Manual de compras.

Enviado por adrian260891 • 25 de Noviembre de 2015 • Ensayo • 4.933 Palabras (20 Páginas) • 257 Visitas

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Tabla de Contenidos Capítulo 1 Introducción e información general Título 2 Título 2 Título 3. Título 3. Capítulo 2 Figuras y tablas Título 2 Título 3. Título 3. Capítulo 4 Resultados y discussion. List of References Apéndice Vita

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II. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA		sustituye a
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Antecedentes En 1981 Pablo Pérez nacido en el estado de México, llego a Tijuana buscando oportunidades de trabajo, después de un tiempo empezó a trabajar en una compañía de dulces mexicanos donde su ámbito laboral lo inspiro para emprender su propia empresa. Empezando en una cochera a empacar dulce mexicano con su familia (esposa e hijos) como chicles, banderillas, tomis etc. Y salir a venderlos por el mismo tocando puertas y dentro de su recorrido iba buscando mercado para abrirse nuevas oportunidades, conforme iba incrementando la demanda busco un local y empezó a hacer las cosas legalmente con el gobierno, buscando los permisos, haciendo cursos en salubridad, y asi pronto fue creciendo y en 1991 fue que se estableció formalmente esta empresa poniéndole como nombre ‘’El Pecas’’ derivado de los apellidos del dueño Pérez Casas. Actualmente se localiza en 669 Suit E Palomar Street Chula Vista CP. 91911 (619) 424 7146 Chula Vista California Estados Unidos de América Y en México: Manzanares ed. 4 dpt 4 La Campiña Tijuana Baja California México Se ha mantenido en manos familiares durante los 24 años que ha existido y se ha luchado por mantenerla en pie ya que como toda empresa ha sufrido diversas dificultades pero siempre se busca mejorarla y siempre se ha contado con el apoyo y esfuerzo de esta familia. Los encargados administrativos son de familia como su hijo y el mismo, aunque también no los libera de labores de producción ya que se apoya en este cuando se necesita. Esta empresa es de dulces mexicano (empaque y producción de dulce Mexicano principalmente para el mercado latino en EEUU, además de comprar dulces con acabado final y re empacarlos, crean productos originales con recetas propias de chile y combinaciones de los mismos.) Esta empresa conforme su crecimiento ha necesitado incrementar las oportunidades con proveedores comprando mercancía Española, Mexicana, China y Estadounidense Esta empresa se encarga de distribuir sus propios productos, el mismo dueño es el que hace los recorridos para entregar su producto y así poder revisar y cerciorarse que todo este en orden y que los clientes estén felices y conformes con el producto, tiempo de entrega o con cualquier tipo de sugerencia o queja que se quiera hacer llegar a la empresa esta sea tomada con la importancia que se merece y sea atendida adecuadamente

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Esta empresa nacida en los EEUU, se había implementado en varias tienditas, pero conforme crecía el negocio se busco otras alternativas por ello la podemos encontrar en diversos locales comerciales en diferentes estados del país vecino como California, Arizona, Nevada, Colorado, Texas, Alcanzas, Oregón, Atlanta, Nuevo México, en tiendas como 7 eleven, am pm, licorerías produs, en carnicerías y diversas tiendas mexicanas y en Arizona mercados ya mayores como ``Del Sol’’. La empresa conforme el paso del tiempo ha traspasado fronteras llegando a México, al principio igual que en EEUU se vendía principalmente en tienditas que se encontraban en cada esquina aunque el producto no estuviera en cada una de ellas pero se planeaba esa meta, ahora en la actualidad por la desaparición de muchas de estas por las diferentes competencias se ha buscado otro mercado. En la actualidad se encuentra en Farmacias Roma, Farmacias la mas barata y recientemente en Oxxo del estado de Baja California. Se encuentra en el estado de Baja California en sus diferentes municipios como Tijuana, Tecate, Ensenada, Rosarito y Mexicali También en el estado de Sonora en el municipio de San Luis Rio Colorado en lugares como Circulo K Una de sus metas es poder llegar a nivel nacional en los grandes mercados como Soriana, Comercial Mexicana, Wal-Mart México, Oxxo, entre otros.

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Misión Crear productos con calidad, ofrecerlos a nuestros clientes para que a través de ellos puedan disfrutar un poco de los sabores mexicanos que les brindamos. Visión Convertirse en una de las mayores empresas en creación, transformación y distribución de dulces mexicanos Valores Integridad: Ser auténticos. Calidad: Lo que hacemos, lo hacemos bien. Responsabilidad: Que suceda depende de uno mismo. Liderazgo: El coraje de forjar un futuro mejor. Colaboración: Todos juntos podemos hacerlo realidad. Pasión: Comprometidos con el corazón y razón.

