Manual De Compras

MANUAL DE COMPRAS RES LTDA.

Objetivos generales:

• Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.

• Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

• Desarrollar y administrar las compras.

• Establecer proveedores bien evaluados.

Objetivos específicos:

• Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

• Localizar nuevos materiales y productos.

• Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.

• Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

• Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.

• Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

• Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

• Cooperar con otros departamentos de la empresa (Administración, producción, contabilidad, calidad, etc.) que soliciten sus servicios.

• Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

• Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.

• Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

• Puntualizar normas de conducta moral.

• Obtener utilidades para la empresa.

Responsabilidades del departamento de compras.

• Identificar y desarrollar fuentes de abastecimiento:

En el departamento de compras se deben conocer y estudiar las diferentes variables que conlleva comprar o comercializar, los proveedores suelen cambiar sus precios por mes de acuerdo a decisiones macroeconómicas como el precio del dólar frente al peso.

• Seleccionar proveedores y negociar contratos:

Hacer cotizaciones y negociar con los proveedores las condiciones de los contratos que mejor se acoplen a las políticas de la empresa y a aumentar sus utilidades.

• Mantener relaciones de trabajo y controlar la eficiencia de los proveedores:

Se debe hacer un seguimiento a los diferentes proveedores para mantener la calidad de la entrega, de la calidad y del precio del producto.

Mantener relaciones óptimas con los proveedores y mantener una comunicación flexible.

• Evaluar economía de Oferta-demanda e iniciar estudios de costos de fabricar los artículos que se compran:

Estudiar la economía de los productos que abastecen los proveedores, como por ejemplo su demanda, su evolución tecnológica, que ofertas hay en el mercado.

• Mantener una base de datos del sistema de aprovisionamiento:

Se debe documentar todos los datos de sobre proveedores, sobre las requisiciones de materiales por parte de la empresa, etc.

Procedimiento de compra.

Se debe generar la requisición de cualquier departamento de la empresa como puede ser producción, calidad, contabilidad, etc. Esta requisición es la que hace cualquier departamento sobre cierta necesidad de materiales para su funcionamiento. En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre solicitante y compras para la futura compra del bien o servicio.

Se debe observar si este material ya ha sido comprado y si las condiciones de compra actual son beneficiosas para la empresa se genera la orden de compra.

Cotizaciones:

Si el material debe ser contratado se debe hacer una solicitud de cotización de compras a los proveedores, luego de hacer estas cotizaciones debe preparar los contratos, en ellos se debe establecer la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del material.

Selección de proveedores:

Al evaluarlos se selecciona el proveedor adecuado, por medio de una cotización, se deben valorar los proveedores, el precio que le dan a su artículo, representada en dinero. Las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas, que generalmente son tres cotizaciones solicitadas se abre paso a negociaciones entre el compras y el proveedor.

Generación orden de compra:

Al seleccionar el proveedor se genera la orden de compra, es un documento en el cual se debe llevar registrado el contenido del pedido, número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización y cláusulas.

Confirmación del pedido:

Luego se debe hacer una expeditación por medio de un expeditador, un expeditador debe cerciorarse de que el pedido haya llegado al proveedor ó sea una confirmación del pedido.

Recepción de materiales:

Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al proveedor que hizo la entrega.

Rechazos y/o devoluciones:

Se debe hacer un rechazo y/o una devolución cuando el material recepcionado no cumple con lo estipulado en el contrato de compras, se debe enviar un documento físico que

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