posible, para controlar y garantizar la integridad documental a través del flujo, consulta y manipulación de los documentos y de la información en ellos contenida.

Los criterios de selección

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