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III. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO		sustituye a
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El pecas es una empresa de producción y distribución de dulces mexicanos ofreciéndole a sus clientes diferentes productos, los cuales son: Barritas: Desempacar las barritas, bañarlas en chile y empacarlas Bolipecas: Cacahuate con chile: Empacar los cacahuates enchilados Cacahuate japonés: Empacar los cacahuates japones Dulce mexicano: Poner diferentes dulces mexicanos como duvalin, duvalin mazapán, rellerindos, muecas, skwinkles, bombazos, panzon, paleta (escoger solo 5) Garbanzo: Enchilarlo y empacarlo Gomitas aciditas: Empacarlo Haba: Enchilarlo y empacarlo Locochas: Empacarlo Mango enchilado: Meter el mango deshidratado en la maquina enchiladora Paleta de mango: Pelar la paleta, enchilarla y empacarla Paleta de sandia: Perlar la paleta, enchilarla y empacarla Picafresa: Empacarlo

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Picagoma: Empacarlo Picodiana: Empacarlo Piña enchilada: Meter la piña deshidratada en la maquina enchiladora Rollitos con saladito: Cortar las laminas de tamarindo, ponerle en medio bolita de chile preparado y empacarla (en caso de no haber chile preparado, poner un saladito) Saladitos con chiles y limón: Empacarlo Semilla de calabaza: Empacarlo Serpentina: Pelar, enchilar, empacar Tamarindo: Enchilar y empacar Tiritas: Enchilar y empacar Tiritas de fruta: Empacar Velitas de leche: Empacar

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IV. MANUAL DE COMPRAS		sustituye a
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a) Objetivos del Manual A continuación se exponen las metas principales del departamento de compras y ventas; en ellas se verá reflejada la ambición de nuestra empresa así como el deseo que se tiene por lograr el éxito en nuestra empresa. Las metas del departamento serán las siguientes: Que el capital con el que iniciamos se destinara a las primeras compras de franquicias, ya que esta es nuestra materia prima; y de esta dependerá la supervivencia de nuestra organización. Apoyados por marketing; promover la venta de franquicias en el mercado, establecer los precios más accesibles, incluso arriesgando las ganancias para así poder ganar prestigio y renombre en el mercado. Como meta a largo plazo seria ejecutar una operación rentable, sumando ingresos crecientes limitando los gastos. Los objetivos de ingresos consistirán en aumentar las ventas anuales un 10%. Los objetivos de gastos serán la búsqueda de una nueva instalación de operación que disminuya nuestra renta al mes o un recorte mensual en las facturas de servicios públicos en un 15%.

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Estamos conscientes de que a satisfacción del cliente puede hacer o deshacer nuestro negocio pequeño, así como la publicidad de boca a boca y las redes sociales son a menudo más fuertes que los esfuerzos de mercadeo. Algunas de nuestras metas para la satisfacción del cliente incluyen la contar con el mejor servicio de atención al cliente post-venta, esto quiere decir; una vez realizada la venta de la venta de la franquicia mantenernos al tanto del cliente y asesorarlo para el rendimiento máximo de su adquisición y conocer si se encuentra satisfecho con la transacción y por ultimo ganar una recompensa industrial por el servicio al cliente. b) Tipos de compra que realiza la empresa c) Estructura organizativa de la empresa

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Descripción de Puestos Jefe Inmediato Encargado de administrar, controlar, y dirigir los recursos y funciones del cibercafé, y asegurar su óptimo funcionamiento. Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo. Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta. Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos Controlar que cada persona dentro de la empresa cumpla con todas y cada una de sus obligaciones y no existan inconvenientes o interrupciones que perjudique el buen funcionamiento de la empresa. Subordinados: Gerente de compras Gerente de ventas Gerente de recursos humanos Gerente de finanzas Gerente de mercadotecnia.

