Los procesos de la administración

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La Administración

Al  hablar de administración nos referimos en general, al manejo de los recursos materiales, humanos y productos de una organización determinada, con este fin se requiere realizar una serie de actividades para obtener beneficios económicos o bienes materiales y servicios. Estas se pueden utilizar para dirigir nuestras acciones personales y cualquier organización sin fines de lucro, así como también aquellas con las cuales se pretenda recibir un beneficio económico en lapsos de tiempos determinados y las que se refieren a las entidades públicas de un territorio ubicado en algún país del mundo.    

Cuando pretendemos saber si existe una buena administración en alguna organización, es conveniente realizar un análisis de las características de cada uno de los procesos que se llevan a cabo, así como también revisar periódicamente el trabajo que están realizando las personas responsables de cada uno de ellos, para saber si están cumpliendo cabalmente con su responsabilidad, lo cual nos dará una medida sobre el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Para que exista una buena administración y obtener los mejores resultados es conveniente utilizar el sistema más adecuado, donde se combine algunas ideas e iniciativas de las personas que tienen funciones de mayor responsabilidad con las actividades que ejercen el resto de los trabajadores, de acuerdo a la planificación realizada con anterioridad.

Los procesos de la administración son cada vez más utilizados en distintos ámbitos de la vida personal, profesional y laboral, gracias a que al transcurrir el tiempo se han adquirido muchos conocimientos provenientes de las diferentes ramas del saber, que nos permiten evaluar la efectividad de algunas decisiones tomadas durante el desarrollo de las actividades y en los casos necesarios proponer los cambios correspondientes para poder resolver situaciones adversas imprevistas y orientar las funciones administrativas, en cuanto a planear las labores fundamentales para lograr una mejor producción y obtener los beneficios deseados.

Por todo lo antes expuesto es de vital importancia para cualquier organización, establecer algunas condiciones previas con miras a lograr una buena administración, en este sentido se recomienda, en primera instancia llevar a cabo un proceso de selección del personal que este más calificado para los diferentes cargos requeridos, se debe planear las estrategias correspondientes a cada uno de los cargos que se hayan creado y también aplicar evaluaciones para verificar que el trabajo realizado está dando los frutos esperados.

Objetivos:

Es responsabilidad de los administradores cuidar que los procesos se desarrollen de acuerdo a la planificación establecida, por lo cual deben tener un amplio conocimiento de los objetivos que se persiguen, ya sea en una institución pública o privada, entre ellos se pueden mencionar los siguientes:  

• Analizar la capacidad de producción de una organización empresarial, para determinar en qué medida se puede cumplir con las exigencias de la población que recibe los productos o servicios de la misma.

• Evaluar en algunos períodos predeterminados, el desempeño de los trabajadores a fin de aplicar los correctivos necesarios a las fallas cometidas.

• Aplicar medidas disciplinarias adecuadas, para evitar el desorden administrativo y poder lograr la optimización de los productos.

• Incentivar a todo el personal para que empleen medidas, que permitan evitar los riesgos y de esa manera obtener mayor provecho de la labor realizada.

• Impulsar actividades con el objeto de reforzar el conocimiento del recurso humano, para que en cada momento contribuyan con la excelencia de los productos.  

• Generar productos de acuerdo a los fines establecidos por los directivos de alguna organización, tomando en cuenta la capacidad económica de los consumidores.

• Desarrollar planes encaminados a la articulación de los sistemas de producción entre propietarios y clientes, para alcanzar metas que beneficien a la comunidad en general.  

Elementos de la administración:

Desde la antigüedad se han puesto en práctica algunas ideas que han permitido lograr acuerdos, mediante las decisiones de los líderes de la época, quienes tenían la responsabilidad de administrar todo lo concerniente a la comunidad que dirigían, pero en la medida que se ha ido incrementando la población, se fue organizando en pequeños grupos con la finalidad de distribuirse las diferentes tareas y al transcurrir el tiempo, el mundo fue evolucionando y cada vez se hizo más complejo y se fueron creando otras necesidades, por lo cual era necesario buscar nuevas fórmulas para resolverlas con el aporte de todos y así se creando algunos incipientes procesos de administración como respuesta a las nuevas exigencias.

En el transcurso del tiempo fueron surgiendo algunos estudiosos que dieron aportes a todo lo que se refiere a las actividades de administración, que le proporcionaron a las personas que dirigían los instrumentos suficientes para poder conducir el trabajo colectivo con mayor eficacia y así alcanzar resultados óptimos en lo referente al bienestar comunitario. En base a esos estudios realizados se ha logrado desarrollar algunos sistemas que aplicados al quehacer diario nos permiten cada día tener un mejor nivel de vida, razón por la cual en la actualidad se utilizan algunos elementos fundamentales para orientar los procesos administrativos:

• La planificación, representa la etapa más importante en el proceso administrativo, debido a que se plantean las estrategias para elaborar un plan de acción en donde se deben plasmar los objetivos y las metas que se deben alcanzar en un tiempo determinado y poder lograr un máximo rendimiento.  

