LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

Resumen

CAPÍTULO 9 PMBOOK:

LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

Escritor: Sandra Yesmit Morales

Resumen

El presente escrito desarrolla una explicación del capítulo 9 del PMBOK a manera de resumen, destacado los aspectos fundamentales de su contenido. El resumen se enfoca en describir los cuatro principios básicos para la gestión de un equipo de trabajo en un proyecto. Desarrollando este escrito con el firme propósito de  brindar conocimiento al estudiante, y así desarrollar las habilidades como futuros gerentes de proyecto. Ahora bien para lograr dicho mérito, se realizó una lectura muy detallada del Capítulo noveno del libro de proyectos.

Palabras clave: Pmbook, recurso humano, Equipo de trabajo; Gestión de proyectos.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

INTRODUCCIÓN

La gestión de recursos humanos del proyecto es fundamentales pues, incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. Es una tarea  de mucho cuidado que se debe hacer con un estudio detallado del tema. Es quizás tan importante que muchos expertos le atribuyen más del 50% de éxito de un proyecto a su organización y sincronización, la cual es incierta pero se puede con un buen análisis y liderazgo convertir en una verdadera sinergia.

Es importante resaltar que el PMBOK es una herramienta fundamental para la gestión de proyectos. Teniendo en cuenta que como libro o manual,  contiene todos los pasos a seguir para ejecutar un proyecto de manera correcta y que su ejecución tenga los mejores resultados.

Se estableció con el objetivo de ser más que un manual donde encontrar respuestas. Es decir, su finalidad es que cada lector pueda perfeccionar su vida laboral y profesional en un área que se puede traducir a cualquier escena de nuestra vida.

1. MARCO CONCEPTUAL

Los miembros de un equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto. A continuación se describe el panorama general de los procesos de Gestión de los recursos humanos de proyecto a saber:

1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: es el proceso mediante el cual se identifican y documentan los roles, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación dentro del proyecto.

1. Entradas:

1. Requisitos de recursos de la Actividad: Se basa en los requisitos de recursos de las actividades para determinar las necesidades de recursos humanos para el proyecto.
2. Factores ambientales de la Empresa: los cuales pueden influir en el desarrollo del proyecto tales como:

• La cultura y estructura de la organización
• Los recursos humanos existentes
• Las políticas de administración del personal
• Las condiciones del  mercado

1. Activos de los procesos de la organización: entre estos se mencionan:

• Los procesos y políticas estándar de la organización y las descripciones de roles estandarizados
• Las plantillas para organigrama y descripciones de cargos
• La información histórica sobre estructuras de la organización que han funcionado en proyectos anteriores.

1. Herramientas y técnicas:

1. Organigrama y Descripciones de Cargos: existen diversos formatos para representar los roles y responsabilidades del proyecto entre estos están los diagramas jerárquicos, diagramas matriciales, formato tipo texto u otras secciones del plan para la dirección del proyecto.
2. Creación de Relaciones de Trabajo: es la interacción formal e informal con otras personas dentro de una organización, industria o ambiente profesional. Dentro de las actividades comprende la correspondencia proactiva, los almuerzos de negocios, las conversaciones informales como los encuentros y los eventos, las conferencias especializadas y los simposios.
3. Teoría de la Organización: suministra la información relativa a la manera en que se comportan las personas, los equipos y las unidades de la organización. El uso eficaz de esta información puede disminuir la cantidad de tiempo, el costo y esfuerzos necesarios para crear las salidas de la planificación de los recursos humanos.

1. Salidas:

1. Plan de Recursos Humanos: este ítem proporciona una guía sobre cómo definir, adquirir, administrar, supervisar y liberar los recursos humanos. Debe incluir entre otros roles y responsabilidades, organigrama del proyecto y un plan para la dirección de personal.

1. Adquisición del Equipo del Proyecto: en este proceso se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.

1. Entradas

1. Plan para la Dirección del proyecto: Es una guía sobre cómo se deben definir, constituir, dirigir, supervisar y liberar los recursos humanos del proyecto incluyendo: los roles y responsabilidades, los organigramas y el plan para la dirección de personal.
2. Factores ambientales de la empresa: Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso adquirir el equipo están: La información existente relativa a los recursos humanos, las políticas de administración del personal, la estructura de la organización y la ubicación geográfica única o múltiple.
3. Activos de los procesos de la Organización: Los activos de los procesos de la organización que influyen en la adquisición del personal son las políticas, los procesos y los procedimientos estándar de la organización.