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Descripción de Puestos Gerente de compras y ventas Preparar planes y presupuesto de venta. Establecer metas y objetivos idealistas. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Reclutar información de empresas para que formen parte de nuestro negocio. Hacer compras de empresas claves que dejen ingresos por el servicio que ofrecimos. Subordinados: Auxiliar de compras y ventas Director de ventas Director de estadísticas A quien se reporta: Jefe inmediato

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Descripción de Puestos Auxiliar de gerente de compra y venta Estar al servicio del gerente cuando él lo necesite. Apoyar a la toma de decisiones a su jefe inmediato. Buscar mercado de franquicias. Recopilar información sobre nuestro tipo de mercado y hacer llegar la información a su gerente. Una vez hecho una venta o compra informar al departamento de finanzas lo ocurrido Subordinados Director de ventas y estadísticas

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Descripción de Puestos Director de estadísticas Proporcionar información estadística y oportuna a sus jefes inmediatos y comunicar a finanzas para poder tomar decisiones. Estructurar un sistema de investigación y capacitación e información con base en requerimiento a los usuarios de información. A quien se reporta: Auxiliar de gerente de compras y ventas

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Descripción de Puestos Director de ventas Coordinar los esfuerzos de ventas para saber si se llega a la meta establecida por el gerente de compras y ventas. Minimizar costos de compras y maximizar las ventas. A quien se reporta: Auxiliar de compras y ventas

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Descripción de Puestos Gerente de mercadotecnia Dar una buena publicidad el negocio que atraiga clientes de nuestro giro. Proceso de recuperación de clientes, prospección y promoción vía telefónica y cibernética. Implementación de estrategias de marketing en los medios. Análisis de mercado definiendo los clientes y las estrategias para llegar a ellos de la mejor manera. Subordinados Director de publicidad A quien se reporta Gerente general y secretaria ejecutiva

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Descripción de Puestos Director de publicidad Mantener un control de los medios publicitarios con los que contamos. Estar a lar órdenes de su gerente. Atención a quejas elogios y sugerencias. Tele marketing. Buscar la inmersión en medios adecuados así como, la interacción de redes social. A quien se reporta Gerente de mercadotecnia

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Descripción de Puestos Gerente de finanzas Recibir información la información de sus subordinados y con ello tomar decisiones. Informar al gerente general sobre la situación financiera que se encuentra la empresa. Autorizar el envió de recursos hacia los centros de operación de la empresa. Estimar los gastos necesarios para seguir activos en los proyectos en transcurso. Evaluar y proponer alternativas de inversiones. Supervisar que se maneja el flujo de efectivo necesario para la operación de actividades. Analizar el control de ingresos y egresos de la empresa. Administrar los recursos monetarios, maximizando la utilidad. Proporcionar información financiera veraz. Controlar las finanzas en el presupuesto. Subordinado Jefe de reclutamiento, jefe de capacitación y mantenimiento A quien se reporta: Gerente general y secretaria ejecutiva

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Descripción de Puestos Contador Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto de activos, egresos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de las operaciones, así como la actualización de los soportes adecuados para cada caso. Revisar que se cumplan los principios de contabilidad general y cuidar los estados financieros para el fin de año pasar impuestos. Mantener el lineamiento de sistema de gestión de calidad. Cumplir con normas financieras a la hora de hacer los estados financieros. Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información suministrada por la empresa y por el cliente. Subordinado Auxiliar contable A quien se reporta Gerente de finanzas

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Descripción de Puestos Auxiliar contable Aplicar contablemente las pólizas de cheque para presentación oportuna de los estados financieros, integrar expedientes de adquisiciones y elaborar cuadernillo definitivo de los estados financieros. Estar al servicio del contador y obedecer lo que él le indique. Revisión y coordinación de los saldos. Cuidar y mantener en buen estado los bienes inmuebles donde trabajar y ser eficiente a la hora de utilizar los materiales de trabajo y suministros proporcionados. Elaboración de reportes, integraciones e informes para dirección de administración y finanzas. A quien se reporta: Contador

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Descripción de Puestos Gerente de recursos humanos Dirigir, controlar y supervisar la aplicación de la normatividad y política de administración de recursos humanos, orientada a optimizar el desempeño y el desarrollo del personal. Supervisar el procesos de elaboración de nomina de los compañeros de trabajo. Supervisar que sus subordinados hagan bien su trabajo, de acuerdo al perfil de la empresa. Establecer relaciones con los clientes. Autorizar vales de créditos a compañeros de trabajo y saber actuar ante conflictos. Subordinados Jefe de reclutamiento Jefe de capacitación Jefe de mantenimiento A quien se reporta Gerente general

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Descripción de Puestos Jefe de reclutamiento Publicar los puestos vacantes que tiene la empresa. Utilizar los medios adecuados para atraer al solicitante adecuado para el puesto. Encargarse de hacer entrevistas Ver si el solicitante está capacitado para el puesto después de la entrevista. Decidir si el solicitante pasa a formar parte del equipo de trabajo. Estar a órdenes de su gerente. Tener buena comunicación con su gerente A quien se reporta Gerente de recursos humanos