• La organización, se refiere a los pasos que se deben dar para coordinar todo lo concerniente a los recursos financieros, materiales y humanos y realizar todas las labores correspondientes en forma organizada, de tal manera que los trabajadores tengan claro cuáles son sus funciones y como las deben llevar a cabo, para cumplir con las exigencias de la organización en todo lo que se refiere a la calidad de los productos.

• La dirección, se encarga de impartir las instrucciones pertinentes de acuerdos a los planes existentes, así como también motivar y supervisar al resto de los empleados con la finalidad de resolver cualquier situación irregular que se presente en el camino, para alcanzar las metas propuestas.  

• El control, se refiere a cada una de las actividades que debe realizar el personal que tiene funciones directivas, para verificar el cumplimiento de los objetivos y detectar los errores cometidos y poder implementar las medidas tendientes a optimizar el desempeño de la organización.

Tipos De Administración:

Existen criterios que se refieren a la variedad de aspectos que abarcan a la administración y que nos permiten clasificarlas en tres tipos diferentes:

• La administración pública, se refiere a todos los procesos que realiza el capital humano que labora en las instituciones del estado, para gestionar los recursos económicos y sociales de un país y posee competencias específicas entre las cuales es importante mencionar el manejo del personal, el cual debe ser objeto de supervisión permanente, para asegurar que su actuación este de acuerdo con los principios fundamentales que rigen los organismos oficiales, también se encarga de administrar los recursos financieros y asegurar que la gestión estatal estará dirigida en todo momento a la realización de obras y prestación de servicios adecuados para lograr el bienestar social.  

• La administración privada, aplica en todas las empresas cuyos propietarios son particulares dedicados a la actividad comercial, industrial y a la prestación de algunos servicios de forma independiente, sin ningún aporte del estado ni recibiendo algún tipo de subsidio del mismo. En este tipo de organizaciones el capital de trabajo depende únicamente de los aportes de cada uno de los dueños, quienes toman las decisiones en cuanto a su utilización para que les otorgue el mejor beneficio financiero, sin embargo, debe contribuir con las entidades estatales con aportes importantes a través de los impuestos establecidos en las leyes, por el país donde se encuentren realizando sus actividades.    

• La administración mixta, es la que se ejecuta con la participación de algunas entidades públicas y de particulares que aportan parte del capital, es importante resaltar que tanto el estado como el resto de los socios tienen algún poder de decisión en cuanto a las inversiones a realizar y en todo lo relativo a la  distribución de las ganancias que sean generadas durante algún tipo de negociación. Para lograr los mejores resultados se debe realizar un trabajo combinado, estableciendo reglas importantes relacionadas con la parte legal y la utilización de los capitales en forma eficaz.

Principios Básicos De La Administración:

• El respeto a la jerarquía, representa un valor de gran importancia para el buen funcionamiento de cualquier organización, ya que todos los que ejercen actividades productivas deben respetar las decisiones de quienes poseen un rango superior, al mismo tiempo que esas autoridades deben impartir las ordenes con equidad, tomando en consideración que cada uno de los trabajadores también merecen respeto aunque estén ubicados en un orden jerárquico inferior.

• La división del trabajo, beneficia la productividad de una empresa en la medida en que se asigne responsabilidades a los trabajadores atendiendo a su preparación, experiencia y su capacidad para realizar tareas siguiendo un orden predeterminado,  se debe crear incentivos para impulsarlos hacia el cumplimiento del compromiso contraído con la empresa, pensando siempre en ayudar y mejorar los mecanismos de producción.

• La cooperación del personal, se debe poner en práctica en las actividades diarias de las empresas, de común acuerdo con el resto de los trabajadores que realizan funciones similares, en cuyo caso es importante tomar en consideración las iniciativas de los mismos como un aporte y unificar criterios para trabajar unidos en busca de mayores beneficios empresariales.

• La estabilidad laboral, es un factor preponderante porque representa un incentivo para que el personal realice su labor con mayor eficacia y se puede lograr dándoles buen trato, estableciendo alguna premiación en determinados lapsos de tiempo y ofreciéndoles un mejor salario de acuerdo a su desempeño y a su interés por conservar los bienes de la organización.

• La disciplina en el trabajo, debe ser observada por todos los que forman parte del capital humano, ya sean directivos o empleados de menor jerarquía, se aplicara de manera secuencial y con mucha responsabilidad en todos los niveles de producción que conforman las actividades, que al final permiten obtener los productos terminados.    

• La Subordinación a los objetivos, reviste especial importancia en toda actividad productiva, porque establece paso a paso los mecanismos necesarios para que sea continua y a la vez señala la forma de evaluar los procesos que llevan a obtener el producto final, de esa manera determinar los errores cometidos y aplicar los métodos correctivos para lograr una mayor producción correspondiente.

Importancia:

Las actividades de una institución o empresa se deben orientar hacia el cumplimiento de una planificación previa, dirigidas a realizar un trabajo mancomunado con la sociedad y en el último caso, generar riquezas para la organización y a la vez facilitar a la colectividad la obtención de sus productos en las mejores condiciones.

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