1. Herramientas y Técnicas

1. Asignación previa: es cuando los miembros del equipo son seleccionados de forma anticipada.
2. Negociación: Siempre es necesario negociar dentro de un proyecto. Por ejemplo el equipo de dirección del proyecto necesita negociar con:

Gerentes funcionales, otros equipos de dirección del proyecto u organizaciones externas.

1. Adquisición: esto puede implicar que si una organización no cuenta con el personal suficiente o idóneo puede adquirirse de fuentes externas.
2. Equipos Virtuales: su uso crea nuevas posibilidades a la hora de adquirir a los miembros del equipo del proyecto. El correo electrónico, las videoconferencias, los encuentros por internet hacen posible la existencia de estos equipos.

Estos permiten:

• Formar equipos de personas de la misma empresa pero que viven en zonas geográficas dispersas.
• Aportar experiencia especial a un equipo del proyecto.
• Incorporar empleados que trabajan desde oficinas instaladas en sus domicilios.
• Formar equipos de personas que trabajan en diferentes turnos u horarios.
• Incluir personas con limitaciones de movilidad o discapacitada.
• Avanzar en proyectos que habrían sido desccartados debido a los gastos de desplazamiento.

1. Salidas:

1. Asignaciones del personal del proyecto: se considera que un proyecto ha sido dotado cuando tiene el personal apropiado de acuerdo a los métodos descritos.
2. Calendario de recursos: documentan los periodos de tiempo durante los cuales cada miembro puede trabajar en el proyecto.
3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del proyecto: se debe actualizar por ejemplo cuando se asignan personas especificas a roles y responsabilidades del proyecto y tales personas no cumplan los requisitos o expectativas.

1. Desarrollar el Equipo del proyecto: esta etapa consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo.

1. Entradas:

1. Asignaciones del personal del proyecto: Los documentos de asignación del personal del proyecto identifican a las personas que integran el equipo.
2. Plan para la Dirección del proyecto: contiene el plan de recursos humanos que identifica las estrategias de capacitación y los planes de desarrollo del equipo del proyecto.
3. Calendario de recursos: éstos identifican cuando los miembros del equipo del proyecto pueden participar en las actividades de desarrollo del equipo.

1. Herramientas y Técnicas

1. Habilidades Interpersonales: es importante para lograr aumentar la cooperación y reducir los problemas que se pueden presentar por incompatibilidades. Estará a cargo del equipo de dirección del proyecto contar con habilidades como la empatía, la influencia, la creatividad para gestionar el grupo de trabajo.
2. Capacitación: incluye todas las actividades desarrolladas para mejorar las competencias del personal miembro del equipo de trabajo.
3. Actividades de desarrollo del Espíritu de Equipo: El espíritu de estas actividades pueden variar desde algo tratado en cinco minutos hasta un seminario liderado por profesionales. Tiene el objetivo de ayudar a los miembros del equipo a trabajar en conjunto de manera eficaz. Según la teoría existen cinco etapas que los equipos pueden atravesar:

• Formación
• Turbulencia
• Normalización
• Desempeño
• Disolución

1. Reglas básicas: establecen expectativas claras acerca del comportamiento aceptable por parte de los miembros del equipo del proyecto. Lo anterior con el fin de reducir los malentendidos y aumentar la productividad.
2. Reubicación: implica colocar a varios o todos los miembros del equipo más activos en la misma ubicación física para mejorar la capacidad de trabajar en equipo. Puede ser temporal o permanente.
3. Reconocimiento y recompensas: estas decisiones se toman de manera formal o informal, durante el proceso Dirigir el equipo del proyecto mediante evaluaciones de desempeño. Deben considerarse aspectos como diferencias culturales.

1. Salidas:

1. Evaluaciones de Desempeño del Equipo: el desempeño de un equipo exitoso se mide en términos de éxito técnico conforme a objetivos acordados del proyecto, de desempeño según el cronograma y desempeño según el presupuesto. Puede incluir indicadores tales como:

• Mejoras en las habilidades que permiten a las personas realizar las asignaciones de manera más eficaz.
• Mejora a nivel de las competencias que ayudan al equipo a funcionar mejor como equipo.
• Reducción del índice de rotación del personal
• Mayor cohesión del equipo cuando los miembros comparten abiertamente información y experiencias.

1. Actualizaciones a los Factores Ambientales de la empresa: los que pueden actualizarse son por ejemplo la administración del personal, junto con las actualizaciones de registros de capacitación de empleados y evaluaciones de habilidades.