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Descripción de Puestos Jefe de capacitación Una vez el jefe de reclutamiento aprobó a la persona que solicita el puesto, aplicarle el programa de capacitación adecuado. Realizar semanalmente una junta de capacitación sobre estrategias que impulsen el desarrollo personal y evolución del negocio. Promover el liderazgo y los buenos valores a cada uno de nuestros compañeros de trabajo. Evaluar el desempeño de los compañeros de trabajo. Observar que todo esté en orden respecto a las emociones de los nuestros compañeros de trabajo. A quien se reporta Gerente de recursos humanos

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Descripción de Puestos Jefe de mantenimiento Mantener limpia el área de trabajo. Hacer la limpieza diaria por las mañanas. Pedir al gerente de finanzas efectivo para compra de material de limpieza. A quien se reporta Gerente de recursos humanos

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Reparto

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Produccion

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d) Políticas de Compras de la empresa El objetivo de la Política de Compras del Pecas es entregar a sus colaboradores los lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar una acción de compra (de productos y servicios), de modo de establecer un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso de compras y lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido con la compra. Prácticas y Conductas de Compras Se espera que todos los colaboradores guíen sus conductas y decisiones de compra en las prácticas y los valores del Pecas. Para tal efecto se establecen los siguientes lineamientos. Prácticas de Compras Esperadas Será responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o indirectamente en las actividades de compras y particularmente de los supervisores directos, resguardar en todo momento el buen nombre del Pecas, estableciendo y preservando relaciones adecuadas entre el Banco y sus Proveedores Corporativos y garantizando el uso de prácticas de compras inobjetables.

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Las siguientes prácticas deben ser consideradas en toda acción de compra: a) Considerar primero el interés de la Corporación en todas las decisiones de compra, por sobre el interés particular de las áreas. b) El personal encargado de interactuar en la adquisición de productos y servicios para el Pecas debe colocar órdenes de compra y celebrar contratos con Proveedores sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés global de la Institución. c) Toda compra o acuerdo con Proveedores debe estar previamente autorizada por la instancia con las facultades o atribuciones de compra necesarias. No se debe comprometer recursos del Banco ni celebrar contratos o generar ordenes de compras sin atribuciones para ello. La práctica de comprar primero y pedir autorización después no es aceptable. d) Tampoco se podrán comprometer o adelantar dineros, sin las correspondientes garantías de fiel cumplimiento cuando corresponda. e) Apalancar toda solicitud o decisión de compra en los principios de Gastos e Inversiones del Pecas, particularmente en cuanto a criterios de Austeridad, Agregación de Valor Real al Negocio, Optimización del Costo y Gasto Ético. f) Promover una sana competencia entre Proveedores para obtener el máximo valor agregado para el negocio sin perder de vista la misión del Pecas en cuanto a desarrollar relaciones con Proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia.

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g) Cumplir con los procedimientos y políticas de compra definidos en la normativa o que sean definidos por la Gerencia de Compras Corporativas para los distintos rubros específicos. h) Promover y fortalecer continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de los procesos de compra. i) No actuar con indiferencia o pasividad frente a prácticas de compra observadas que sean impropias o reñidas con el Código de Ética del Banco o con la política de compras corporativas. Conflictos de Intereses Tal como se explicita en el Código de ética vigente, un colaborador no deberá participar en ninguna actividad o decisión que involucre un conflicto de interés real o potencial para el Banco. Los colaboradores que tengan alguna relación patrimonial con una empresa proveedora o de parentesco hasta segundo grado con alguno de sus socios principales o ejecutivos que toman decisiones de compra, deberán abstenerse de participar en las decisiones de compra relacionadas con este Proveedor. Lo que corresponde en estos casos u otros que priven al colaborador de la necesaria independencia y neutralidad, es abstenerse de tomar cualquier decisión e informar al Gerente Superior Directo o Gerente de Compras Corporativas y Proveedores para resolver como se administrará la relación con este Proveedor, si fuese éste un proveedor debidamente calificado para operar con Bci.

