Marco Teorico

MARCO TEÓRICO

Fundamentos de la Contabilidad

Se define y se evidencia a la Contabilidad a través del registro y

Anotación adecuada de las transacciones comerciales efectuadas

por un ente económico a partir de los documentos que son

generados, como prueba evidente del hecho. Los libros deben estar

diseñados convenientemente a fin de permitir el registro preciso,

claro y objetivo a fin de que constituyan fuente de información

idónea, basándose en los siguientes fundamentos:

• La empresa es una tercera persona, con personería propia, si la

empresa pertenece a una persona individual desde el punto de vista

contable, debe ser tratada como una persona distinta a la del

propietario y si la empresa es un ente jurídico, de hecho se trata de

una persona enteramente distinta a las personas naturales que la

conforman.

• La empresa es simplemente una depositaria de bienes, vale decir;

lo que posee es igual a lo que debe.

• Dentro de la empresa, en su sistema para contar cada persona,

bien o actividad, tiene una hoja llamada “Cuenta” donde se anota

todo lo relacionado a ella.

Contabilidad como medio de Control

Es necesario determinar las políticas adecuadas en las diferentes áreas de la organización para lograr mejorar el sistema del control y su eficiencia operacional y conformar los controles administrativos, así: la obligatoriedad de que el personal de secretarias vistan el uniforme de la empresa, que los pilotos de una compañía de aviación mantengan al día su control médico, que el personal de

mantenimiento utilice las normas de seguridad en el trabajo para evitar accidentes,que todo el personal de la empresa lleve consigo la identificación respectiva, etc.Este tipo de controles, forma parte de una mejor organización de la empresa y no tienen una relación directa con la confiabilidad de los estados financieros y demás informes contables, por tanto el personal contable no está muy interesado en este tipo de controles, sin dejar de ser importantes para la administración.

Los controles Contables se orientan hacia la protección de los bienes de la empresa y sus recursos financieros, para obtener informes financieros de mayor confiabilidad, así: la pre numeración de todos los documentos contables, como órdenes de ingreso, pago y de compras. La persona encargada del cobro a clientes, no debe tener bajo su control el registro contable, un bodeguero no debe

realizar compras, etc.

Un auditor externo que llega a la compañía, su primera función es

examinar cuidadosamente el control interno, para luego de su evaluación emitir su

criterio el grado de confiabilidad, especificar los vacíos existentes y recomendar las enmiendas necesarias para mejorar el sistema.

Es necesario dar a cada persona la responsabilidad de las diferentes acciones que se realizan en la empresa para detectar con facilidad un error cometido, así: la pérdida de un documento, la alteración de una cifra registrada en contabilidad, el cálculo errado en una factura de venta, la falta en la determinación de responsabilidades acarrea el descontrol total de la empresa.

La asignación de responsabilidades y las políticas contables y el control interno, deben comunicarse por escrito, a fin de evitar la evasión de dichas responsabilidades en algún caso de conflicto interno.

La línea de mando y de responsabilidad puede presentarse en una forma conveniente en un organigrama funcional de la empresa, la dirección de las operaciones y la custodia de los activos deben estar separadas de la función

contable.

En el control de las transacciones son los elementos básicos que originan

los registros contables, cada transacción debe pasar por las siguientes etapas:

• Autorización

• Aprobación

• Ejecución

• Registro

SISTEMA DE CONTABILIDAD

Definición de Sistema.-

El sistema permite identificar procedimientos de acción, a aplicarse en cada una de las áreas que se hallan establecidas en una organización, cada uno de los cuales reúne un conjunto de procesos concretos, claros y precisos, de cuya ejecución depende que el objetivo general del sistema implantado se cumpla.

El Sistema podríamos definirlo como la combinación de procedimientos relacionados entre sí, e integrados en la medida de lo posible para lograr optimizar los recursos al desarrollar cualquiera de las actividades más importantes.

Así define al Sistema Contable en el Diccionario de Contabilidad y

Finanzas:

“Conjunto de principios y normas por las que se rige la aplicación práctica de

los diversos métodos de contabilidad”

El sistema constituye el conjunto organizado de elementos que agilitan la elaboración de informes del o los departamentos en donde sean requeridos. Este permite identificar procedimientos de acción a aplicarse a cada una de las áreas que se hallan establecidas en una organización.

El sistema exige un estudio profundo de las necesidades que se

manifiestan los distintos niveles de la empresa, los procedimientos que lo involucran y debe analizarse en conjunto, pues cada uno se encuentra íntimamente relacionado.

El Sistema Contable según la definición de Nelson Dávalos:

“...Consiste en la documentación mercantil, los registros y los informes, además del conjunto de procedimientos que se emplean para registrar las transacciones y reportar sus efectos. La operación del sistema contable se inicia con la

preparación de una forma o un documento comercial (por ejemplo: una factura, o un cheque) continuando después con la captación de los datos registrados en el documento y su respectivo flujo a través de los pasos del sistema que son: la recopilación, clasificación, análisis resumen y registro para

proporcionar la fase de información. En realidad el Sistema Contable es un Sistema de procesamientos de datos...”

El diseño de un sistema de contabilidad exige analizar la situación de la empresa, en cuanto se refiere a su estructura y necesidades de información, para lo cual se formulan los siguientes requisitos:

• El costo del diseño del sistema no debe ir en contra de la economía de la empresa.

• El sistema debe permitir la obtención de informes oportunos a fin de agilitar la toma

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