1. Dirigir el equipo del proyecto: Consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

1. Entradas:

1. Asignaciones del personal del proyecto: esta asignación proporciona documentación que incluye la lista de los miembros del equipo del proyecto.
2. Plan para la Dirección del proyecto: este plan contiene el plan de recursos humanos. Éste último debe contener los roles y responsabilidades, la organización del proyecto, el plan para la dirección de personal.
3. Evaluaciones de Desempeño del Equipo: el equipo de dirección del proyecto realiza permanentes evaluaciones formales o informales del desempeño del equipo del proyecto. Al ser continuas pueden ayudar a identificar acciones para resolver problemas, modificar la comunicación, abordar conflictos y mejorar la interacción del equipo.
4. Informes de Desempeño: proporcionan documentación sobre el estado actual del proyecto en comparación con las proyecciones del mismo. La información de los informes de desempeño y las proyecciones relacionadas ayudan a determinar los requisitos futuros de recursos humanos, reconocimientos y actualizaciones al plan de dirección de personal.
5. Activos de los procesos de la Organización: Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Dirigir el Equipo del proyecto incluyen, entre otros:

• Los certificados de reconocimientos,.
• Los boletines informativos
• Los sitios web
• Las estructuras de bonificaciones
• El código de vestimenta de la empresa

1. Herramientas y técnicas:

1. Observación y conversación: estas dos se utilizan para mantenerse en contacto con el trabajo y las actitudes de los miembros del equipo del proyecto. El equipo de dirección del proyecto se encarga de monitorear el avance en relación con los entregables del proyecto, los logros que son motivo de orgullo para los miembros y los problemas interpersonales.
2. Evaluación del Desempeño del proyecto: estas son útiles para especificar roles y responsabilidades, proporcionar una retroalimentación constructiva a los miembros del equipo, descubrir problemas no resueltos.
3. Gestión de Conflictos: Es un aspecto inevitable y por lo tanto necesita se contemplado. Entre sus beneficios están el alcanzar una mayor productividad y relaciones de trabajo positivas. Se mencionan seis técnicas conocidas para la solución de conflictos: apartarse, conciliar, consentir, forzar, colaborar, confrontar.
4. Registro de asuntos: Surgen durante la dirección del equipo del proyecto un registro escrito establece quien es el responsable de una tarea antes de vencerse la fecha. La resolución de problemas aborda los obstáculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos.
5. Habilidades interpersonales: Algunas de estas habilidades más utilizadas por los directores de proyecto son:

• Liderazgo
• Influencia
• Toma de decisiones eficaz

1. Salidas

1. Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa: dentro de las actualizaciones que se pueden requerir están:

• Las entradas para las evaluaciones del desempeño de la organización.
• Las actualizaciones de las habilidades del personal

1. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización: entre los activos que puede requerir actualización están:

• La documentación relacionada con la información histórica y a las lecciones aprendidas
• Las plantillas
• Los procesos estándar de la organización

1. Solicitudes de Cambio: Cuando los asuntos relativos al personal afectan al Plan para la dirección del proyecto haciendo por ejemplo, que se afecte el cronograma o el presupuesto, puede procesarse una solicitud de cambios mediante el proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios.
2. Actualizaciones al Plan para la Dirección del proyecto

1. CONCLUSIONES

• Con el estudio del capítulo noveno se logró comprender la importancia de tener un conocimiento técnico del PMBOK como herramienta para la gestión de proyectos.
• El personal o equipo de trabajo es fundamental dentro de cualquier proyecto,  pues es quien de manera real y efectiva ejecutan el proyecto, al igual que influyen en el planteamiento del mismo.
• Se identificó las principales entradas, herramientas y salidas de cada uno de los cuatro procesos de la gestión del recurso humano. Así mismo se interiorizaron los temas tratados con el fin de ser aplicados a la vida laboral y profesional.
• Un equipo de trabajo es fundamental en el desarrollo de cualquier actividad, para el caso de un proyecto es importante definir roles dentro del mismo para que se logre consolidar  y elaborar un grupo que optimice la ejecución del proyecto.
• Se logra comprender la importancia de planificar y determinar cada etapa del proyecto de manera organizada, teniendo en cuenta que de la gestión y planteamiento correcto del proyecto depende su ejecución.

1. BIBLIOGRAFÍA

Castañeda Fuentes, Ismael. Gestión del Recurso Humano en el proyecto. Universidad Nacional de Colombia. Presentación disponible en: http://dis.unal.edu.co/~icasta/GGP/_Ver_2011_2/2011_2_GGP_Clases/GGP_2011_11_30_RHumanos/ch09__2010_1_Rhumanos_v01.pdf . Consultada el 07 de Octubre de 2017 a las 07:45 am.

...