La Funcion Y Proceso De Compras

4.1.2 La función y el proceso de compras

LA FUNCIÓN DE COMPRAS

En forma general las compras se dividen en dos categorías: las de materiales de mantenimiento y las de materias primas. Las compras de refacciones, herramientas de repuesto, maquinas nuevas, artículos de oficina y materiales de limpieza son rutinarias pero ineludibles. La cuestión principal es en que cantidad se deben tener disponibles.

La función de compras es la interfase entre una compañía y sus proveedores. Desde el lado de la interfase del proveedor, la compañía se considera como un cliente. Por tanto, la compañía es atendida por el personal de ventas de los proveedores y queda supeditada a las estrategias mercantiles de estos. En el otro lado de la interfase el departamento de compras funciona como regulador, sistema de compensación y línea de flujo que proporciona los materiales necesarios para mantener la producción.

Las unidades operantes hacen sus pedidos, estos se revisan y se convierten en órdenes, y las órdenes escritas siguen su curso para resurtir los materiales de producción.

Las materias primas pueden ser substancias no refinadas tales como minerales , aceites o plantas, y pueden tomar la forma de subensambles, componentes manufacturados, o incluso de p’roductos terminados. Para tales artículos los compradores se basan en los pronósticos. Comparan las demandas pronosticadas de materiales con el precio esperado y el tiempo de entrega de suministros.

LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez, recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados.

En la siguiente pregunta se describe la relación de la estructura de las compras con otras partes del sistema de producción. Las líneas punteadas representan el intercambio de información; las líneas continuas muestran el movimiento del dinero y los materiales.

La información sobre el mercado proporciona una indicación de la producción esperada. Los pronósticos confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de las órdenes de compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable. Los datos anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor precio, se pueden hacer por adelantado los inventarios de los artículos que probablemente aumenten de precio. La practica especulativa de la protección es posible para materiales que se emplean en intercambio organizado de artículos de consumo.

La producción es el punto final para la mayor parte del flujo de materiales y es el punto de partida de la mayoría de los pedidos de los materiales. Los aspectos legales requieren atención siempre que se establezcan acuerdos entre la compañía y el proveedor. Para la mayoría de las compras de rutina existen formas estándar con una legalidad ya comprobada.

El personal recibidor reporta la cantidad y la calidad de las provisiones recibidas. El departamento de compras emplea esta información para evaluar el servicio de los proveedores. Una vez que el personal de recepción acepta un embarque, este es un desempacado y llevado a las instalaciones de producción o a las áreas de almacenamiento de inventarios.

El departamento de contabilidad paga las mercancías recibidas cuando se notifica su aceptación. Es necesaria la notificación rápida para aprovechar los descuentos por pronto pago.

Por lo común las funciones de compras las coordina un departamento de compras auspiciado por el departamento de finanzas o el del mercado.

El departamento de compras centralizado, como lo operan la mayoría de las compañías, es un paso hacia la sistematización. El paso de todas las órdenes a través de una oficina permite lograr buenas compras. Con la compra en grandes cantidades se obtienen descuentos. Los agentes de compras pueden especializarse en ciertas cuentas y negociar en forma más efectiva con los proveedores.

Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son demasiado importantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.

La actividad de compras:

• Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

• Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos productos y servicios.

Entornos de operaciones.

En los entornos de operaciones, la función de compras es generalmente manejada por un agente de compras quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresa grande, el agente de compras puede también tener personal que incluye compradores y despachadores.

En las empresas manufactureras, la función de compras está respaldada por planos de ingeniería y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de pruebas, que evalúan los artículos comprados.

Una empresa que decide comprar material en lugar de hacerlo, debe gestionar una función de compras. La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.

La función de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente ventajosas.

La función de Compras tiene como objetivos:

• Reducir el nivel de inventario

• Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes

• Implantar control de calidad en las compras

• Establecer políticas de adquisición y licitación

• Mantener registro de los productos

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

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Las organizaciones

server2.southlink.com.ar/vap/COMPRAS%20Y%20JIT.htm - 29k –

• Libro: Administración de Operaciones

Autor: Joseph G. Monks

Capítulo 11

TEMA 3.1.4._LA FUNCION DE COMPRAS

Es

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