Manual de procedimientos de seccion de almacen

1. INTRODUCCIÓN:

1.1.Finalidad:

El presente manual de procedimientos tiene como finalidad guiar al trabajador en la realización de sus labores o responsabilidades.

Además, establece normas y procedimientos para informar y controlar las diversas actividades que desarrolla la persona en su puesto de trabajo relacionado a la sección de almacén;  y que dichas actividades se desarrollen de manera óptima.

1.2.Alcance:

El presente manual de procedimientos se entregará a todos los responsables del Departamento de Almacén.

1.3.Aprobación:

El presente manual está aprobado de acuerdo al estatuto de la empresa por parte de la Gerencia General el 12 de junio del 2017.

1.4.Revisión:

La revisión y actualización del presente manual se ha llevado a cabo por el Departamento de Almacén en coordinación con la Oficina de Racionalización. 

1. DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

2.1 Base legal:

El presente manual se aprobó por memorándum de la gerencia de logística el día 12 de junio del 2017.

2.2 Requisitos:

• Los productos en el almacén deben colocarse atendiendo a un orden de clasificación, el mismo debe garantizar un lógico y rápido sistema de selección de productos, así como la rotación interna, cumpliendo siempre el principio de: PRIMERO QUE ENTRA, PRIMERO QUE SALE.

• El almacenamiento se realizará en locales secos, bajo techo, limpios, ventilados y libres de vectores.

• Se garantizará la circulación del aire de manera que se mantengan uniformes la temperatura y humedad de almacenamiento.

• Para   la  iluminación  artificial  se  utilizarán  lámparas  fluorescentes  colocadas preferentemente en los pasillos de trabajo.

• Tener cuidadosa observancia en las fechas de caducidad de los productos. Cada producto tiene un determinado plazo según sus características.

• No debe colocarse ningún tipo de carga directamente en el piso.

• Los pasillos de trabajo deben estar bien delimitados y sin cargas en ellos.

• Las áreas de recepción y despacho deben estar bien delimitadas.

• No pueden bloquearse productos por ningún concepto, ni en la horizontal (delante de), ni en la vertical (encima de), ni en los pasillos de trabajo.

• Las estanterías deben ser colocadas longitudinalmente a la dimensión más larga del almacén.

• Los productos más pesados deben colocarse en las estanterías en los niveles más bajos de éstas, lo que menos pesa arriba.

2.3 Procedimientos:

El control de las existencias de materia prima es indispensable en un establecimiento de alimentos y bebidas, para ello es necesario establecer una serie de medidas que permitan en todo momento, tener un control total de las existencias que evitará pérdidas innecesarias y lo más importante, se evitará la paralización de la producción por la falta imprevista de algún ingrediente.

Las compras se las realiza de acuerdo a las requisiciones del chef o jefe de producción, el cual se basa en el manejo de los inventarios diarios para poder realizar una lista de compras, evitando de manera las compras innecesarias; luego el Departamento de Almacén será el encargado de la recepción de mercaderías, la devolución si es necesario, la clasificación según su naturaleza, el registro del movimiento de  salida y el  control de  existencias.

• Etapas del procedimiento:

1. Recepción de mercaderías.

Inicia con la recepción de la mercadería solicitada por la sección de producción y en este caso, se registra en un formato de recepción de mercaderías que ingresa  a la sección de almacén con sus respectivas características  

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1. Devolución de mercaderías.

Si al observar que la demanda de sección no fue exacta o no cumple con las características que se acordaron de antemano se procede a la devolución del mismo  y se utiliza un formato de registro de devolución de mercaderías, donde se rellenara dichos datos como se muestra en el formato.

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1. Clasificación de mercaderías según su naturaleza.

Para el almacenamiento de la materia prima, se debe tener en cuenta que hay dos clases de productos:

• Productos Perecederos: necesitan frío para su conservación, y podemos mencionar los siguientes:

1. Frescos: son aquellos que se presentan en el mercado sin ningún tratamiento previo de conservación y son para consumir o transformar en un breve periodo de tiempo. Entre estos tenemos: frutas, hortalizas, carnes, pescados, productos lácteos no esterilizados (quesos frescos, yogures, mantequillas, etc.)

1. Congelados: son productos o preparados que han sido sometidos a muy bajas temperaturas para prolongar su vida útil.

1. Semi – Conservas: son aquellos productos que vienen envasados y preparados, y necesitan frío para su mantenimiento, como las latas de anchoas, ahumados, etc.

• Productos No Perecederos: no necesitan de frío para su conservación, aunque sí unas condiciones mínimas de almacenaje. Entre estos tenemos:

1. Conservas: productos enlatados o en tarros, conservas de pescados (atún, sardinas, etc.), vegetales (espárragos, alcachofas, judías verdes), preparados como mermeladas, etc.

1. Otros: especias, harinas, vinos, licores, leche en polvo, esterilizadas o UHT, etc.

1. Salida de mercaderías.

Al observar que la sección de producción (cocina) demanda ciertas mercaderías, en estos casos se registra el movimiento de salida de mercaderías, la cantidad, departamento receptor, fecha de salida, responsable del pedido (colaborador de cualquier sección) y la firma de un supervisor o jefe de sección demandante.

1. Control de existencias.

Su realización será paulatinamente con respecto al avance de los pedidos de las demás secciones en cuestión a la sección de almacén, para ello se utilizará dichos mecanismos y se rellenara un formato de existencias donde se llenarán datos con respecto a la cantidad de existencias (mercaderías).

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2.4 Diagramación:

      REQUISICION DE INSUMOS Y MERCADERIAS