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Regalos e Incentivos Ningún colaborador involucrado en la gestión de compra debe usar su autoridad o posición en la organización para beneficio personal. Para preservar la imagen e integridad del colaborador y del Banco, como regla general no deben aceptarse regalos o incentivos de proveedores, salvo obsequios o invitaciones de cortesía de pequeño valor intrínseco y en forma esporádica. Para aquellos casos en que reciba regalos o invitaciones que no caen en esta categoría (como por ejemplo viajes, estadías en hoteles), el colaborador deberá excusarse con la cortesía que amerite el caso o bien deberá informar al Gerente de Compras Corporativas y Proveedores o al Comité de Ética para asesorarse respecto de cómo proceder. En otras palabras la frecuencia y naturaleza de los regalos eventualmente aceptados, no debe permitir que el receptor pueda parecer a juicio de otros que está siendo influenciado en la toma de una decisión de negocios como consecuencia de aceptar dichos regalos, ni pueden permitir en caso alguno que en la conciencia del receptor este hecho sea capaz de hacerle perder su independencia.

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Política de Proveedores La Política Administración de Proveedores se sustenta en la Misión Empresarial del Pecas, en cuanto a mantener una relación comercial con nuestros Proveedores de mutuo beneficio, lealtad en el tiempo y altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia. Principios de Actuación con Proveedores a) Relación de largo plazo y rentable En las decisiones de compra privilegia la relación comercial y de servicio sustentable en el largo plazo y rentable tanto para el Pecas como para sus Proveedores por sobre beneficios exclusivamente de corto plazo. b) Cumplimiento de compromisos Es intrínseco de la ética empresarial el garantizar y honrar siempre el cumplimiento de los compromisos adquiridos con nuestros Proveedores. Con este propósito los colaboradores que efectúen estos compromisos, escritos o verbales, deben estar facultados para ello. c) Transparencia y Objetividad en los procesos de compra El proceso de compra debe garantizar absoluta transparencia en la gestión de las compras, y objetividad en la toma de decisiones. d) Igualdad de oportunidades a los Proveedores Se debe garantizar la igualdad de oportunidades a todos los Proveedores para que oferten sus productos o servicios al Pecas en un proceso de compra determinado.

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e) Evaluación de Proveedores Los Proveedores del Bci deben ser evaluados en su desempeño como tales de acuerdo a criterios de evaluación definidos por el Pecas y aplicados en función de las características del producto adquirido o servicio contratado al Proveedor. Para aquellos Proveedores que obtengan una calificación insuficiente o negativa se deberá tomar acción de regularización o de término de sus respectivos contratos según corresponda. f) Formalidad en las relaciones con Proveedores La relación comercial con Proveedores debe siempre ser formal y los acuerdos deben estar por escrito. A los Proveedores se les debe responder con prontitud y cortesía. g) Oportunidad de los Pagos Se debe pagar a los Proveedores oportunamente de acuerdo a las condiciones pactadas en los respectivos contratos, sin distinción de Proveedor para agilizar y priorizar el proceso de pago que debe ser conocido por el proveedor. h) Escucha a Proveedores Se debe instalar la práctica de escuchar en forma sistemática y profesional a los proveedores, con el propósito de atender sus preocupaciones, sugerencias y reclamos que permita mejorar continuamente la relación con ellos. Para estos efectos se establecerán canales formales de comunicación. i) Base de Proveedores acotada Se debe promover el mantener una cantidad óptima de Proveedores por rubro de compra que asegure una sana competitividad y diversificación del riesgo para la continuidad de la operación.

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Perfil del Proveedor Para ser Proveedor del Bci se requiere que la empresa y sus socios principales, muestren en forma consistente un comportamiento ético y legal intachable, particularmente en materia laboral y de medio ambiente, capacidad para entregar los productos y servicios en las condiciones requeridas, cumplir con los acuerdos de calidad de servicio pactados, mantener una moralidad comercial y una situación financiera adecuada, con cabal cumplimiento de sus obligaciones con bancos, proveedores, legales, impositivas y con el personal. El Pecas define que sus Proveedores serán Corporativos, de tal forma de mantener un Registro centralizado de Proveedores calificados para toda la Organización , que permita hacer más eficiente el proceso de compra, aprovechar las economías de escala por compras por volumen y disminuir el riesgo operacional. El Pecas valora especialmente aquellas empresas Proveedores comprometidas activamente con los principios de Responsabilidad Social Empresarial, y se reserva el derecho de comprobar los estándares de seguridad, cumplimiento laboral y medio ambiental las veces que sea necesario. El Pecas valora en sus Proveedores, su contribución proactiva en la generación de modelos de compra más eficiente.

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e) Políticas para la cotización de materiales que se solicita a los proveedores. f) Políticas de pago a Proveedores g) Diagrama del proceso de compras h) Formatos del proceso de compras V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEL ALUMNO CONSULTOR VI. ANEXOS [pic 37]

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