MANUAL FUNCIONES COMPRAS

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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN        3

1. OBJETIVO        4
2. ALCANCE        4
3. DEFINICIONES        4
4. DESARROLLO        6

1. Ciclo de Aprovisionamiento        6

1. Planificación        6
2. Preparación        7
3. Ejecución        9
4. Recepción del bien o servicio        11
5. Registro de factura y pago        11

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INTRODUCCIÓN

Es indispensable que los Directivos y colaboradores cuenten con la información requerida para la gestión eficiente del proceso de compras y abastecimiento de insumos, materiales y herramientas requeridos para la operación logística de West Pacific Orchard y sus filiales.

En contribución a esta gestión se ha diseñado el manual de funciones  “WPO-DIC-01”que brinde las condiciones y orientaciones necesarias para la adquisición de insumos , coadyuvando con la gestión administrativa y obteniendo resultados tales como:

• Planear y proyectar las compras necesarias, manteniendo un inventario de materiales adecuado a la operación proyectada, cuidando de no mantener sobre inventarios ni desabasto.
• Búsqueda y registro de Proveedores, manteniendo un padrón actualizado.
• Conseguir y seleccionar las ofertas técnicas y económicamente más viables de cada compra y abastecimiento.
• Solicitar y conseguir las cotizaciones necesarias, para tener punto de comparación en calidad, precios, tiempos de entrega, esquemas de financiamiento, entre otras.
• Realizar el procedimiento de compra y abastecimiento mediante la requisición correspondiente y autorizaciones necesarias.
• Seguimiento al pago de anticipos, liquidaciones o finiquitos a proveedores.
• Contar con las notas de compra, facturas y pagos, generando una base de datos o control de las operaciones de compras y abastecimientos.
• Seguimiento a la entrega recepción de los materiales, insumos, bienes y suministros adquiridos.
• En coordinación con cada Área, llevar un control de Inventario correspondiente de todos los materiales, insumos, consumibles, herramientas, vehículos, maquinaria, equipos, muebles e inmuebles adquiridos.
• Establecer stocks mínimos para cada material en base a los consumos programados, capacidad de los proveedores, demanda por temporadas, etc., con el fin de asegurar siempre el flujo constante de los procesos de producción y comercial.
• Establecer un sistema de planeación de presupuestos por rubros de operación que permita tener un panorama claro durante la temporada, definiendo prioridades en las compras y abastecimiento.

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1. OBJETIVO

El presente manual es una estrategia para fortalecer la coordinación de actividades y seguimiento dentro del ciclo de aprovisionamiento y conocer los procesos del área de compras teniendo en cuenta la función de planear, programar y ejecutar todas las compras de materiales, insumos, consumibles, herramientas, vehículos, maquinaria, equipos, muebles e inmuebles, necesarios para la operación de los campos de producción, de las oficinas y empacadoras en funcionamiento, en los rubros de Compras y Abastecimiento de WEST PACIFIC ORCHARD LLC y sus filiales

1. ALCANCE

Este manual inicia con las condiciones y orientaciones para la gestión del proceso de Aprovisionamiento mediante la ejecución de su ciclo, y finaliza con las estrategias que puedan mejorar este ciclo.

1. DEFINICIONES

Aprovisionamiento: Actividades encaminadas a la adecuada gestión de compras y el relacionamiento con los proveedores mediante la selección, registro, adquisición de bienes y servicios, así como su evaluación.

Plan de Aprovisionamiento: Actividad que hace parte de la etapa de planeación del ciclo de aprovisionamiento, que se realiza con el fin de establecer negociaciones estratégicas y centralizadas, para la adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo operativo de West Pacific Orchard y sus filiales.

Insumos: Bien que se emplea en la producción de otros bienes.

Responsable de Compras: Rol asignado a colaborador de WEST PACIFIC ORCHARD para  el desarrollo de las actividades propias del ciclo de compras.

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Drive Materiales y Herramientas por cotizar: Documento generado por el Jefe de compras y Abastecimiento, para la adquisición de materiales, insumos, consumibles, herramientas, vehículos, maquinaria, equipos, muebles e inmuebles, necesarios para la operación de los campos de producción, de las oficinas y empacadoras en funcionamiento con la planeación de necesidades.

Formato de Requisición de Materiales: Documento generado por el responsable de Compras, en el cual se estipulan los aspectos técnicos, económicos y descripción del insumo solicitado al proveedor con el fin de adquirir los bienes y servicios para cubrir la necesidad West Pacific Orchard y sus filiales.

1. DESARROLLO

1. Ciclo de Aprovisionamiento

Las cinco (5) etapas del ciclo de aprovisionamiento se describen a continuación:

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Imagen 1. Ciclo de Aprovisionamiento de West Pacific Orchard.

1. Planificación[pic 8]

La etapa de planificación busca definir las necesidades de West Pacific Orchard y sus filiales y así optimizar tiempos y recursos para la ejecución de las compras.

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